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Digitale Transformation reibungslos umsetzen

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Enterprise Content Management – für eine reibungslose digitale Transformation in ihrem KMU

Ein Enterprise Content Management System (ECM) kann die Effizienz in ihrem KMU deutlich verbessern, Kosten reduzieren und gleichzeitig die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden erhöhen. In fast allen Fachabteilungen kann eine ECM-Software eines Unternehmens relevante Mehrwerte bringen. In diesem Beitrag gehen wir ausführlich darauf ein, welche Abteilungen profitieren, und welche Vorteile der Einsatz  einer Enterprise Content Management Software mit sich bringt. Enterprise Content Management-Integratoren wie Leuenberger Solution helfen mit, Ihr Unternehmen bei der Einführung von digitalen Dokumenten über ein ECM-System zu unterstützen. Wir zeigen nachfolgend, was ein ECM ist und warum es für Unternehmen einen enormen Nutzen darstellt. Desweiteren geben wir Tipps für die erfolgreiche Einführung einer ECM-Lösung im KMU, Industrie, Verbände und NGOs. Die Integration eines ECM hilft dabei, die Dokumente und Informationen im Unternehmen wesentlich effektiver zu nutzen und gleichzeitig zu automatisieren über sogenannte Workflows. Es profitieren alle Beteiligten: Die Anwender im Betrieb erhalten rasch alle Informationen, die sie benötigen, die Kosten der Verwaltung von Dokumenten sinken, Daten werden besser geschützt, Informationen sind überall und jederzeit verfügbar.
05/02/2021 PLE

 

Themenüberblick:

Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

ECM und DMS – gleiches oder nicht?

Welches sind die Vorteile eines Enterprise Content Management?

Die Funktionen von Enterprise Content Management

Enterprise Content Management System einführen: Tipps für erfolgreiche ECM-Projekte

IST und Soll-Zustand von Enterprise Content Management (ECM)

Wie unterstützt Leuenberger Solution die Einführung einer Lösung?

Fazit

Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

Ein Enterprise Content Management (ECM) hat die Aufgabe, den Dokumentenfluss im Unternehmen zu digitalisieren und zu automatisieren. Dazu gehören Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Daten und Dokumenten, bis hin zur digitalen Signatur für Verträge. Dokumente sind überall verfügbar, die Sicherheit und Compliance sind gewahrt. Mobile Anwender haben Zugriff auf alle notwendigen Daten von unterwegs. Es können mehrere Mitarbeiter auf das gleiche Dokument parallel zugreifen und man sieht welche Anpassungen und Veränderungen durch welche Person gemacht wurden und können als versionisierte Dokumente abgelegt werden. 

Somit wird auch die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten auf diesem Weg digitalisiert, modernisiert und damit auch qualitativ verbessert werden. Im Zentrum eines ECM steht also das Digitalisieren der Dokumente. Ein ECM geht dabei aber noch wesentlich weiter: Neben der Archivierung kann das System auch alle Abläufe beim Bearbeiten von Dokumenten digitalisieren und damit auch automatisieren. Es findet nicht nur eine Speicherung und Archivierung statt – das Enterprise Content Management hilft auch bei der aktiven Verwaltung der Dokumente im laufenden Betrieb.

Ein ECM hilft dazu auch bei der Wiederauffindbarkeit von älteren Dokumenten. Durch Verschlagwortung und Volltextsuche werden Anwender im Unternehmen dabei unterstützt, Routineaufgaben schneller und einfacher durchzuführen. Viele Betriebe und KMUs nutzen das ECM System auch zur elektronischen Rechnungsstellung über eine zu Ihnen passenden Workflow. Zu den wesentlichen Vorteilen einer Enterprise Content Management Software gehören effektiveres Arbeiten, geringere Kosten und mehr Kontrolle über die Dokumente.

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ECM und DMS – gleiches oder nicht?

Gibt es einen Unterschied? Wer die Einführung eines ECMs oder Dokumentenmanagement-Systems plant, sollte sich mit den Unterschieden zwischen ECM und DMS auseinandersetzen. Denn in vielen Fällen ist der Einsatz einer Enterprise Content Management Software sinnvoller als die Einführung eines DMS. In jedem Fall sollten vor der Evaluation die Wahl klar sein. Hier spielt natürlich auch die Erwartungshaltung der Fachabteilungen im Betrieb eine grosse Rolle.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dient dazu, Dokumente digital zu archivieren, um einen schnellen Zugriff zu gewährleisten. Das ist der Grund, warum ein DMS nicht alleine eingesetzt werden, sondern ein Bestandteil von einem ECM-System ist. Auch wenn sich ECM und DMS in der Oberfläche ähneln, unterscheiden sie sich! Ein ECM bietet eine umfassende Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung von digitalen Dokumenten in Unternehmen durch Workflows (wir sprechen hier von Business Automation). Das DMS ist daher ein Teil eines ECM-Systems. Wer den kompletten Lebenszyklus (in englisch Livecycle) von Dokumenten von ihrer Erstellung und Bearbeitung bis hin zur Archivierung abdecken will, ist mit einer generellen ECM-Software richtig abgedeckt. Wollen Sie allerdings Dokumente nur archivieren, können Sie auch auf ein DMS setzen.

Damit ein ECM seine Funktionen zur Verfügung stellen kann, sind modulare Software-Bestandteile wichtig. In Kombination ergibt das ein effektives Verwaltungssystem für Dokumente. Neben dem Archivierungs-System (DMS) spielen auch Export und Import von Daten an Drittsysteme wie u.A. ERP (Enterprise-Resource-Planning) und CRM (Customer-Relationship-Management) eine wichtige Rolle.

Welches sind die Vorteile eines Enterprise Content Management?

Ein ECM-System bietet für nahezu alle Fachabteilungen im KMU einen Mehrwert. Die Vorteile werden bei den unterschiedlichen Bereichen und in den einzelnen Abteilungen im Unternehmen auf verschiedene Weise sichtbar, haben aber eines gemeinsam: Digitale Dokumente verbessern und erleichtern die Arbeit und senken Kosten. Ausserdem kann ein ECM, einfach ausgedrückt, die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen (Compliance) durch das Unternehmen einfacher einhalten und für Sicherheit der Dokumente im Betrieb sorgen. Datensätze lassen sich wesentlich sicherer ablegen, als Papier. Die Integration in bestehende Prozesse im Betrieb ist damit gesichert. Die Herangehensweise an die Dokumente sind daher generell ähnlich. In den einzelnen Abteilungen ergeben sich aber weitere Möglichkeiten (gemeinsame Verrichtung von Tätigkeiten bzw. das Zusammenwirken von mehreren Beteiligten), von denen die Anwender, die Abteilung, und damit auch der komplette Betrieb profitieren – die sogenannten Synergien.

