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Enterprise Content Management – für eine reibungslose digitale Transformation in ihrem KMU

Ein Enterprise Content Management System (ECM) kann die Effizienz in ihrem KMU deutlich verbessern, Kosten reduzieren und gleichzeitig die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden erhöhen. In fast allen Fachabteilungen kann eine ECM-Software eines Unternehmens relevante Mehrwerte bringen. In diesem Beitrag gehen wir ausführlich darauf ein, welche Abteilungen profitieren, und welche Vorteile der Einsatz  einer Enterprise Content Management Software mit sich bringt. Enterprise Content Management-Integratoren wie Leuenberger Solution helfen mit, Ihr Unternehmen bei der Einführung von digitalen Dokumenten über ein ECM-System zu unterstützen. Wir zeigen nachfolgend, was ein ECM ist und warum es für Unternehmen einen enormen Nutzen darstellt. Desweiteren geben wir Tipps für die erfolgreiche Einführung einer ECM-Lösung im KMU, Industrie, Verbände und NGOs. Die Integration eines ECM hilft dabei, die Dokumente und Informationen im Unternehmen wesentlich effektiver zu nutzen und gleichzeitig zu automatisieren über sogenannte Workflows. Es profitieren alle Beteiligten: Die Anwender im Betrieb erhalten rasch alle Informationen, die sie benötigen, die Kosten der Verwaltung von Dokumenten sinken, Daten werden besser geschützt, Informationen sind überall und jederzeit verfügbar.
05/02/2021 PLE

 

Themenüberblick:

Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

ECM und DMS – gleiches oder nicht?

Welches sind die Vorteile eines Enterprise Content Management?

Die Funktionen von Enterprise Content Management

Enterprise Content Management System einführen: Tipps für erfolgreiche ECM-Projekte

IST und Soll-Zustand von Enterprise Content Management (ECM)

Wie unterstützt Leuenberger Solution die Einführung einer Lösung?

Fazit

Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

Ein Enterprise Content Management (ECM) hat die Aufgabe, den Dokumentenfluss im Unternehmen zu digitalisieren und zu automatisieren. Dazu gehören Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Daten und Dokumenten, bis hin zur digitalen Signatur für Verträge. Dokumente sind überall verfügbar, die Sicherheit und Compliance sind gewahrt. Mobile Anwender haben Zugriff auf alle notwendigen Daten von unterwegs. Es können mehrere Mitarbeiter auf das gleiche Dokument parallel zugreifen und man sieht welche Anpassungen und Veränderungen durch welche Person gemacht wurden und können als versionisierte Dokumente abgelegt werden. 

Somit wird auch die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten auf diesem Weg digitalisiert, modernisiert und damit auch qualitativ verbessert werden. Im Zentrum eines ECM steht also das Digitalisieren der Dokumente. Ein ECM geht dabei aber noch wesentlich weiter: Neben der Archivierung kann das System auch alle Abläufe beim Bearbeiten von Dokumenten digitalisieren und damit auch automatisieren. Es findet nicht nur eine Speicherung und Archivierung statt – das Enterprise Content Management hilft auch bei der aktiven Verwaltung der Dokumente im laufenden Betrieb.

Ein ECM hilft dazu auch bei der Wiederauffindbarkeit von älteren Dokumenten. Durch Verschlagwortung und Volltextsuche werden Anwender im Unternehmen dabei unterstützt, Routineaufgaben schneller und einfacher durchzuführen. Viele Betriebe und KMUs nutzen das ECM System auch zur elektronischen Rechnungsstellung über eine zu Ihnen passenden Workflow. Zu den wesentlichen Vorteilen einer Enterprise Content Management Software gehören effektiveres Arbeiten, geringere Kosten und mehr Kontrolle über die Dokumente.

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ECM und DMS – gleiches oder nicht?

