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Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Rechtssicherheit und Versionierung (Teil 3 von 3)

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Rechtssicherheit und Versionierung (Teil 3 von 3)

AMAGNO-DMS (Teil 3 von 3)

In dem dritten und letzten Teil gehen wir auf die Rechtssicherheit und Versionierung von AMAGNO ein. Sowie die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten dank Cloud- oder On-Premise Installation. Auch das einfache Preismodell werden wir Ihnen erläutern.

Rechtssicherheit und Versionierung

Rechtssichere Versionierung und Archivierung: Die Nachvollziehbarkeit der Historie von Dokumenten, die dauerhafte elektronische Archivierung und der Schutz vor Manipulationen ist für Unternehmen ein sehr wichtiger Aspekt beim täglichen Dokumentenmanagement. Laut Gesetzgeber sind Firmen dazu verpflichtet genau nachzuweisen, wie ein Dokument ins Unternehmen gekommen ist, und auch wie ein Dokument die Firma verlassen hat. Änderungen müssen durch eine Versionierung vollständig belegt werden können. AMAGNO 5 führt eine automatische Versionierung durch und zeigt inhaltliche Versionsunterschiede direkt an. Automatische Versionierung: Schützen Sie Dokumente vor simultanen Änderungen durch weitere Personen, in dem Sie Dokumente in Bearbeitung nehmen. Die automatische Versionierung speichert von über 100 Dateiformaten unterschiedliche Bearbeitungsstände. So weiss jeder, wann und wie ein Dokument von wem geändert wurde. Dies erfüllt rechtliche Normen (z.B. ISO, DIN) und sichert die Revisionssicherheit. Elektronische Archivierung AMAGNO ermöglicht eine manuelle und automatische Archivierung von Dokumenten. Der gewünschte Archivierungszeitraum kann frei gewählt werden. Auch eine benötigte Rundung zum Jahresende ist möglich. Während des Aufbewahrungszeitraums ist es nicht möglich, das Dokument zu löschen oder zu verändern. Damit sind gewollte oder ungewollte Manipulationen ausgeschlossen. Versionen direkt vergleichen: In über 100 Dateiformaten werden im Versionsvergleich die Textunterschiede farblich hervorgehoben. So ist der direkte Vergleich von verschiedenen Versionen möglich, ohne dass das Dokument geöffnet werden muss. Es ist direkt ersichtlich, welche Änderungen vorgenommen worden sind. Sicher Inhalte (extern) teilen statt Daten per eMail zu versenden können diese via sicherem Weblink geteilt werden. Die Datei bleibt dabei auf Ihrem Server und der Empfänger sieht stets die aktuelle Version (z.B. einer Preisliste, AGB’s etc.) oder eine ausgewählte Version. Bei Bedarf können Links mit Passwörtern oder Ablaufdatum versehen werden. Sie behalten die Kontrolle selbst über extern geteilte Daten und dessen Aktualität.

Sicherheit

Höchste Sicherheit für Ihre Daten und Dokumente: Wissen ist Macht. Das bezieht sich im digitalen Zeitalter besonders auf die Hoheit über die Daten in einem Unternehmen. Sie müssen sicher sein, dass Ihre Daten auf Ihrem Server oder in der Cloud gut und sicher verwahrt sind. Bei AMAGNO findet die Kommunikation zwischen Client und Server automatisch nur verschlüsselt statt. Auch die Daten selbst werden durch eine Verschlüsselung auf höchstem Standard abgelegt.

Berechtigungen

Steuern Sie explizite Rechte und kontrollieren Sie den lesenden Zugriff auf Inhalte: Datensicherheit auf höchstem Niveau AMAGNO erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen. Binärdaten werden verschlüsselt und mit bestimmten Schlüsselelementen in verschiedene Ablagesysteme verteilt. Das Lesen von sensiblen Dokumenten, Verträgen und Rezepturen, ausserhalb von AMAGNO ist nicht möglich. AMAGNO erzeugt für seine Daten interne Echtheitszertifikate, um Datenkonsistenz zu prüfen und Manipulationen aufzudecken.

