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AMAGNO-DMS (Teil 3 von 3)

In dem dritten und letzten Teil gehen wir auf die Rechtssicherheit und Versionierung von AMAGNO ein. Sowie die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten dank Cloud- oder On-Premise Installation. Auch das einfache Preismodell werden wir Ihnen erläutern.

Rechtssicherheit und Versionierung

Rechtssichere Versionierung und Archivierung: Die Nachvollziehbarkeit der Historie von Dokumenten, die dauerhafte elektronische Archivierung und der Schutz vor Manipulationen ist für Unternehmen ein sehr wichtiger Aspekt beim täglichen Dokumentenmanagement. Laut Gesetzgeber sind Firmen dazu verpflichtet genau nachzuweisen, wie ein Dokument ins Unternehmen gekommen ist, und auch wie ein Dokument die Firma verlassen hat. Änderungen müssen durch eine Versionierung vollständig belegt werden können. AMAGNO 5 führt eine automatische Versionierung durch und zeigt inhaltliche Versionsunterschiede direkt an. Automatische Versionierung: Schützen Sie Dokumente vor simultanen Änderungen durch weitere Personen, in dem Sie Dokumente in Bearbeitung nehmen. Die automatische Versionierung speichert von über 100 Dateiformaten unterschiedliche Bearbeitungsstände. So weiss jeder, wann und wie ein Dokument von wem geändert wurde. Dies erfüllt rechtliche Normen (z.B. ISO, DIN) und sichert die Revisionssicherheit. Elektronische Archivierung AMAGNO ermöglicht eine manuelle und automatische Archivierung von Dokumenten. Der gewünschte Archivierungszeitraum kann frei gewählt werden. Auch eine benötigte Rundung zum Jahresende ist möglich. Während des Aufbewahrungszeitraums ist es nicht möglich, das Dokument zu löschen oder zu verändern. Damit sind gewollte oder ungewollte Manipulationen ausgeschlossen. Versionen direkt vergleichen: In über 100 Dateiformaten werden im Versionsvergleich die Textunterschiede farblich hervorgehoben. So ist der direkte Vergleich von verschiedenen Versionen möglich, ohne dass das Dokument geöffnet werden muss. Es ist direkt ersichtlich, welche Änderungen vorgenommen worden sind. Sicher Inhalte (extern) teilen statt Daten per eMail zu versenden können diese via sicherem Weblink geteilt werden. Die Datei bleibt dabei auf Ihrem Server und der Empfänger sieht stets die aktuelle Version (z.B. einer Preisliste, AGB’s etc.) oder eine ausgewählte Version. Bei Bedarf können Links mit Passwörtern oder Ablaufdatum versehen werden. Sie behalten die Kontrolle selbst über extern geteilte Daten und dessen Aktualität.

Sicherheit

Höchste Sicherheit für Ihre Daten und Dokumente: Wissen ist Macht. Das bezieht sich im digitalen Zeitalter besonders auf die Hoheit über die Daten in einem Unternehmen. Sie müssen sicher sein, dass Ihre Daten auf Ihrem Server oder in der Cloud gut und sicher verwahrt sind. Bei AMAGNO findet die Kommunikation zwischen Client und Server automatisch nur verschlüsselt statt. Auch die Daten selbst werden durch eine Verschlüsselung auf höchstem Standard abgelegt.

Berechtigungen

Steuern Sie explizite Rechte und kontrollieren Sie den lesenden Zugriff auf Inhalte: Datensicherheit auf höchstem Niveau AMAGNO erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen. Binärdaten werden verschlüsselt und mit bestimmten Schlüsselelementen in verschiedene Ablagesysteme verteilt. Das Lesen von sensiblen Dokumenten, Verträgen und Rezepturen, ausserhalb von AMAGNO ist nicht möglich. AMAGNO erzeugt für seine Daten interne Echtheitszertifikate, um Datenkonsistenz zu prüfen und Manipulationen aufzudecken.

Umfassendes Rechtekonzept: Benutzer in AMAGNO dürfen natürlich nur Dateien sehen und bearbeiten, zu denen sie die Berechtigungen besitzen. Dabei erfolgt die Vergabe von Berechtigungen für Anwender auf Basis eines umfassendes Rechte-Konzeptes. Selbst Administratoren können aus besonders vertraulichen Bereichen wie Personalwesen oder sensiblen Projekten ausgeschlossen werden.