Gibt es einen Unterschied? Wer die Einführung eines ECMs oder Dokumentenmanagement-Systems plant, sollte sich mit den Unterschieden zwischen ECM und DMS auseinandersetzen. Denn in vielen Fällen ist der Einsatz einer Enterprise Content Management Software sinnvoller als die Einführung eines DMS. In jedem Fall sollten vor der Evaluation die Wahl klar sein. Hier spielt natürlich auch die Erwartungshaltung der Fachabteilungen im Betrieb eine grosse Rolle.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dient dazu, Dokumente digital zu archivieren, um einen schnellen Zugriff zu gewährleisten. Das ist der Grund, warum ein DMS nicht alleine eingesetzt werden, sondern ein Bestandteil von einem ECM-System ist. Auch wenn sich ECM und DMS in der Oberfläche ähneln, unterscheiden sie sich! Ein ECM bietet eine umfassende Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung von digitalen Dokumenten in Unternehmen durch Workflows (wir sprechen hier von Business Automation). Das DMS ist daher ein Teil eines ECM-Systems. Wer den kompletten Lebenszyklus (in englisch Livecycle) von Dokumenten von ihrer Erstellung und Bearbeitung bis hin zur Archivierung abdecken will, ist mit einer generellen ECM-Software richtig abgedeckt. Wollen Sie allerdings Dokumente nur archivieren, können Sie auch auf ein DMS setzen.

Damit ein ECM seine Funktionen zur Verfügung stellen kann, sind modulare Software-Bestandteile wichtig. In Kombination ergibt das ein effektives Verwaltungssystem für Dokumente. Neben dem Archivierungs-System (DMS) spielen auch Export und Import von Daten an Drittsysteme wie u.A. ERP (Enterprise-Resource-Planning) und CRM (Customer-Relationship-Management) eine wichtige Rolle.

Welches sind die Vorteile eines Enterprise Content Management?

Ein ECM-System bietet für nahezu alle Fachabteilungen im KMU einen Mehrwert. Die Vorteile werden bei den unterschiedlichen Bereichen und in den einzelnen Abteilungen im Unternehmen auf verschiedene Weise sichtbar, haben aber eines gemeinsam: Digitale Dokumente verbessern und erleichtern die Arbeit und senken Kosten. Ausserdem kann ein ECM, einfach ausgedrückt, die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen (Compliance) durch das Unternehmen einfacher einhalten und für Sicherheit der Dokumente im Betrieb sorgen. Datensätze lassen sich wesentlich sicherer ablegen, als Papier. Die Integration in bestehende Prozesse im Betrieb ist damit gesichert. Die Herangehensweise an die Dokumente sind daher generell ähnlich. In den einzelnen Abteilungen ergeben sich aber weitere Möglichkeiten (gemeinsame Verrichtung von Tätigkeiten bzw. das Zusammenwirken von mehreren Beteiligten), von denen die Anwender, die Abteilung, und damit auch der komplette Betrieb profitieren – die sogenannten Synergien.

1. Digitale Dokumente sind in vielen Bereichen rechtssicher

Ein Enterprise Content Management reduziert Kosten, verbessert und vereinfacht Abläufe im Unternehmen. Denn gerade hier schlummert in vielen Betrieben enormes Optimierungspotential. Viele Nutzer von herkömmlichen Dokumenten und Verträgen gehen immer noch davon aus, dass ein Dokument nur dann rechtsverbindlich wird, wenn es eigenhändig unterschrieben wird. Das ist im digitalen Zeitalter nicht mehr richtig. Denn hier sind digital unterschriebene Unterlagen auch rechtsgültig. In jedem Fall ist es für Unternehmen sinnvoll zu prüfen, welche Verträge und andere Dokumente digital signiert gültig sind. Dazu bedarf es allerdings rechtssichere Abklärungen mit bewanderten Anwälten. Hier stecken Möglichkeiten, Geschäftsvorgänge zu beschleunigen und deutlich zu optimieren, auch vor Kanzleien und Enterprise Unternehmen. Vertragspartner schliessen schneller Geschäfte ab und werden beschleunigt, die Zeit wird optimal genutzt und nicht durch den Versand von Papierdokumenten verschwendet. Ein Workflow für das Vertragsmanagement erleichtert die Verwaltung und das Controlling wichtiger Verträge im ECM. Der Trend geht immer mehr in Richtung digitaler Signatur, schon allein aufgrund der immer weiter fortschreitenden Internationalisierung und Globalisierung von Transaktionen. Informationen müssen schnell sowie überall zugänglich und abrufbar sein. Schriftstücke müssen in kürzester Zeit von allen beteiligten Personen zugreifbar sein und unterschrieben werden können. Nur dadurch lassen sich die Herausforderungen an die Digitalisierung in Unternehmen meistern.