Umfassendes Rechtekonzept: Benutzer in AMAGNO dürfen natürlich nur Dateien sehen und bearbeiten, zu denen sie die Berechtigungen besitzen. Dabei erfolgt die Vergabe von Berechtigungen für Anwender auf Basis eines umfassendes Rechte-Konzeptes. Selbst Administratoren können aus besonders vertraulichen Bereichen wie Personalwesen oder sensiblen Projekten ausgeschlossen werden.

AD/LDAP & Single Sign On: Durch die Anbindung an ein Active Directory- oder LDAP-System gibt es eine synchrone Anmeldung für die Benutzer. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, ist automatisch der Zugang zu AMAGNO gesperrt. Natürlich können Mitarbeiter auch Anmeldedaten explizit für AMAGNO erhalten.

Verschlüsselte Kommunikation: Die gesamte Kommunikation zwischen AMAGNO Client und AMAGNO Server ist per Standard verschlüsselt. Durch die flexible Definition einer Kennwortrichtlinie erhöhen Sie die Sicherheit bei der Anmeldung der Benutzer. Der mobile Zugriff via Browser erfolgt empfohlenerweise via SSL.

Cloud oder On-Premise

On Premise oder in der Schweizer AMAGNO Business Cloud: AMAGNO setzt auf die modernsten Technologien und auf bewährte Microsoft Server und Client Systeme. Die Umstellung auf AMAGNO und damit auf eine ausgereifte Dokumentenmanagementlösung findet ohne monatelange Consulting Aufwände und innerhalb kürzester Zeit statt. Vorhandene Strukturen können auf Wunsch für eine Übergangszeit übernommen werden, um die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu gewährleisten.

Egal wann und wo Sie arbeiten: Mit dem AMAGNO Client im Büro oder von unterwegs mit jedem modernen Browser. Inhouse oder im Rechenzentrum: Sie haben die Möglichkeit einen eigenen AMAGNO Server im Unternehmen Inhouse zu betreiben. Hierfür benötigen Sie eigene Hardware mit den entsprechenden Microsoft Windows Server- und SQL Server-Lizenzen. Auch der Betrieb eines gehosteten Servers im Rechenzentrum Ihrer Wahl ist selbstverständlich möglich. Hier profitieren Sie besonders von den Ausfallsicherheiten eines grossen Rechenzentrums.

AMAGNO Business Cloud: Die AMAGNO Business Cloud wird bei der Arcade Solution AG in Luzern gehostet und bietet den Anwendern alle Möglichkeiten eines digitalen Arbeitsplatzes. Durch die Shared Cloud fallen die Kosten für Anschaffung und Betrieb eigener Hardware weg. Das bietet besonders kleineren Unternehmen die Möglichkeit einer preisbewussten Nutzung einer ganzheitlichen Dokumentenmanagementlösung und deren Vorteilen. Schnelle Implementierung: Wir unterstützen Sie auf Wunsch gerne schon in der Anfangsphase mit der Aufnahme von Anforderungen für ein genaues Bild der notwendigen technischen und fachlichen Vorrausetzungen. Sie erhalten schliesslich von uns eine digitale Lieferung unserer Softwarelösung, deren Installation und Inbetriebnahme innerhalb kürzester Zeit abgeschlossen ist.

Systemvoraussetzungen: Für den Betrieb von AMAGNO wird mindestens ein Microsoft Windows Server 2016 oder aktueller mit Internet Information Server benötigt. Zusätzlich erwartet AMAGNO einen Microsoft SQL Server 2016 (Express oder höher) oder aktueller. Der AMAGNO Client für Windows benötigt mindestens Microsoft Vista oder aktueller. Für den mobilen Zugriff benötigen Sie einen aktuellen Browser mit aktivierten JavaScript und SSL Verschlüsselung.