1. Digitale Dokumente sind in vielen Bereichen rechtssicher

Ein Enterprise Content Management reduziert Kosten, verbessert und vereinfacht Abläufe im Unternehmen. Denn gerade hier schlummert in vielen Betrieben enormes Optimierungspotential. Viele Nutzer von herkömmlichen Dokumenten und Verträgen gehen immer noch davon aus, dass ein Dokument nur dann rechtsverbindlich wird, wenn es eigenhändig unterschrieben wird. Das ist im digitalen Zeitalter nicht mehr richtig. Denn hier sind digital unterschriebene Unterlagen auch rechtsgültig. In jedem Fall ist es für Unternehmen sinnvoll zu prüfen, welche Verträge und andere Dokumente digital signiert gültig sind. Dazu bedarf es allerdings rechtssichere Abklärungen mit bewanderten Anwälten. Hier stecken Möglichkeiten, Geschäftsvorgänge zu beschleunigen und deutlich zu optimieren, auch vor Kanzleien und Enterprise Unternehmen. Vertragspartner schliessen schneller Geschäfte ab und werden beschleunigt, die Zeit wird optimal genutzt und nicht durch den Versand von Papierdokumenten verschwendet. Ein Workflow für das Vertragsmanagement erleichtert die Verwaltung und das Controlling wichtiger Verträge im ECM. Der Trend geht immer mehr in Richtung digitaler Signatur, schon allein aufgrund der immer weiter fortschreitenden Internationalisierung und Globalisierung von Transaktionen. Informationen müssen schnell sowie überall zugänglich und abrufbar sein. Schriftstücke müssen in kürzester Zeit von allen beteiligten Personen zugreifbar sein und unterschrieben werden können. Nur dadurch lassen sich die Herausforderungen an die Digitalisierung in Unternehmen meistern.

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2. Die Dokumenten-Abläufe werden durch ein ECM verbessert

Ein grosser Vorteil von elektronischen Dokumenten beim Einsatz eines ECM sind die deutlich geringeren Kosten im Vergleich zu Papierdokumenten. Zu den Einsparmöglichkeiten gehören etwa Ausgaben für Büromaterial und den Ablageplatz sowie die Arbeitszeit für den Umgang mit den Papierdokumenten. Druck- und Kopierkosten spielen hier genauso eine wichtige Rolle, wie der Lagerplatz und der Transport der Dokumente im Betrieb. Im Verkauf gibt es zum Beispiel häufig eine umfangreiche Korrespondenz zwischen Kunden und Verkäufer. Die Dokumente, die dabei anfallen, werden meistens von mehreren Mitarbeitern benötigt. Wenn diese Mitarbeiter noch in verschiedenen Abteilungen arbeiten, oder ein Telefonsupport Antworten zu Fragen für den Verkaufsvorgang geben muss, wird es mit Papierdokumenten äusserst kompliziert. Die Dokumente müssen jederzeit auffindbar und nutzbar sein. Hier spielen digitale Dokumente ihren Vorteil eindeutig aus. Ganz nebenbei wird noch die Reaktionszeit im Unternehmen verbessert, genauso wie der Informationsfluss. Das wiederum resultiert in einer wesentlich höheren Kundenzufriedenheit.

Nicht nur die Rechtsabteilung profitiert vom schnellen Durchlauf digitaler Dokumente. Durch die Verwendung eines ECM werden auch Genehmigungsprozesse deutlich verkürzt und sind vor allem transparenter für alle Beteiligten. Innerhalb des ECM wird protokolliert, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat. Auch das ist hilfreich für die Rechtsabteilung und allen übrigen am Prozess beteiligten Personen. Natürlich lassen sich auch Änderungen an Dokumenten genau protokollieren, inklusive des Zeitpunkts, dem Ort und den durchgeführten Änderungen.

3. Schnellere Vermittlung von qualifizierten Arbeitskräften

Ein ECM hilft dabei, die Flut an Bewerbungen zu bewältigen. Einstellungsprozesse neuer Mitarbeiter werden in HR-Abteilungen schneller abgewickelt, da sich auch Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträge digitalisieren lassen. Zusätzlich wird dadurch auch die Aussenwirkung des Unternehmens verbessert, da Bewerber erkennen, dass ein Unternehmen moderne Systeme einsetzt, und sich dadurch auch im Vergleich zu den Mitbewerbern besser positionieren kann.

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Die Funktionen von Enterprise Content Management

Ein ECM-System besteht aus mehreren Funktionslösungen, mit denen die verschiedenen Stufen der Verwaltung von Dokumenten abgewickelt werden. Die wesentlichen Bestandteile eines ECM sind:

  • Erfassung und Import
  • Verwaltung
  • Speicherung
  • Bewahrung
  • Ausgabe

Bei der Verwaltung spielen wiederum mehrere Systeme eine Rolle. Neben einer Dokumentenverwaltung ist auch Kollaboration wichtig. In diesem Zusammenhang wird ein ECM zum Beispiel mit dem Groupware- und E-Mail-System verbunden. Ein Beispiel für eine solche Integration ist die Anbindung an Microsoft Exchange Office 365 und Google Workplace. Auch ein Web Content Management fällt unter die Verwaltung, genauso wie das Records Management, also die Verwaltung von Schriftgut und Ablage. Das Workflow-Management stellt die Vorgangsverwaltung dar. ECM-Systeme wie amagno oder box werden in vielen Fällen über verschiedene einzelne Programmmodule und Komponenten bereitgestellt. Je nach Anbieter sind alle Funktions-Module als Basis verfügbar oder können modular zusammengestellt werden.

Enterprise Content Management System einführen: Tipps für erfolgreiche ECM-Projekte

Im Fokus eines ECM steht also das Digitalisieren der Dokumenten-Archive, so wie bei einem Dokumentenmanagement-System. Ein ECM geht dabei aber noch wesentlich weiter: Neben der Archivierung kann das System auch alle Abläufe beim Bearbeiten von Dokumenten digitalisieren und damit auch automatisieren. Es findet nicht nur eine Speicherung und Archivierung statt – das Enterprise Content Management hilft auch bei der aktiven Verwaltung der Dokumente im Betrieb. Ein ECM hilft dazu auch bei der Wiederauffindbarkeit von Dokumenten. Durch Verschlagwortung oder virtuellen Stempel oder Volltextsuche werden Anwender im Unternehmen dabei unterstützt, Routineaufgaben schneller und einfacher durchzuführen. Viele Betriebe nutzen ein ECM System auch zur elektronischen Rechnungsstellung. Zu den wesentlichen Vorteilen einer Enterprise Content Management Software gehören effektiveres Arbeiten, geringere Kosten und mehr Kontrolle über die Dokumente.