AD/LDAP & Single Sign On: Durch die Anbindung an ein Active Directory- oder LDAP-System gibt es eine synchrone Anmeldung für die Benutzer. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, ist automatisch der Zugang zu AMAGNO gesperrt. Natürlich können Mitarbeiter auch Anmeldedaten explizit für AMAGNO erhalten.

Verschlüsselte Kommunikation: Die gesamte Kommunikation zwischen AMAGNO Client und AMAGNO Server ist per Standard verschlüsselt. Durch die flexible Definition einer Kennwortrichtlinie erhöhen Sie die Sicherheit bei der Anmeldung der Benutzer. Der mobile Zugriff via Browser erfolgt empfohlenerweise via SSL.

Cloud oder On-Premise

On Premise oder in der Schweizer AMAGNO Business Cloud: AMAGNO setzt auf die modernsten Technologien und auf bewährte Microsoft Server und Client Systeme. Die Umstellung auf AMAGNO und damit auf eine ausgereifte Dokumentenmanagementlösung findet ohne monatelange Consulting Aufwände und innerhalb kürzester Zeit statt. Vorhandene Strukturen können auf Wunsch für eine Übergangszeit übernommen werden, um die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu gewährleisten.

Egal wann und wo Sie arbeiten: Mit dem AMAGNO Client im Büro oder von unterwegs mit jedem modernen Browser. Inhouse oder im Rechenzentrum: Sie haben die Möglichkeit einen eigenen AMAGNO Server im Unternehmen Inhouse zu betreiben. Hierfür benötigen Sie eigene Hardware mit den entsprechenden Microsoft Windows Server- und SQL Server-Lizenzen. Auch der Betrieb eines gehosteten Servers im Rechenzentrum Ihrer Wahl ist selbstverständlich möglich. Hier profitieren Sie besonders von den Ausfallsicherheiten eines grossen Rechenzentrums.

AMAGNO Business Cloud: Die AMAGNO Business Cloud wird bei der Arcade Solution AG in Luzern gehostet und bietet den Anwendern alle Möglichkeiten eines digitalen Arbeitsplatzes. Durch die Shared Cloud fallen die Kosten für Anschaffung und Betrieb eigener Hardware weg. Das bietet besonders kleineren Unternehmen die Möglichkeit einer preisbewussten Nutzung einer ganzheitlichen Dokumentenmanagementlösung und deren Vorteilen. Schnelle Implementierung: Wir unterstützen Sie auf Wunsch gerne schon in der Anfangsphase mit der Aufnahme von Anforderungen für ein genaues Bild der notwendigen technischen und fachlichen Vorrausetzungen. Sie erhalten schliesslich von uns eine digitale Lieferung unserer Softwarelösung, deren Installation und Inbetriebnahme innerhalb kürzester Zeit abgeschlossen ist.

Systemvoraussetzungen: Für den Betrieb von AMAGNO wird mindestens ein Microsoft Windows Server 2016 oder aktueller mit Internet Information Server benötigt. Zusätzlich erwartet AMAGNO einen Microsoft SQL Server 2016 (Express oder höher) oder aktueller. Der AMAGNO Client für Windows benötigt mindestens Microsoft Vista oder aktueller. Für den mobilen Zugriff benötigen Sie einen aktuellen Browser mit aktivierten JavaScript und SSL Verschlüsselung.

Über AMAGNO: Über das Unternehmen AMAGNO: Bei AMAGNO wird seit über zehn Jahren konsequent das Ziel verfolgt, die nächste Generation Büro als digitalen Arbeitsplatz zu erschaffen. Der moderne digitale Arbeitsplatz ist jederzeit, überall und auf jedem Gerät verfügbar. Die Software ist aussergewöhnlich und geniesst damit eine hohe Aufmerksamkeit in den Fach- und Branchenmedien. AMAGNO ist führend im Bereich der Usability und User Experience und wurden dafür mehrfach ausgezeichnet. Die AMAGNO GmbH & Co. KG wurde 2010 als Herausforderung im Bereich Dokumentenmanagement von Jens Büscher in Oldenburg gegründet.