Über AMAGNO: Über das Unternehmen AMAGNO: Bei AMAGNO wird seit über zehn Jahren konsequent das Ziel verfolgt, die nächste Generation Büro als digitalen Arbeitsplatz zu erschaffen. Der moderne digitale Arbeitsplatz ist jederzeit, überall und auf jedem Gerät verfügbar. Die Software ist aussergewöhnlich und geniesst damit eine hohe Aufmerksamkeit in den Fach- und Branchenmedien. AMAGNO ist führend im Bereich der Usability und User Experience und wurden dafür mehrfach ausgezeichnet. Die AMAGNO GmbH & Co. KG wurde 2010 als Herausforderung im Bereich Dokumentenmanagement von Jens Büscher in Oldenburg gegründet.

Zusammengefasst

Mit AMAGNO können die Prozesse effizienter gestaltet werden und die Zeitverschwendung für stundenlanges Suchen von Informationen jeder Art wird eliminiert. Verzichten Sie auf grosse Aktenschränke und Archive und lösen Sie sich von wilden Ordnerstrukturen. AMAGNO ist eine hochintegrierte Lösung ohne Module oder Mengen-Limitierungen. Als moderne und innovative Enterprise Content Management Lösung setzt sich AMAGNO deutlich ab. Mit einer Fokussierung auf Automatisierung, leichte Handhabung und flexible Strukturen überzeugt AMAGNO tausende Anwender in allen Branchen. Als Lösung für effizientes Dokumentenmanagement zeichnet sich AMAGNO als ein vollständiges Produkt ohne Module oder Mengenlimitierungen aus. Transparenz schafft Vertrauen und Übersicht!

Sie ermöglicht es Benutzern, Dokumente aller Formate zu durchsuchen, Dateien über einfache oder erweiterte Stichwortsuchen schnell zu finden, und Dateien als kleine Symbole, Miniaturansichten oder grosse ganzseitige Voransichten anzuzeigen. Darüber hinaus bietet AMAGNO verschiedene Möglichkeiten, einzelne oder mehrere Dateitypen (z.B. PDF, XML, TXT, CSV usw.) zu importieren und zu exportieren.

Zu den weiteren Hauptmerkmalen von AMAGNO gehören Funktionen für die sichere Zusammenarbeit mit vollständiger Versionsverwaltung für ISO-Konformität, Drag-and-Drop-Schnittstelle, Dokumentautomatisierung, Lesezeichen, serverseitiger Dateiimport mit und ohne Metadaten, granulare Benutzer-Berechtigungsgruppen, Scanner- und Druckertreiber, automatische Metadatenerkennung, digitales Workflow-Management, Anmerkungen, digitale Stempel, Handschrift und die Möglichkeit, E-Mails automatisch zu importieren. Unternehmen implementieren AMAGNO, um Duplikate, Überschreiben und unbefugtes Bearbeiten oder Löschen zu verhindern. AMAGNO enthält auch einen integrierten Chat, in dem Benutzer an Dokumenten zusammenarbeiten können, indem sie Kommentare abgeben, Dokumente gemeinsam nutzen und vieles mehr. AMAGNO bietet eine Tag-Struktur zum schnellen Auffinden von Dateien und Ordnern, eine integrierte SQL-Datenbankverbindung zum Übertragen von Daten und ein Versionsverwaltungstool zur Gewährleistung der GeBüV, GDPR-, ISO- und GoBD-Konformität in digitalen Workflows. Die Integration ist mit anderen Anwendungen wie SAP, Salesforce, Sage, eGecko, Navision, Microsoft Dynamics, DATEV und anderen verfügbar.

Einfaches Preismodell

Wer die Lösung für mehrere Anwender bzw. für seinen gesamten Datenbestand einsetzen möchte, profitiert von einem transparenten Preismodell in der Schweizer Cloud mit gestaffelten Tarifen. In den Pauschalpreisen pro User und Monat sind sämtliche Funktionalitäten sowie 3 GB Speicherkapazität pro User inbegriffen. Egal, ob die Lizenz für nur einen User oder für 40 User gelöst wird: Es steht immer für alle Anwender der gesamte Leistungsumfang des ECM zur Verfügung. Beratung und Hosting in der Schweiz.