5 Tipps für erfolgreiche ECM-Projekte

“Die folgenden Punkte werden Sie dabei unterstützen”

IST- und SOLL Zustand von Enterprise Content Management (ECM)

Rund 30 Prozent aller schweizer mittelständischen Unternehmen wollen in naher Zukunft in eine integrierte ECM-Software investieren. Schon jetzt verwaltet fast jedes zweite Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (47 Prozent) seine Dokumente digital – in 2017 waren es erst 33 Prozent. Dies sind zwei Ergebnisse der repräsentativen Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“, die von Bitkom Research im Auftrag des Digital Verbands Bitkom (DE) durchgeführt wurde. Vor allem Effizienzsteigerungen motivieren zu den Investitionen.

91 Prozent der Unternehmen betonen den schnelleren Zugriff auf Informationen, 88 Prozent die Tatsache, dass so Aufwand und Kosten gesenkt werden. Für ebenfalls 88 Prozent ist eine bessere Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust zentral, für 80 Prozent eine bessere Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien.

Bitcom ECM-DMS

Zu den Vorteilen einer ECM-Lösung gehören die Digitalisierung von Rechnungen, die elektronische Archivierung von Akten und die Möglichkeit, dass Teams gemeinsam an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten aus zusammenarbeiten können. Bei der Organisation geht es heute nicht mehr nur um klassische Office- oder PDF-Dateien, die jeweils bei 92 Prozent und damit bei so gut wie allen Unternehmen im Mittelstand digital vorliegen. Sondern etwa auch um Bilder (57 Prozent), Audio-Dateien (25 Prozent) oder Videos (18 Prozent).

Die Cloud ist inzwischen im Mittelstand angekommen und löst den On-Premises-Betrieb zunehmend ab. Mehr als jedes zweite Unternehmen (58 Prozent) verwaltet seine digitalen Dokumente heute in der Private Cloud bzw. Public Cloud, das sind 9 Prozentpunkte mehr als im Jahr 2017. Vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen bietet die Dokumentenverwaltung und -Organisation aus der Cloud ein grosses Potenzial, da IT-Ressourcen hier besonders knapp sind und niedrigere IT-Kosten gewünscht sind. Die Zahl der Unternehmen, die ihre ECM-Software im eigenen Unternehmen betreiben, ging im gleichen Zeitraum von 59 Prozent auf 44 Prozent zurück.

Wie unterstützt Leuenberger Solution Sie bei der Einführung einer ECM-Software?

Damit die Arbeit mit einem digitalen System für das Enterprise Content Management (ECM) tatsächlich wie angestrebt die täglichen Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt, hat sich eine klar strukturierte Vorgehensweise bei der Einführung bewährt. Leuenberger Solution empfiehlt hier sechs Schritte – wobei eine vorbereitende Phase für die nötige Akzeptanz der Belegschaft werben und sie für die Mitarbeit im Einführungsprojekt motivieren soll.

Denn bevor überhaupt mit der Planung zur Auswahl und Einführung des ECM-Systems begonnen wird, sollten Management und IT-Team sich mit allen involvierten Fachabteilungen gut beraten. Denn wie jede Veränderung sorgt auch die Digitalisierung des Dokumenten-Managements für Verunsicherungen, die ernst genommen und aus dem Weg geräumt werden sollten. Erst wenn die Belegschaft wirklich von der Arbeit mit einer ECM-Lösung überzeugt ist, kann die eigentliche Planung des ECM-Projektes in sechs Schritten starten:

1. Schritt: Vorstudie und Orientierung (Analyse Workshop)

Als Basis für die Planung dient die Ermittlung des Ist-Zustandes der Dokumentenverarbeitung im Unternehmen und all derjenigen Abteilungen, die zukünftig mit dem ECM-System arbeiten sollen. Hierbei ist im Gespräch mit den Mitarbeitern der konkrete Handlungsbedarf zu ermitteln – in Form von Must-Haves und Nice-to-Haves. Hierbei gilt: Je mehr Papier während der täglichen Arbeit anfällt, desto grösser das Potenzial für Zeit- und Kosteneinsparungen durch die Umstellung.

2. Schritt: Die Lösungspräsentation des Anbieters

Auf Grundlage dieser Zielformulierung erarbeitet Leuenberger Solution erste Lösungsvorschläge und präsentiert diese kostenfrei. Alle für das Projekt wichtigen Mitarbeiter sollten an dieser Präsentation teilnehmen, so dass anschliessend alle Beteiligten gemeinsam entscheiden können, ob die präsentierte Lösung passt oder nicht. Schliesslich sollen am Ende alle mit der neuen Lösung wirklich zufrieden sein.

3. Schritt: Workshops zur neuen Lösung im Vorfeld

Mit dem ausgewählten Anbieter sollte vor Projektbeginn ein Lösungs Workshop vereinbart werden, um auf dieser Basis ein individuelles Angebot zu erstellen, dass den Projektzielen möglichst nahekommt. Hier wird auch der Umgang mit dem Dokumenten-Altbestand geklärt: Soll das Einscannen oder Importieren ein Teil der Dienstleistung oder eine Eigenleistung sein?

4. Schritt: Angebot und On Premise oder Cloud

Als nächster Schritt bei der Einführung eines ECM-Systems folgt ein konkretes Angebot inklusive verbindlicher Preise. Ist eine klassische On-Premises-Lösung geplant, muss das Angebot in jedem Fall Preisangaben für Software, zusätzliche Hardware und alle Dienstleistungen enthalten. Bei einer Cloud-Lösung sind nicht nur Laufzeit und Mietpreis wichtig, sondern auch Kündigungsmodalitäten, Sicherheit Zusagen oder Performance- und Skalierbarkeit Optionen. Wer sich momentan noch nicht für den Einsatz eines Cloud-Systems entscheiden kann, sollte auf jeden Fall darauf achten, dass bei Bedarf der Wechsel zu einer Cloud-Lösung so einfach wie möglich ist.

5. Schritt: ECM-Einrichtung und Training

Wir installieren zusammen mit dem SuperUser/Administrator die Lösung. Anschliessende Basic- und Advanced-Schulungen werden direkt mit den Fachabteilungen vereinbart und durchgeführt.

6. Schritt: Review Workshop

Läuft das ECM-System schliesslich, empfiehlt Leuenberger Solution als letzten Schritt des Einführungsprojektes den Review-Workshop. Zirka sechs bis zwölf Wochen nach der Inbetriebnahme kommt der Anbieter dazu nochmal ins Haus, begutachtet den Betrieb und begleitet die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit. So kann er unmittelbar konkrete Tipps geben, die den Anwendern die Arbeit mit dem ECM-System weiter erleichtern.

Fazit

Eine gute Vorbereitung und Planung zusammen mit dem Lieferanten und den Fachabteilungen ist schon die halbe Miete. Projekte in einer Grössenordnung von 2-50 Mitarbeiter sind meist in mehrere Meilensteine gegliedert, so dass mal ein Workflow eingeführt und umgesetzt wird, so dass sich die Mitarbeiter damit auseinandersetzen und gewöhnen können. Danach können dann weitere Workflows eingführt werden. Die Einführungszeiträume gehen von ca. 1 – 4 Wochen. Dazu begleiten wir Sie professionell und versuchen Sie an der Hand zu nehmen, so dass jede Transformation ein Erfolg wird!