Zusammengefasst

Mit AMAGNO können die Prozesse effizienter gestaltet werden und die Zeitverschwendung für stundenlanges Suchen von Informationen jeder Art wird eliminiert. Verzichten Sie auf grosse Aktenschränke und Archive und lösen Sie sich von wilden Ordnerstrukturen. AMAGNO ist eine hochintegrierte Lösung ohne Module oder Mengen-Limitierungen. Als moderne und innovative Enterprise Content Management Lösung setzt sich AMAGNO deutlich ab. Mit einer Fokussierung auf Automatisierung, leichte Handhabung und flexible Strukturen überzeugt AMAGNO tausende Anwender in allen Branchen. Als Lösung für effizientes Dokumentenmanagement zeichnet sich AMAGNO als ein vollständiges Produkt ohne Module oder Mengenlimitierungen aus. Transparenz schafft Vertrauen und Übersicht!

Sie ermöglicht es Benutzern, Dokumente aller Formate zu durchsuchen, Dateien über einfache oder erweiterte Stichwortsuchen schnell zu finden, und Dateien als kleine Symbole, Miniaturansichten oder grosse ganzseitige Voransichten anzuzeigen. Darüber hinaus bietet AMAGNO verschiedene Möglichkeiten, einzelne oder mehrere Dateitypen (z.B. PDF, XML, TXT, CSV usw.) zu importieren und zu exportieren.

Zu den weiteren Hauptmerkmalen von AMAGNO gehören Funktionen für die sichere Zusammenarbeit mit vollständiger Versionsverwaltung für ISO-Konformität, Drag-and-Drop-Schnittstelle, Dokumentautomatisierung, Lesezeichen, serverseitiger Dateiimport mit und ohne Metadaten, granulare Benutzer-Berechtigungsgruppen, Scanner- und Druckertreiber, automatische Metadatenerkennung, digitales Workflow-Management, Anmerkungen, digitale Stempel, Handschrift und die Möglichkeit, E-Mails automatisch zu importieren. Unternehmen implementieren AMAGNO, um Duplikate, Überschreiben und unbefugtes Bearbeiten oder Löschen zu verhindern. AMAGNO enthält auch einen integrierten Chat, in dem Benutzer an Dokumenten zusammenarbeiten können, indem sie Kommentare abgeben, Dokumente gemeinsam nutzen und vieles mehr. AMAGNO bietet eine Tag-Struktur zum schnellen Auffinden von Dateien und Ordnern, eine integrierte SQL-Datenbankverbindung zum Übertragen von Daten und ein Versionsverwaltungstool zur Gewährleistung der GeBüV, GDPR-, ISO- und GoBD-Konformität in digitalen Workflows. Die Integration ist mit anderen Anwendungen wie SAP, Salesforce, Sage, eGecko, Navision, Microsoft Dynamics, DATEV und anderen verfügbar.

Einfaches Preismodell

Wer die Lösung für mehrere Anwender bzw. für seinen gesamten Datenbestand einsetzen möchte, profitiert von einem transparenten Preismodell in der Schweizer Cloud mit gestaffelten Tarifen. In den Pauschalpreisen pro User und Monat sind sämtliche Funktionalitäten sowie 3 GB Speicherkapazität pro User inbegriffen. Egal, ob die Lizenz für nur einen User oder für 40 User gelöst wird: Es steht immer für alle Anwender der gesamte Leistungsumfang des ECM zur Verfügung. Beratung und Hosting in der Schweiz.

Angebot

Ab sofort profitieren Schweizer Interessenten von unbefristeten Gratis-Accounts mit 300 MB Speicherkapazität.

 

Wir bieten Ihnen ein gratis Demo und Beratung von 2 Std. bei Ihnen vor Ort!

Nun lohnt sich erst recht einzusteigen. Gerne erklären wir Ihnen wie das System im Detail funktioniert und machen Ihnen gerne eine Demo nach Vereinbarung. Wenn Sie das System nicht selber einführen wollen oder können, unterstützen wir sie mit unserem Wissen rings um Projekt-Management, Analyse, Organisation und Installation bei Ihnen vor Ort. Ein Anruf, Mail oder im Terminkalender gleich Datum auswählen genügt! Wir sind offizieller, zertifizierter AMAGNO-Partner.

Nächstes Webinar für Interressierte: 09.07.2020 – 10:00 – amagno.ch/webinar

AMAGNO im Web: amagno.ch

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