Angebot

Ab sofort profitieren Schweizer Interessenten von unbefristeten Gratis-Accounts mit 300 MB Speicherkapazität.

 

Wir bieten Ihnen ein gratis Demo und Beratung von 2 Std. bei Ihnen vor Ort!

Nun lohnt sich erst recht einzusteigen. Gerne erklären wir Ihnen wie das System im Detail funktioniert und machen Ihnen gerne eine Demo nach Vereinbarung. Wenn Sie das System nicht selber einführen wollen oder können, unterstützen wir sie mit unserem Wissen rings um Projekt-Management, Analyse, Organisation und Installation bei Ihnen vor Ort. Ein Anruf, Mail oder im Terminkalender gleich Datum auswählen genügt! Wir sind offizieller, zertifizierter AMAGNO-Partner.

Nächstes Webinar für Interressierte: 09.07.2020 – 10:00 – amagno.ch/webinar

AMAGNO im Web: amagno.ch

Teil 1 und 2 verpasst?

AMAGNO Dokumentenmanagementlösung

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Magnetisierung und Dateien (Teil 2 von 3)

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Magnetisierung und Dateien (Teil 2 von 3)

AMAGNO-DMS (Teil 2 von 3)

Im letzen Teil gingen wir auf die generellen Vorteile ein von AMAGNO und wie ein DMS wie AMAGNO für Sie eine Revolution bedeuten kann um Ihre Korrespondenz effizient zu bewältigen.

Wir zeigen Ihnen in drei Teilen auf, wie Sie mit AMAGNO Kosten sparen können: 70% aller Fehler im Unternehmen haben ihre Ursache in Prozessen der Administration, nur 30% in der Produktion. 63% ist der Verbrauch an Papier in den letzten 10 Jahren gestiegen. Jeder Anwender druckt und kopiert pro Tag 35–50 Seiten.

Unter der Haube

Ablage mit digitalen Magneten: Mit seinen digitalen Magneten ordnet AMAGNO jegliche Dokumente auf Basis der Dateiinhalte, inklusive OCR- und anderer Meta-Daten, automatisch ein. Der Ablageaufwand der Mitarbeiter reduziert sich damit erheblich und steigert die Qualität. Statt redundant ist dieselbe Datei automatisch an verschiedenen Magneten auffindbar. Belege digitalisieren und archivieren: Digitalisieren Sie Ihre Belege über Netzwerk- oder TWAIN Scanner. Moderne Scandienstleister unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Aktenbestände. Legen Sie Ausdrucke gleichzeitig digital ab. Importieren Sie über Hot-Folder (SFTP oder SMB) eintreffende Dokumente automatisch und verteilen diese in Workflows oder an Ihre Kollegen.

Import: Egal ob Speichern unter aus jeder Anwendung, das Senden an oder einfach via Drag & Drop: AMAGNO richtet sich beim Importieren von Dateien nach Ihrer persönlichen Vorliebe. Wichtige s können ohne technisch sensible Plugins, manuell oder automatisch importiert werden. Redundanzen & Duplikate verhindern: Mit AMAGNO gibt es jede Datei nur einmal. Bereits beim Import wird geprüft, ob es Dateien mit gleichem Inhalt gibt. Dabei wird nicht nur der Dateiname, sondern auch der Inhalt via Hashcode verglichen. So wird der Datenbestand Ihres Unternehmens um bis zu 30% verringert und überflüssige Datensilos werden aufgelöst.

Magnetisieren und klassifizieren: Die innovative Magnetisierung importierter Dokumente extrahiert relevante Daten und sorgt für die automatische Verarbeitung gleicher Dokumente, zum Beispiel eine Rechnung und seine Belegdaten. Die Belegdaten übergibt AMAGNO an ein Buchungssystem wie DATEV, Sage & Co. Die Magnetisierung und Wiedererkennung funktioniert in allen Bereichen, wie Buchhaltung, Personal- oder Vertragswesen und spart wertvolle Arbeitszeit.