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“2021 das Jahr der digitalen Transformation starten…”

AMAGNO.CONNECT Keynote – Neuigkeiten rund um Enterprise-Content-Management

AMAGNO.CONNECT Keynote – Neuigkeiten rund um Enterprise-Content-Management

Was gibt es Neues (AMAGNO.CONNECT Keynote)?

Am 20.10.2020 fand die AMAGNO.CONNECT Keynote statt und alle waren dazu eingeladen. Der Event fand online statt wegen der anhaltenden Corona-Pandemie. Jens Büscher (CEO, Amagno) hat sich über die Vergangenheit, die Gegenwart und über die Zukunft von Dokumentenmanagement und generell über Digitalisierung in der DACH-Region und im internationalen Vergleich geäussert. Noch nie mussten wir uns so schnell den aktuellen Gegebenheiten anpassen. Zitat “Nicht die Klügsten oder die Reichsten überleben, sondern die Anpassungsfähigsten”, so Wladimir Klitschkos Zitat auf der Digital X Konferenz.

 

Einführung

Nach fast zehn Jahren kann AMAGNO auf grosse Erfolge zurückblicken. Was das Unternehmen erreicht hat in dieser Zeit: 584 Kunden mit On-Premise- und Cloud-Lösungen. 28 Lösungspartner, welche Schnittstellen und Projekte umsetzten. Die Kunden-Weiterempfehlungsquote von 83% spricht für sich. Um so ein Produkt auf den Markt zu bringen in dieser Komplexität, ist für alle eine hohe Herausforderung. Aber das zeigt doch, wie zufrieden die Anwender aktuell damit sind. Stand August 2020 haben sich 70% aller Neukunden für eine Cloudlösung entschieden und das nicht ohne Grund. Zurzeit arbeiten 25’000 Anwender mit AMAGNO, und es sind bis Ende 2019 so viele Dokumente dazugekommen wie insgesamt in den Jahren zuvor. Das heisst, die Dokumentenzahlen multiplizieren sich momentan in einer erheblichen Art und Weise, sodass ein dringender Handlungsbedarf besteht, die Cloud-Lösungen weiterzuentwickeln. AMAGNO hat von 2018 auf 2019 ein Umsatzplus von 27% erreicht. Der Grossteil der Schweizer Unternehmen ist 2018 in die Cloud gewandert. Die heutigen Geschäftsführer entscheiden sich nicht für ein Produkt, welches initial 100’000.- SFr. kostet, sondern entscheiden sich für die kostentransparente Mietvariante, welche sie mit 1’000.- SFr. pro Monat genau berechnen können. Die deutsche Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat AMAGNO im Jahr 2018 als eines der schnellst wachsenden digitalen Unternehmen Deutschlands eingestuft. Heutzutage muss sich ein Entscheider regelmässig Gedanken über die Entwicklung seines Unternehmens machen.

 

AMAGNO-Erfolge

Manchmal werden wir durch Naturereignisse, die wir nicht beeinflussen können, wie wir es aktuell mit der Corona-Pandemie erleben, überrascht. Das zeigt sich aktuell sehr durch neue Bedürfnisse der Kunden, um z.B. unabhängig von Zuhause aus alle Geschäftsabläufe ausführen zu können. Auf das Dokument bezogen, heisst dies, es werden Prozesse benötigt, die die Geschäftsabläufe mit physischen Dokumenten ablösen können. Im Laufe der nächsten Jahre wird das Papier oder die Briefpost massiv an Bedeutung verlieren. Anstelle vom Papierdokument werden beispielsweise die Rechnungen durch XML-Dateien abgelöst. Wir sehen das heute schon anhand von eBill und QR-Codes-Rechnungen. Heutzutage kann und wird schon ein Teil der Papierpost nicht mehr im Unternehmen verarbeitet, sondern von externen Dienstleistern wie etwa Dropscan, Arcplace, Peax, DuMo, etc. Umrahmt wird dies von den nötigen rechtlichen Rahmenbedingungen, welche das Thema digitalisierte Papierpost in eine neue Rolle bringen: rechtssicher, revisionssicher, archivierbar und ohne Aktenschränke. Dasselbe gilt für die heute schon sehr verbreiteten digitalen Rechnungen, wie wir sie von Banken, Versicherungen, SBB etc. kennen (Abholung im jeweiligen Portal). Leider jedoch ist jedes Dokument in der jeweiligen Ablage des Rechnungsstellers abgelegt, und man ist verpflichtet das Dokument sich dort anzusehen, auszudrucken oder herunterzuladen. Es gibt vereinzelte Dienstleister, (Invoicefetcher) welche die Rechnungen automatisch herunterladen und über Konnektoren an AMAGNO automatisiert weitergeben.

 

 

 

 

 

 

Kurz gesagt: der Fokus ist darauf gerichtet, rasch ein System zu implementieren, meist sogar ohne grosse Unterstützung durch eine interne IT. Dank Cloud-Lösung kann AMAGNO schnell und einfach in Betrieb genommen werden und braucht kaum noch IT-Administration, dafür aber das Knowhow der spezifischen Fachabteilungen. Die Verknüpfungen mit externen Dienstleistern zur Digitalisierung Ihrer Aktenbestände werden direkt als Plugin oder Schnittstelle ins System integriert. Das funktioniert fast so einfach wie das Installieren einer App auf dem Smartphone. Das ist heute schon die Zukunft.

 

Was wird es Neues geben zur Version 6?

Die Strategie für den heutigen Markt wird angepasst und rückt den Workflow ins Zentrum. Zukünftig werden für Neuinstallationen fertige Workflow-Lösungen per Mausklick integrierbar sein. Ohne Konfiguration und Anpassungen können so Abläufe minutenschnell eingefügt werden. «No Code» ist die Devise – kein Scripten und keine Entwicklungsarbeiten von seiten der Kunden sind schon heute Realität, um komplexe Workflowabläufe umzusetzen.

AMAGNO-Strategie

 

Für die Plattform ist ein weiterer und wichtiger Stützpfeiler die Anbindung über die Restful-API. Die API wird weiter ausgebaut in eine neue v3. Damit ist es heute schon möglich, Daten und Informationen aus AMAGNO beispielsweise in einem x-beliebigen CRM (Customer-Relationship-Management) abzubilden. 