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2. Die Dokumenten-Abläufe werden durch ein ECM verbessert

Ein grosser Vorteil von elektronischen Dokumenten beim Einsatz eines ECM sind die deutlich geringeren Kosten im Vergleich zu Papierdokumenten. Zu den Einsparmöglichkeiten gehören etwa Ausgaben für Büromaterial und den Ablageplatz sowie die Arbeitszeit für den Umgang mit den Papierdokumenten. Druck- und Kopierkosten spielen hier genauso eine wichtige Rolle, wie der Lagerplatz und der Transport der Dokumente im Betrieb. Im Verkauf gibt es zum Beispiel häufig eine umfangreiche Korrespondenz zwischen Kunden und Verkäufer. Die Dokumente, die dabei anfallen, werden meistens von mehreren Mitarbeitern benötigt. Wenn diese Mitarbeiter noch in verschiedenen Abteilungen arbeiten, oder ein Telefonsupport Antworten zu Fragen für den Verkaufsvorgang geben muss, wird es mit Papierdokumenten äusserst kompliziert. Die Dokumente müssen jederzeit auffindbar und nutzbar sein. Hier spielen digitale Dokumente ihren Vorteil eindeutig aus. Ganz nebenbei wird noch die Reaktionszeit im Unternehmen verbessert, genauso wie der Informationsfluss. Das wiederum resultiert in einer wesentlich höheren Kundenzufriedenheit.

Nicht nur die Rechtsabteilung profitiert vom schnellen Durchlauf digitaler Dokumente. Durch die Verwendung eines ECM werden auch Genehmigungsprozesse deutlich verkürzt und sind vor allem transparenter für alle Beteiligten. Innerhalb des ECM wird protokolliert, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat. Auch das ist hilfreich für die Rechtsabteilung und allen übrigen am Prozess beteiligten Personen. Natürlich lassen sich auch Änderungen an Dokumenten genau protokollieren, inklusive des Zeitpunkts, dem Ort und den durchgeführten Änderungen.

3. Schnellere Vermittlung von qualifizierten Arbeitskräften

Ein ECM hilft dabei, die Flut an Bewerbungen zu bewältigen. Einstellungsprozesse neuer Mitarbeiter werden in HR-Abteilungen schneller abgewickelt, da sich auch Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträge digitalisieren lassen. Zusätzlich wird dadurch auch die Aussenwirkung des Unternehmens verbessert, da Bewerber erkennen, dass ein Unternehmen moderne Systeme einsetzt, und sich dadurch auch im Vergleich zu den Mitbewerbern besser positionieren kann.

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Die Funktionen von Enterprise Content Management

Ein ECM-System besteht aus mehreren Funktionslösungen, mit denen die verschiedenen Stufen der Verwaltung von Dokumenten abgewickelt werden. Die wesentlichen Bestandteile eines ECM sind:

  • Erfassung und Import
  • Verwaltung
  • Speicherung
  • Bewahrung
  • Ausgabe

Bei der Verwaltung spielen wiederum mehrere Systeme eine Rolle. Neben einer Dokumentenverwaltung ist auch Kollaboration wichtig. In diesem Zusammenhang wird ein ECM zum Beispiel mit dem Groupware- und E-Mail-System verbunden. Ein Beispiel für eine solche Integration ist die Anbindung an Microsoft Exchange Office 365 und Google Workplace. Auch ein Web Content Management fällt unter die Verwaltung, genauso wie das Records Management, also die Verwaltung von Schriftgut und Ablage. Das Workflow-Management stellt die Vorgangsverwaltung dar. ECM-Systeme wie amagno oder box werden in vielen Fällen über verschiedene einzelne Programmmodule und Komponenten bereitgestellt. Je nach Anbieter sind alle Funktions-Module als Basis verfügbar oder können modular zusammengestellt werden.