Standortunabhängiges Arbeiten: Mit AMAGNO können Sie vollkommen zeit- und ortsunabhängig auf ihre Dateien und Dokumente zugreifen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie an einem anderen Standort, von Zuhause oder unterwegs arbeiten. Der digitale Arbeitsplatz ist immer dort, wo Sie sich befinden. Durch die internen Kommunikations- und Workflowlösungen sind Sie vollständig eingebunden.

Unabhängig vom Import:  In AMAGNO 5.x werden Dokumente automatisch klassifiziert. Automatische Klassifizierung Nach der Magnetisierung erkennt AMAGNO eintreffende gleiche Dokumente aus jeglichen Quellen wieder und extrahiert relevante Daten. Zum Beispiel Belegdaten einer Rechnung, um diese anschliessend automatisiert Projekten und Lieferanten zugeordnet, einem digitalen Rechnungsworkflow zugeführt und anschliessend an ein Buchungssystem übergeben zu werden. Auf dieser Basis erzeugt AMAGNO automatisch eine Recherchestruktur und verhindert manuelles Anlegen von Ordnern. Einfachstes anlernen Anlernen ohne Scripting: Durch einfaches Anklicken eines Wertes erfassen Sie diesen, erzeugen Merkmale und bestimmen die Wiedererkennung für Folgedokumente. AMAGNO erkennt gleichzeitig relative Positionen bei mehrseitigen Belegen und die Art des Merkmals, beispielsweise ein Datum. Das Anlernen erfolgt ohne Programmierung und steht grundsätzlich jedem Anwender in AMAGNO zur Verfügung und nicht nur Experten. Veränderte Layouts erkennt AMAGNO und bietet eine Verbesserung der Erkennung an.

Frei definierbare Dokumententypen: AMAGNO unterstützt über 100 Dateiformate und lässt Ihnen die freie Entscheidung, welche Dokumententypen erfasst und magnetisiert werden sollen, inklusive der für Sie relevanten Merkmale. AMAGNO passt sich so optimal und branchenunabhängig an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Qualitätsmerkmale und Eingabehilfen Bestimmen Sie die zulässige Qualität der Datenerkennung für eine hohe Sicherheit der Datenverarbeitung, beispielsweise bei Beträgen. Zu prüfende Dokumente zeigt AMAGNO in Aufgabenlisten, markiert die relevanten Merkmale und zeigt die OCR Bereiche im grossen Zoom an.

Hochintegrative und digitale Geschäftsprozesse: Arbeiten Sie automatisiert, aber ohne die Kontrolle über Daten und Prozesse abzugeben. Nutzen Sie die zahlreichen Import- und Exportschnittstellen für die schnelle Interaktion mit Ihren weiteren Unternehmensanwendungen. AMAGNO ist Bestandteil Ihrer IT Softwareinfrastruktur und wird mit Ihren Kundenverwaltungsystemen, Warenwirtschaften, Finanzbuchhaltungen und Fachanwendungen schnell verbunden.