Des weiteren ist die Plattform frei skalierbar, egal wann sie benötigt wird. Wir reden hier sowohl von On-Premise-Installationen sowie auch von den Cloud-Lösungen von AMAGNO. Weiter wird an einer Multiplattform-App gearbeitet, die es ermöglichen wird, egal von welchem Eingabegerät aus, AMAGNO zu verwenden (Smartphone, Tablet, Browser, Client, etc.) und das absolut unabhängig vom verwendeten Betriebssystem. Das heisst: weg vom Stationären-Client hin zur Multiplattform-App. Das Geschäftsmodell wird in Zukunft auf eine reine Subscription-basierte Lösung angepasst.

 

 

Ab sofort lassen sich Dokumente direkt im AMAGNO rechtsgültig signieren. Die Integration von TrackLean ermöglicht die sogenannte «fortgeschrittene elektronische Signatur». Die innovative Lösung «smartSign» mit dem integrierten Service von TrackLean erlaubt es dem Nutzer, Unterschriften für Dokumente direkt in der Anwendung einzuholen, ohne AMAGNO verlassen zu müssen. Die Anwender werden per E-Mail oder SMS aufgefordert, die Dokumente elektronisch zu signieren. Die Unterschrift kann auf dem Handy oder über einen PIN-Code erfolgen. Der gesamte Service läuft im Hintergrund ab. Die unterzeichneten Dokumente werden sowohl im AMAGNO wie auch bei TrackLean gespeichert. Insgesamt können pro Vorgang bis zu 10 Personen auf einem Dokument unterschreiben. Zudem ist es möglich, einen TrackLean-Account mit den gleichen Konditionen zu eröffnen, um auch Dokumente ausserhalb von AMAGNO zu unterzeichnen. «smartSign» – die sinnvolle Ergänzung zu bestehenden Features. Die Funktion der digitalen Signatur ist eine wertvolle Erweiterung des umfassenden Dokumentenmanagements. Selbstverständlich lassen sich die signierten Belege beliebig im AMAGNO ablegen und archivieren oder in definierte Prozesse einsteuern.

Ein neues CI (Corporate Identity) von AMAGNO wird in der neuen v6 integriert. Mehr dazu finden Sie auf der AMAGNO-Webseite. Das Logo visualisiert das Ineinandergreifen verschiedener Applikationen.

 

 

 AMAGNO-Solution-Store

Der Store ist ein wesentlicher Schlüssel der neuen Version und erfüllt den Bedarf an schnell einsetzbaren Lösungen. Sie können beispielsweise direkt und kostenfrei Rechnungsworkflows oder Vertragsworkflows integrieren. So können sie sofort und ohne grosse Anpassungen Ihr Business mit AMAGNO betreiben. Die Partner von AMAGNO sind daran, diverse solche Lösungen fertig zu entwickeln und bald anzubieten. Verfügbar ab Q1/2021.

 

Knowhow

Dazu sind interaktive Online-Trainings heute schon verfügbar. Bei der Cloud-Lösung gibt es Lernweg-Videos, welche den Kunden begleiten. Es gibt ein Feature-Voting-Portal, wo jeder Kunde Funktionen wünschen kann und diese bei grösserer Nachfrage dann umgesetzt werden.

Infrastruktur

Neu ist, dass AMAGNO dieses Jahr auf Microsoft-Azure umgezogen ist, welches die Skalierung der Cloud-Systeme in hohem Masse ermöglicht, u.A. dank Container-Technologien (Kubernetes).

 

Angebot

Kombinieren Sie Pakete mit attraktiven Konditionen. Es können jederzeit weitere Pakete hinzugefügt werden. Verschlüsselte Datenspeicherung in der Schweiz. Sie möchten mehr wissen: ein Anruf, Mail oder im Terminkalender gleich Datum auswählen genügt. Wir sind offizieller, zertifizierter AMAGNO-Partner. 

Nächstes gratis Webinar für Interressierte:

07.1.2021/10:00h – amagno.ch/webinar

14.1.2021/10:00h – amagno.ch/webinar

 

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Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Rechtssicherheit und Versionierung (Teil 3 von 3)

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Rechtssicherheit und Versionierung (Teil 3 von 3)

AMAGNO-DMS (Teil 3 von 3)

In dem dritten und letzten Teil gehen wir auf die Rechtssicherheit und Versionierung von AMAGNO ein. Sowie die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten dank Cloud- oder On-Premise Installation. Auch das einfache Preismodell werden wir Ihnen erläutern.

Rechtssicherheit und Versionierung

Rechtssichere Versionierung und Archivierung: Die Nachvollziehbarkeit der Historie von Dokumenten, die dauerhafte elektronische Archivierung und der Schutz vor Manipulationen ist für Unternehmen ein sehr wichtiger Aspekt beim täglichen Dokumentenmanagement. Laut Gesetzgeber sind Firmen dazu verpflichtet genau nachzuweisen, wie ein Dokument ins Unternehmen gekommen ist, und auch wie ein Dokument die Firma verlassen hat. Änderungen müssen durch eine Versionierung vollständig belegt werden können. AMAGNO 5 führt eine automatische Versionierung durch und zeigt inhaltliche Versionsunterschiede direkt an. Automatische Versionierung: Schützen Sie Dokumente vor simultanen Änderungen durch weitere Personen, in dem Sie Dokumente in Bearbeitung nehmen. Die automatische Versionierung speichert von über 100 Dateiformaten unterschiedliche Bearbeitungsstände. So weiss jeder, wann und wie ein Dokument von wem geändert wurde. Dies erfüllt rechtliche Normen (z.B. ISO, DIN) und sichert die Revisionssicherheit. Elektronische Archivierung AMAGNO ermöglicht eine manuelle und automatische Archivierung von Dokumenten. Der gewünschte Archivierungszeitraum kann frei gewählt werden. Auch eine benötigte Rundung zum Jahresende ist möglich. Während des Aufbewahrungszeitraums ist es nicht möglich, das Dokument zu löschen oder zu verändern. Damit sind gewollte oder ungewollte Manipulationen ausgeschlossen. Versionen direkt vergleichen: In über 100 Dateiformaten werden im Versionsvergleich die Textunterschiede farblich hervorgehoben. So ist der direkte Vergleich von verschiedenen Versionen möglich, ohne dass das Dokument geöffnet werden muss. Es ist direkt ersichtlich, welche Änderungen vorgenommen worden sind. Sicher Inhalte (extern) teilen statt Daten per eMail zu versenden können diese via sicherem Weblink geteilt werden. Die Datei bleibt dabei auf Ihrem Server und der Empfänger sieht stets die aktuelle Version (z.B. einer Preisliste, AGB’s etc.) oder eine ausgewählte Version. Bei Bedarf können Links mit Passwörtern oder Ablaufdatum versehen werden. Sie behalten die Kontrolle selbst über extern geteilte Daten und dessen Aktualität.