Enterprise Content Management System einführen: Tipps für erfolgreiche ECM-Projekte

Im Fokus eines ECM steht also das Digitalisieren der Dokumenten-Archive, so wie bei einem Dokumentenmanagement-System. Ein ECM geht dabei aber noch wesentlich weiter: Neben der Archivierung kann das System auch alle Abläufe beim Bearbeiten von Dokumenten digitalisieren und damit auch automatisieren. Es findet nicht nur eine Speicherung und Archivierung statt – das Enterprise Content Management hilft auch bei der aktiven Verwaltung der Dokumente im Betrieb. Ein ECM hilft dazu auch bei der Wiederauffindbarkeit von Dokumenten. Durch Verschlagwortung oder virtuellen Stempel oder Volltextsuche werden Anwender im Unternehmen dabei unterstützt, Routineaufgaben schneller und einfacher durchzuführen. Viele Betriebe nutzen ein ECM System auch zur elektronischen Rechnungsstellung. Zu den wesentlichen Vorteilen einer Enterprise Content Management Software gehören effektiveres Arbeiten, geringere Kosten und mehr Kontrolle über die Dokumente.

5 Tipps für erfolgreiche ECM-Projekte

“Die folgenden Punkte werden Sie dabei unterstützen”

IST- und SOLL Zustand von Enterprise Content Management (ECM)

Rund 30 Prozent aller schweizer mittelständischen Unternehmen wollen in naher Zukunft in eine integrierte ECM-Software investieren. Schon jetzt verwaltet fast jedes zweite Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (47 Prozent) seine Dokumente digital – in 2017 waren es erst 33 Prozent. Dies sind zwei Ergebnisse der repräsentativen Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“, die von Bitkom Research im Auftrag des Digital Verbands Bitkom (DE) durchgeführt wurde. Vor allem Effizienzsteigerungen motivieren zu den Investitionen.

91 Prozent der Unternehmen betonen den schnelleren Zugriff auf Informationen, 88 Prozent die Tatsache, dass so Aufwand und Kosten gesenkt werden. Für ebenfalls 88 Prozent ist eine bessere Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust zentral, für 80 Prozent eine bessere Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien.

Bitcom ECM-DMS

Zu den Vorteilen einer ECM-Lösung gehören die Digitalisierung von Rechnungen, die elektronische Archivierung von Akten und die Möglichkeit, dass Teams gemeinsam an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten aus zusammenarbeiten können. Bei der Organisation geht es heute nicht mehr nur um klassische Office- oder PDF-Dateien, die jeweils bei 92 Prozent und damit bei so gut wie allen Unternehmen im Mittelstand digital vorliegen. Sondern etwa auch um Bilder (57 Prozent), Audio-Dateien (25 Prozent) oder Videos (18 Prozent).

Die Cloud ist inzwischen im Mittelstand angekommen und löst den On-Premises-Betrieb zunehmend ab. Mehr als jedes zweite Unternehmen (58 Prozent) verwaltet seine digitalen Dokumente heute in der Private Cloud bzw. Public Cloud, das sind 9 Prozentpunkte mehr als im Jahr 2017. Vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen bietet die Dokumentenverwaltung und -Organisation aus der Cloud ein grosses Potenzial, da IT-Ressourcen hier besonders knapp sind und niedrigere IT-Kosten gewünscht sind. Die Zahl der Unternehmen, die ihre ECM-Software im eigenen Unternehmen betreiben, ging im gleichen Zeitraum von 59 Prozent auf 44 Prozent zurück.

Wie unterstützt Leuenberger Solution Sie bei der Einführung einer ECM-Software?

Damit die Arbeit mit einem digitalen System für das Enterprise Content Management (ECM) tatsächlich wie angestrebt die täglichen Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt, hat sich eine klar strukturierte Vorgehensweise bei der Einführung bewährt. Leuenberger Solution empfiehlt hier sechs Schritte – wobei eine vorbereitende Phase für die nötige Akzeptanz der Belegschaft werben und sie für die Mitarbeit im Einführungsprojekt motivieren soll.