Beispiel eines digitalen Geschäftsprozesse: Ein Rechnungsworkflow mit digitalen Stempeln und Anmerkungen. Datenübergabe via DATEV, Sage & Co.: Übergeben Sie Daten via XML, TXT oder CSV Dateien an externe Dienstleister bzw. weitere Anwendungen. Exportieren Sie Ihre Daten dazu auf Ihren PC oder Ihren Server und leiten sie von dort weiter. Importieren Sie die Daten beispielsweise als Buchungssätze in Ihre DATEV Rechnungswesen PRO Finanzbuchhaltung oder als Auswertungsgrundlage in Ihre Business Intelligenz (BI) Anwendung. Workflow-gesteuerte Aktionen Aktivieren Sie über den Workflow externe Webservices / URLs und übergeben Sie Daten, um externe Applikationen zu steuern. Mit AMAGNO wird automatisch das Rückgabeergebnis ausgewertet, um in AMAGNO Ergebnisse aus einer XML Rückgabe wieder zu verwerten, z.Bb. für die Workflowsteuerung oder spezielle Validierungen. Export und Import Möglichkeiten: Ob einzelne Dateien oder den kompletten Dateibestand: AMAGNO exportiert oder importiert Dateien wann und wie Sie es wünschen. Bei Bedarf können Sie auch mit der modernen REST/JSON Schnittstelle eigene spezielle Anbindungen oder Applikationen auf Basis der AMAGNO Technologie entwickeln. Wiedervorlagen und Fristen einhalten. Mit AMAGNO schaffen Sie die perfekte Grundlage, um in Unternehmen gesetzliche Vorschriften und Normen wie z.Bb. GüBüV, GoBD, ISO, DSGVO oder ähnliche einzuhalten. AMAGNO überwacht automatisch Wiedervorlagen, Aufbewahrungs- oder Löschfristen und erleichtert so das Personalwesen, Vertragswesen, Qualitätsmanagement und Rechnungsprüfungen.

Suchfunktion mit extremer Performance: Es ist unerheblich, wie eine Datei benannt ist. Wichtig ist, was in der Datei steht. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht länger in endlosen Tiefen des Dateisystems die jeweils aktuelle Version einer Datei suchen. Mit AMAGNO nutzen Sie eine Suchfunktion mit extremer Performance aus jeder Anwendung heraus. Oder einfach durch das Anklicken des Suchbegriffs direkt in einem beliebigen Dokument. Durch die Volltextsuche finden Sie den gewünschten Inhalt in Sekunden. Mit der dokumenten zentrischen Vorschau lassen sich Inhalte optisch schnell erfassen.

Der Dateiname wird irrelevant. AMAGNO sucht im gesamten Text und hebt Fundstellen farblich hervor. Volltextsuche in 100 Dateiformaten: In über 100 Dateiformaten finden Sie durch die intelligente Volltextsuche den gewünschten Inhalt. Schon bei der Aufnahme in den Datenbestand analysiert AMAGNO viele Dateien durch eine Texterkennung. Eine manuelle Verschlagwortung oder genaue Dateibenennung ist kaum mehr notwendig. Durch den modernen Webclient funktioniert die Volltextsuche auch in allen mobilen Endgeräten und über jeden aktuellen Browser. Suchbegriff direkt im Dokument: Klicken Sie auf einen beliebigen Suchbegriff in einem Dokument und lassen Sie sich direkt alle korrespondierenden Dateien anzeigen. Zum Beispiel in einer Rechnung eine Projektnummer. AMAGNO zeigt direkt alle relevanten Dokumente zum Projekt an und springt in den gefundenen Dokumenten sofort zum Suchbegriff. Nie war es einfacher relevante Dokumente zu finden. Aus jeder Anwendung heraus: Starten Sie Ihre Suchanfrage aus jeder beliebigen Anwendung heraus. Dazu markieren Sie lediglich den gewünschten Begriff (z.bB. Kundennummer) in Ihrer externen Anwendung. Durch eine frei bestimmbare Tastenkombination ( Hot Key ) startet AMAGNO Ihre Suche. Es ist kein Plugin notwendig und sofort in jeder Anwendung verfügbar. Natürlich sind auch erweiterte Suchanfragen möglich. Innerhalb von Sekunden: Die Suche von AMAGNO ist extrem leistungsfähig. In Millionen von Dateien finden Sie innerhalb weniger Sekunden die gewünschten Dateien und Dokumente. Im Rahmen Ihrer Rechte finden Sie Inhalte zu jeder Zeit und an jedem Ort wieder. Vergessen Sie die Suche in Ihrem alten Dateisystem. Mit AMAGNO wenden Sie für Suchanfragen nur noch einen Bruchteil Ihrer bisherigen Arbeitszeit auf.