Sicherheit

Höchste Sicherheit für Ihre Daten und Dokumente: Wissen ist Macht. Das bezieht sich im digitalen Zeitalter besonders auf die Hoheit über die Daten in einem Unternehmen. Sie müssen sicher sein, dass Ihre Daten auf Ihrem Server oder in der Cloud gut und sicher verwahrt sind. Bei AMAGNO findet die Kommunikation zwischen Client und Server automatisch nur verschlüsselt statt. Auch die Daten selbst werden durch eine Verschlüsselung auf höchstem Standard abgelegt.

Berechtigungen

Steuern Sie explizite Rechte und kontrollieren Sie den lesenden Zugriff auf Inhalte: Datensicherheit auf höchstem Niveau AMAGNO erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen. Binärdaten werden verschlüsselt und mit bestimmten Schlüsselelementen in verschiedene Ablagesysteme verteilt. Das Lesen von sensiblen Dokumenten, Verträgen und Rezepturen, ausserhalb von AMAGNO ist nicht möglich. AMAGNO erzeugt für seine Daten interne Echtheitszertifikate, um Datenkonsistenz zu prüfen und Manipulationen aufzudecken.

Umfassendes Rechtekonzept: Benutzer in AMAGNO dürfen natürlich nur Dateien sehen und bearbeiten, zu denen sie die Berechtigungen besitzen. Dabei erfolgt die Vergabe von Berechtigungen für Anwender auf Basis eines umfassendes Rechte-Konzeptes. Selbst Administratoren können aus besonders vertraulichen Bereichen wie Personalwesen oder sensiblen Projekten ausgeschlossen werden.

AD/LDAP & Single Sign On: Durch die Anbindung an ein Active Directory- oder LDAP-System gibt es eine synchrone Anmeldung für die Benutzer. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, ist automatisch der Zugang zu AMAGNO gesperrt. Natürlich können Mitarbeiter auch Anmeldedaten explizit für AMAGNO erhalten.

Verschlüsselte Kommunikation: Die gesamte Kommunikation zwischen AMAGNO Client und AMAGNO Server ist per Standard verschlüsselt. Durch die flexible Definition einer Kennwortrichtlinie erhöhen Sie die Sicherheit bei der Anmeldung der Benutzer. Der mobile Zugriff via Browser erfolgt empfohlenerweise via SSL.

Cloud oder On-Premise

On Premise oder in der Schweizer AMAGNO Business Cloud: AMAGNO setzt auf die modernsten Technologien und auf bewährte Microsoft Server und Client Systeme. Die Umstellung auf AMAGNO und damit auf eine ausgereifte Dokumentenmanagementlösung findet ohne monatelange Consulting Aufwände und innerhalb kürzester Zeit statt. Vorhandene Strukturen können auf Wunsch für eine Übergangszeit übernommen werden, um die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu gewährleisten.

Egal wann und wo Sie arbeiten: Mit dem AMAGNO Client im Büro oder von unterwegs mit jedem modernen Browser. Inhouse oder im Rechenzentrum: Sie haben die Möglichkeit einen eigenen AMAGNO Server im Unternehmen Inhouse zu betreiben. Hierfür benötigen Sie eigene Hardware mit den entsprechenden Microsoft Windows Server- und SQL Server-Lizenzen. Auch der Betrieb eines gehosteten Servers im Rechenzentrum Ihrer Wahl ist selbstverständlich möglich. Hier profitieren Sie besonders von den Ausfallsicherheiten eines grossen Rechenzentrums.

AMAGNO Business Cloud: Die AMAGNO Business Cloud wird bei der Arcade Solution AG in Luzern gehostet und bietet den Anwendern alle Möglichkeiten eines digitalen Arbeitsplatzes. Durch die Shared Cloud fallen die Kosten für Anschaffung und Betrieb eigener Hardware weg. Das bietet besonders kleineren Unternehmen die Möglichkeit einer preisbewussten Nutzung einer ganzheitlichen Dokumentenmanagementlösung und deren Vorteilen. Schnelle Implementierung: Wir unterstützen Sie auf Wunsch gerne schon in der Anfangsphase mit der Aufnahme von Anforderungen für ein genaues Bild der notwendigen technischen und fachlichen Vorrausetzungen. Sie erhalten schliesslich von uns eine digitale Lieferung unserer Softwarelösung, deren Installation und Inbetriebnahme innerhalb kürzester Zeit abgeschlossen ist.

Systemvoraussetzungen: Für den Betrieb von AMAGNO wird mindestens ein Microsoft Windows Server 2016 oder aktueller mit Internet Information Server benötigt. Zusätzlich erwartet AMAGNO einen Microsoft SQL Server 2016 (Express oder höher) oder aktueller. Der AMAGNO Client für Windows benötigt mindestens Microsoft Vista oder aktueller. Für den mobilen Zugriff benötigen Sie einen aktuellen Browser mit aktivierten JavaScript und SSL Verschlüsselung.

Über AMAGNO: Über das Unternehmen AMAGNO: Bei AMAGNO wird seit über zehn Jahren konsequent das Ziel verfolgt, die nächste Generation Büro als digitalen Arbeitsplatz zu erschaffen. Der moderne digitale Arbeitsplatz ist jederzeit, überall und auf jedem Gerät verfügbar. Die Software ist aussergewöhnlich und geniesst damit eine hohe Aufmerksamkeit in den Fach- und Branchenmedien. AMAGNO ist führend im Bereich der Usability und User Experience und wurden dafür mehrfach ausgezeichnet. Die AMAGNO GmbH & Co. KG wurde 2010 als Herausforderung im Bereich Dokumentenmanagement von Jens Büscher in Oldenburg gegründet.

Zusammengefasst

Mit AMAGNO können die Prozesse effizienter gestaltet werden und die Zeitverschwendung für stundenlanges Suchen von Informationen jeder Art wird eliminiert. Verzichten Sie auf grosse Aktenschränke und Archive und lösen Sie sich von wilden Ordnerstrukturen. AMAGNO ist eine hochintegrierte Lösung ohne Module oder Mengen-Limitierungen. Als moderne und innovative Enterprise Content Management Lösung setzt sich AMAGNO deutlich ab. Mit einer Fokussierung auf Automatisierung, leichte Handhabung und flexible Strukturen überzeugt AMAGNO tausende Anwender in allen Branchen. Als Lösung für effizientes Dokumentenmanagement zeichnet sich AMAGNO als ein vollständiges Produkt ohne Module oder Mengenlimitierungen aus. Transparenz schafft Vertrauen und Übersicht!

Sie ermöglicht es Benutzern, Dokumente aller Formate zu durchsuchen, Dateien über einfache oder erweiterte Stichwortsuchen schnell zu finden, und Dateien als kleine Symbole, Miniaturansichten oder grosse ganzseitige Voransichten anzuzeigen. Darüber hinaus bietet AMAGNO verschiedene Möglichkeiten, einzelne oder mehrere Dateitypen (z.B. PDF, XML, TXT, CSV usw.) zu importieren und zu exportieren.