Denn bevor überhaupt mit der Planung zur Auswahl und Einführung des ECM-Systems begonnen wird, sollten Management und IT-Team sich mit allen involvierten Fachabteilungen gut beraten. Denn wie jede Veränderung sorgt auch die Digitalisierung des Dokumenten-Managements für Verunsicherungen, die ernst genommen und aus dem Weg geräumt werden sollten. Erst wenn die Belegschaft wirklich von der Arbeit mit einer ECM-Lösung überzeugt ist, kann die eigentliche Planung des ECM-Projektes in sechs Schritten starten:

1. Schritt: Vorstudie und Orientierung (Analyse Workshop)

Als Basis für die Planung dient die Ermittlung des Ist-Zustandes der Dokumentenverarbeitung im Unternehmen und all derjenigen Abteilungen, die zukünftig mit dem ECM-System arbeiten sollen. Hierbei ist im Gespräch mit den Mitarbeitern der konkrete Handlungsbedarf zu ermitteln – in Form von Must-Haves und Nice-to-Haves. Hierbei gilt: Je mehr Papier während der täglichen Arbeit anfällt, desto grösser das Potenzial für Zeit- und Kosteneinsparungen durch die Umstellung.

2. Schritt: Die Lösungspräsentation des Anbieters

Auf Grundlage dieser Zielformulierung erarbeitet Leuenberger Solution erste Lösungsvorschläge und präsentiert diese kostenfrei. Alle für das Projekt wichtigen Mitarbeiter sollten an dieser Präsentation teilnehmen, so dass anschliessend alle Beteiligten gemeinsam entscheiden können, ob die präsentierte Lösung passt oder nicht. Schliesslich sollen am Ende alle mit der neuen Lösung wirklich zufrieden sein.

3. Schritt: Workshops zur neuen Lösung im Vorfeld

Mit dem ausgewählten Anbieter sollte vor Projektbeginn ein Lösungs Workshop vereinbart werden, um auf dieser Basis ein individuelles Angebot zu erstellen, dass den Projektzielen möglichst nahekommt. Hier wird auch der Umgang mit dem Dokumenten-Altbestand geklärt: Soll das Einscannen oder Importieren ein Teil der Dienstleistung oder eine Eigenleistung sein?

4. Schritt: Angebot und On Premise oder Cloud

Als nächster Schritt bei der Einführung eines ECM-Systems folgt ein konkretes Angebot inklusive verbindlicher Preise. Ist eine klassische On-Premises-Lösung geplant, muss das Angebot in jedem Fall Preisangaben für Software, zusätzliche Hardware und alle Dienstleistungen enthalten. Bei einer Cloud-Lösung sind nicht nur Laufzeit und Mietpreis wichtig, sondern auch Kündigungsmodalitäten, Sicherheit Zusagen oder Performance- und Skalierbarkeit Optionen. Wer sich momentan noch nicht für den Einsatz eines Cloud-Systems entscheiden kann, sollte auf jeden Fall darauf achten, dass bei Bedarf der Wechsel zu einer Cloud-Lösung so einfach wie möglich ist.

5. Schritt: ECM-Einrichtung und Training

Wir installieren zusammen mit dem SuperUser/Administrator die Lösung. Anschliessende Basic- und Advanced-Schulungen werden direkt mit den Fachabteilungen vereinbart und durchgeführt.

6. Schritt: Review Workshop

Läuft das ECM-System schliesslich, empfiehlt Leuenberger Solution als letzten Schritt des Einführungsprojektes den Review-Workshop. Zirka sechs bis zwölf Wochen nach der Inbetriebnahme kommt der Anbieter dazu nochmal ins Haus, begutachtet den Betrieb und begleitet die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit. So kann er unmittelbar konkrete Tipps geben, die den Anwendern die Arbeit mit dem ECM-System weiter erleichtern.

Fazit

Eine gute Vorbereitung und Planung zusammen mit dem Lieferanten und den Fachabteilungen ist schon die halbe Miete. Projekte in einer Grössenordnung von 2-50 Mitarbeiter sind meist in mehrere Meilensteine gegliedert, so dass mal ein Workflow eingeführt und umgesetzt wird, so dass sich die Mitarbeiter damit auseinandersetzen und gewöhnen können. Danach können dann weitere Workflows eingführt werden. Die Einführungszeiträume gehen von ca. 1 – 4 Wochen. Dazu begleiten wir Sie professionell und versuchen Sie an der Hand zu nehmen, so dass jede Transformation ein Erfolg wird!

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