Angebot

Ab sofort profitieren Schweizer Interessenten von unbefristeten Gratis-Accounts mit 300 MB Speicherkapazität. Nun lohnt sich testen erst recht einzusteigen. Gerne erklären wir Ihnen wie das System im Detail funktioniert und machen Ihnen gerne eine Demo nach Vereinbarung. Wenn Sie das System nicht selber einführen wollen oder können, unterstützen wir sie mit unserem Wissen rings um Projekt-Management, Analyse, Organisation und Installation bei Ihnen vor Ort. Ein Anruf, Mail oder im Terminkalender gleich Datum auswählen genügt! Wir sind offizieller, zertifizierter AMAGNO-Partner.

Nächstes Webinar für Interressierte: 11.06.2020 – 10:00 – amagno.ch/webinar

AMAGNO im Web: amagno.ch

Weiter zu Teil 3 der Serie

AMAGNO Dokumentenmanagementlösung

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Automatisierung von Arbeitsabläufen (Teil 1 von 3)

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Automatisierung von Arbeitsabläufen (Teil 1 von 3)

AMAGNO-DMS (Teil 1 von 3)

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) automatisieren den Prozess der Verwaltung von Dokumenten von der Erstellung über die Speicherung bis hin zur Verteilung im gesamten Unternehmen, wodurch die Effizienz erhöht und die Kosten und die Unordnung bei der Verwaltung von Papieraufzeichnungen reduziert werden. Dokumentenmanagement-Anwendungen bieten Lösungen für eine Vielzahl von Dokumentanforderungen, von Dokumenten mit geringer Spezifität und hohem Umfang, wie Standardformularen bis hin zu fachspezifischen Artikeln mit geringem Umfang, wie zum Beispiel Eins-zu-eins-Korrespondenz. DMS-Software ist mit Digital-IT-Asset-Management-Software und Wissensmanagement-Software verbunden.

Wir zeigen Ihnen in drei Teilen auf, wie Sie mit AMAGNO Kosten sparen können: 70% aller Fehler im Unternehmen haben ihre Ursache in Prozessen der Administration, nur 30% in der Produktion. 63% ist der Verbrauch an Papier in den letzten 10 Jahren gestiegen. Jeder Anwender druckt und kopiert pro Tag 35–50 Seiten.

Übersicht

Vom Pferd zum Auto: Lassen Sie sich durch die digitale Revolution nicht abhängen. War während der industriellen Revolution der Wechsel vom Pferd zum Automobil eine der grossen Herausforderungen, ist es nun der Sprung von der Papierablage und dem Dateichaos hin zum digitalen Arbeitsplatz. Mit einer Enterprise Content Management Lösung verschafft sich Ihr Unternehmen wieder Ressourcen und nimmt rasant an Fahrt auf.

Effizienter Zugriff auf Dokumente: Jeden Tag werden enorme Arbeitszeiten bei der Suche nach den benötigten Dateien und Dokumenten aufgewendet. Dabei muss das benötigte Dokument für Sie sofort verfügbar sein, ohne Suche in den Tiefen eines Dateisystems oder wilden Strukturen von Netzlaufwerken. Das finden, was gesucht wird und nicht das suchen, was man finden möchte.

Geringere Kosten: Vom Zeitfaktor abgesehen bietet Ihnen eine moderne Dokumentenmanagementlösung einen deutlichen Kostenvorteil. Verzichten Sie zukünftig auf grosse Aktenschränke und Archive. Auch bei der benötigten IT-Infrastruktur sind deutliche Kosteneinsparungen möglich, denn durch ein effizienteres Arbeiten und mit einem geringen Datenbestand ist auch Ihre IT-Infrastruktur weniger gefordert.

Standortunabhängiges Arbeiten: Mit AMAGNO können Sie vollkommen zeit- und ortsunabhängig auf ihre Dateien und Dokumente zugreifen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie an einem anderen Standort, von Zuhause oder unterwegs arbeiten. Der digitale Arbeitsplatz ist immer dort, wo Sie sich befinden. Durch die internen Kommunikations- und Workflowlösungen sind Sie vollständig eingebunden.