Zu den weiteren Hauptmerkmalen von AMAGNO gehören Funktionen für die sichere Zusammenarbeit mit vollständiger Versionsverwaltung für ISO-Konformität, Drag-and-Drop-Schnittstelle, Dokumentautomatisierung, Lesezeichen, serverseitiger Dateiimport mit und ohne Metadaten, granulare Benutzer-Berechtigungsgruppen, Scanner- und Druckertreiber, automatische Metadatenerkennung, digitales Workflow-Management, Anmerkungen, digitale Stempel, Handschrift und die Möglichkeit, E-Mails automatisch zu importieren. Unternehmen implementieren AMAGNO, um Duplikate, Überschreiben und unbefugtes Bearbeiten oder Löschen zu verhindern. AMAGNO enthält auch einen integrierten Chat, in dem Benutzer an Dokumenten zusammenarbeiten können, indem sie Kommentare abgeben, Dokumente gemeinsam nutzen und vieles mehr. AMAGNO bietet eine Tag-Struktur zum schnellen Auffinden von Dateien und Ordnern, eine integrierte SQL-Datenbankverbindung zum Übertragen von Daten und ein Versionsverwaltungstool zur Gewährleistung der GeBüV, GDPR-, ISO- und GoBD-Konformität in digitalen Workflows. Die Integration ist mit anderen Anwendungen wie SAP, Salesforce, Sage, eGecko, Navision, Microsoft Dynamics, DATEV und anderen verfügbar.

Einfaches Preismodell

Wer die Lösung für mehrere Anwender bzw. für seinen gesamten Datenbestand einsetzen möchte, profitiert von einem transparenten Preismodell in der Schweizer Cloud mit gestaffelten Tarifen. In den Pauschalpreisen pro User und Monat sind sämtliche Funktionalitäten sowie 3 GB Speicherkapazität pro User inbegriffen. Egal, ob die Lizenz für nur einen User oder für 40 User gelöst wird: Es steht immer für alle Anwender der gesamte Leistungsumfang des ECM zur Verfügung. Beratung und Hosting in der Schweiz.

Business-Automatisierung

Teil 1 und 2 verpasst?

AMAGNO Dokumentenmanagementlösung

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Magnetisierung und Dateien (Teil 2 von 3)

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Magnetisierung und Dateien (Teil 2 von 3)

AMAGNO-DMS (Teil 2 von 3)

Im letzen Teil gingen wir auf die generellen Vorteile ein von AMAGNO und wie ein DMS wie AMAGNO für Sie eine Revolution bedeuten kann um Ihre Korrespondenz effizient zu bewältigen.

Wir zeigen Ihnen in drei Teilen auf, wie Sie mit AMAGNO Kosten sparen können: 70% aller Fehler im Unternehmen haben ihre Ursache in Prozessen der Administration, nur 30% in der Produktion. 63% ist der Verbrauch an Papier in den letzten 10 Jahren gestiegen. Jeder Anwender druckt und kopiert pro Tag 35–50 Seiten.

Unter der Haube

Ablage mit digitalen Magneten: Mit seinen digitalen Magneten ordnet AMAGNO jegliche Dokumente auf Basis der Dateiinhalte, inklusive OCR- und anderer Meta-Daten, automatisch ein. Der Ablageaufwand der Mitarbeiter reduziert sich damit erheblich und steigert die Qualität. Statt redundant ist dieselbe Datei automatisch an verschiedenen Magneten auffindbar. Belege digitalisieren und archivieren: Digitalisieren Sie Ihre Belege über Netzwerk- oder TWAIN Scanner. Moderne Scandienstleister unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Aktenbestände. Legen Sie Ausdrucke gleichzeitig digital ab. Importieren Sie über Hot-Folder (SFTP oder SMB) eintreffende Dokumente automatisch und verteilen diese in Workflows oder an Ihre Kollegen.

Import: Egal ob Speichern unter aus jeder Anwendung, das Senden an oder einfach via Drag & Drop: AMAGNO richtet sich beim Importieren von Dateien nach Ihrer persönlichen Vorliebe. Wichtige s können ohne technisch sensible Plugins, manuell oder automatisch importiert werden. Redundanzen & Duplikate verhindern: Mit AMAGNO gibt es jede Datei nur einmal. Bereits beim Import wird geprüft, ob es Dateien mit gleichem Inhalt gibt. Dabei wird nicht nur der Dateiname, sondern auch der Inhalt via Hashcode verglichen. So wird der Datenbestand Ihres Unternehmens um bis zu 30% verringert und überflüssige Datensilos werden aufgelöst.

Magnetisieren und klassifizieren: Die innovative Magnetisierung importierter Dokumente extrahiert relevante Daten und sorgt für die automatische Verarbeitung gleicher Dokumente, zum Beispiel eine Rechnung und seine Belegdaten. Die Belegdaten übergibt AMAGNO an ein Buchungssystem wie DATEV, Sage & Co. Die Magnetisierung und Wiedererkennung funktioniert in allen Bereichen, wie Buchhaltung, Personal- oder Vertragswesen und spart wertvolle Arbeitszeit.

Standortunabhängiges Arbeiten: Mit AMAGNO können Sie vollkommen zeit- und ortsunabhängig auf ihre Dateien und Dokumente zugreifen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie an einem anderen Standort, von Zuhause oder unterwegs arbeiten. Der digitale Arbeitsplatz ist immer dort, wo Sie sich befinden. Durch die internen Kommunikations- und Workflowlösungen sind Sie vollständig eingebunden.

Unabhängig vom Import:  In AMAGNO 5.x werden Dokumente automatisch klassifiziert. Automatische Klassifizierung Nach der Magnetisierung erkennt AMAGNO eintreffende gleiche Dokumente aus jeglichen Quellen wieder und extrahiert relevante Daten. Zum Beispiel Belegdaten einer Rechnung, um diese anschliessend automatisiert Projekten und Lieferanten zugeordnet, einem digitalen Rechnungsworkflow zugeführt und anschliessend an ein Buchungssystem übergeben zu werden. Auf dieser Basis erzeugt AMAGNO automatisch eine Recherchestruktur und verhindert manuelles Anlegen von Ordnern. Einfachstes anlernen Anlernen ohne Scripting: Durch einfaches Anklicken eines Wertes erfassen Sie diesen, erzeugen Merkmale und bestimmen die Wiedererkennung für Folgedokumente. AMAGNO erkennt gleichzeitig relative Positionen bei mehrseitigen Belegen und die Art des Merkmals, beispielsweise ein Datum. Das Anlernen erfolgt ohne Programmierung und steht grundsätzlich jedem Anwender in AMAGNO zur Verfügung und nicht nur Experten. Veränderte Layouts erkennt AMAGNO und bietet eine Verbesserung der Erkennung an.