Bei AMAGNO steht die vollständige Ablösung toter Dokumente im Fokus. Mit AMAGNO surfen Sie durch interaktive Dokumente, Belege etc. Das Antippen eines beliebigen Begriffes führt Sie zu allen korrespondierenden Dokumenten. Die umfassende Dateivorschau zeigt Ihnen alle Dokumente grossflächig und zentralisiert, lässt Sie Anmerkungen aufbringen und digitale Stempel platzieren, um die elektronischen Dokumente durch einen intelligenten Workflow zu führen.

Bei AMAGNO stehen die Dokumente in der dokumenten zentrischen Vorschau im Fokus.

Übersichtlich und interaktiv: Bei der Entwicklung von AMAGNO wird sehr viel Wert auf eine klare und intuitive Benutzeroberfläche gelegt. Der AMAGNO Client kommt mit wenigen Schaltflächen aus und überzeugt in der Bedienung durch eine hohe Effizienz. Dokumente werden interaktiv und ein Klick auf z.b. eine Rechnungsnummer zeigt alle weiteren relevanten Dokumente an. Die Vorschau springt dabei direkt zur entsprechenden Fundstelle und hebt diese hervor.

Dokumente im Fokus der Vorschau: Mit AMAGNO stehen die Dokumente im Fokus und werden zentral und grossflächig angezeigt. Mehrseitige Dokumente lassen sich durchblättern und Sie erfassen die Inhalte direkt und ohne das Dokument öffnen zu müssen. Nicht benötigte Bedienelemente blenden sich automatisch aus, so dass noch mehr Platz für die Dokumente bleibt. Ohne harten Bruch erfahren Anwender schnell die Vorzüge ihres digitalen Arbeitsplatzes.

Branchenunabhängige Lösung: Unternehmen, die sich für AMAGNO entscheiden, erhalten eine komplette und in sich stimmige Enterprise-Lösung. Alle Funktionen und Möglichkeiten in einer Software. Dabei presst AMAGNO Unternehmen nicht in vorgefertigte Konzepte, sondern lässt sich individuell für das jeweilige Unternehmen innerhalb kürzester Zeit konfigurieren. Keine Herstellerabhängigkeit AMAGNO ist mit einem sehr hohen Anspruch an Funktionalität und Usability entwickelt worden. Sollten Sie Ihre Daten ausserhalb von AMAGNO benötigen, exportieren Sie jederzeit eigenständig alle Daten und Dokumente ohne Kostenaufwand.

Wettbewerbsfähiger durch eine digitale Ablage: Lassen Sie Ihren Arbeitsplatz nicht mehr von undurchsichtigen Papierbergen und aufwändigen Prozessen dominieren. Mit AMAGNO und seinen Magneten wird Ihre Ablage und Ihr Archiv komplett digitalisiert. Das spart nicht nur viel Platz, sondern auch enorm viel Zeit. Zukünftig können Sie sich wieder auf wichtigere Aufgaben fokussieren und geniessen alle Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes.

Im nächsten Teil (Teil 2) werden wir auf weitere Funktionen und Lösungen für Ihren Arbeitsplatz mit AMAGNO eingehen.

Angebot

Ab sofort profitieren Schweizer Interessenten von unbefristeten Gratis-Accounts mit 300 MB Speicherkapazität. Nun lohnt sich testen erst recht einzusteigen. Gerne erklären wir Ihnen wie das System im Detail funktioniert und machen Ihnen gerne eine Demo nach Vereinbarung. Wenn Sie das System nicht selber einführen wollen oder können, unterstützen wir sie mit unserem Wissen rings um Projekt-Management, Analyse, Organisation und Installation bei Ihnen vor Ort. Ein Anruf, Mail oder im Terminkalender gleich Datum auswählen genügt! Wir sind offizieller, zertifizierter AMAGNO-Partner.

Nächstes Webinar für Interressierte: 28.05.2020 – 10:00 – amagno.ch/webinar

AMAGNO im Web: amagno.ch

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AMAGNO Dokumentenmanagementlösung

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