Frei definierbare Dokumententypen: AMAGNO unterstützt über 100 Dateiformate und lässt Ihnen die freie Entscheidung, welche Dokumententypen erfasst und magnetisiert werden sollen, inklusive der für Sie relevanten Merkmale. AMAGNO passt sich so optimal und branchenunabhängig an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Qualitätsmerkmale und Eingabehilfen Bestimmen Sie die zulässige Qualität der Datenerkennung für eine hohe Sicherheit der Datenverarbeitung, beispielsweise bei Beträgen. Zu prüfende Dokumente zeigt AMAGNO in Aufgabenlisten, markiert die relevanten Merkmale und zeigt die OCR Bereiche im grossen Zoom an.

Hochintegrative und digitale Geschäftsprozesse: Arbeiten Sie automatisiert, aber ohne die Kontrolle über Daten und Prozesse abzugeben. Nutzen Sie die zahlreichen Import- und Exportschnittstellen für die schnelle Interaktion mit Ihren weiteren Unternehmensanwendungen. AMAGNO ist Bestandteil Ihrer IT Softwareinfrastruktur und wird mit Ihren Kundenverwaltungsystemen, Warenwirtschaften, Finanzbuchhaltungen und Fachanwendungen schnell verbunden.

Beispiel eines digitalen Geschäftsprozesse: Ein Rechnungsworkflow mit digitalen Stempeln und Anmerkungen. Datenübergabe via DATEV, Sage & Co.: Übergeben Sie Daten via XML, TXT oder CSV Dateien an externe Dienstleister bzw. weitere Anwendungen. Exportieren Sie Ihre Daten dazu auf Ihren PC oder Ihren Server und leiten sie von dort weiter. Importieren Sie die Daten beispielsweise als Buchungssätze in Ihre DATEV Rechnungswesen PRO Finanzbuchhaltung oder als Auswertungsgrundlage in Ihre Business Intelligenz (BI) Anwendung. Workflow-gesteuerte Aktionen Aktivieren Sie über den Workflow externe Webservices / URLs und übergeben Sie Daten, um externe Applikationen zu steuern. Mit AMAGNO wird automatisch das Rückgabeergebnis ausgewertet, um in AMAGNO Ergebnisse aus einer XML Rückgabe wieder zu verwerten, z.Bb. für die Workflowsteuerung oder spezielle Validierungen. Export und Import Möglichkeiten: Ob einzelne Dateien oder den kompletten Dateibestand: AMAGNO exportiert oder importiert Dateien wann und wie Sie es wünschen. Bei Bedarf können Sie auch mit der modernen REST/JSON Schnittstelle eigene spezielle Anbindungen oder Applikationen auf Basis der AMAGNO Technologie entwickeln. Wiedervorlagen und Fristen einhalten. Mit AMAGNO schaffen Sie die perfekte Grundlage, um in Unternehmen gesetzliche Vorschriften und Normen wie z.Bb. GüBüV, GoBD, ISO, DSGVO oder ähnliche einzuhalten. AMAGNO überwacht automatisch Wiedervorlagen, Aufbewahrungs- oder Löschfristen und erleichtert so das Personalwesen, Vertragswesen, Qualitätsmanagement und Rechnungsprüfungen.

Suchfunktion mit extremer Performance: Es ist unerheblich, wie eine Datei benannt ist. Wichtig ist, was in der Datei steht. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht länger in endlosen Tiefen des Dateisystems die jeweils aktuelle Version einer Datei suchen. Mit AMAGNO nutzen Sie eine Suchfunktion mit extremer Performance aus jeder Anwendung heraus. Oder einfach durch das Anklicken des Suchbegriffs direkt in einem beliebigen Dokument. Durch die Volltextsuche finden Sie den gewünschten Inhalt in Sekunden. Mit der dokumenten zentrischen Vorschau lassen sich Inhalte optisch schnell erfassen.

Der Dateiname wird irrelevant. AMAGNO sucht im gesamten Text und hebt Fundstellen farblich hervor. Volltextsuche in 100 Dateiformaten: In über 100 Dateiformaten finden Sie durch die intelligente Volltextsuche den gewünschten Inhalt. Schon bei der Aufnahme in den Datenbestand analysiert AMAGNO viele Dateien durch eine Texterkennung. Eine manuelle Verschlagwortung oder genaue Dateibenennung ist kaum mehr notwendig. Durch den modernen Webclient funktioniert die Volltextsuche auch in allen mobilen Endgeräten und über jeden aktuellen Browser. Suchbegriff direkt im Dokument: Klicken Sie auf einen beliebigen Suchbegriff in einem Dokument und lassen Sie sich direkt alle korrespondierenden Dateien anzeigen. Zum Beispiel in einer Rechnung eine Projektnummer. AMAGNO zeigt direkt alle relevanten Dokumente zum Projekt an und springt in den gefundenen Dokumenten sofort zum Suchbegriff. Nie war es einfacher relevante Dokumente zu finden. Aus jeder Anwendung heraus: Starten Sie Ihre Suchanfrage aus jeder beliebigen Anwendung heraus. Dazu markieren Sie lediglich den gewünschten Begriff (z.bB. Kundennummer) in Ihrer externen Anwendung. Durch eine frei bestimmbare Tastenkombination ( Hot Key ) startet AMAGNO Ihre Suche. Es ist kein Plugin notwendig und sofort in jeder Anwendung verfügbar. Natürlich sind auch erweiterte Suchanfragen möglich. Innerhalb von Sekunden: Die Suche von AMAGNO ist extrem leistungsfähig. In Millionen von Dateien finden Sie innerhalb weniger Sekunden die gewünschten Dateien und Dokumente. Im Rahmen Ihrer Rechte finden Sie Inhalte zu jeder Zeit und an jedem Ort wieder. Vergessen Sie die Suche in Ihrem alten Dateisystem. Mit AMAGNO wenden Sie für Suchanfragen nur noch einen Bruchteil Ihrer bisherigen Arbeitszeit auf.

Business-Automatisierung

Weiter zu Teil 3 der Serie

AMAGNO Dokumentenmanagementlösung

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Automatisierung von Arbeitsabläufen (Teil 1 von 3)

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Automatisierung von Arbeitsabläufen (Teil 1 von 3)

AMAGNO-DMS (Teil 1 von 3)

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) automatisieren den Prozess der Verwaltung von Dokumenten von der Erstellung über die Speicherung bis hin zur Verteilung im gesamten Unternehmen, wodurch die Effizienz erhöht und die Kosten und die Unordnung bei der Verwaltung von Papieraufzeichnungen reduziert werden. Dokumentenmanagement-Anwendungen bieten Lösungen für eine Vielzahl von Dokumentanforderungen, von Dokumenten mit geringer Spezifität und hohem Umfang, wie Standardformularen bis hin zu fachspezifischen Artikeln mit geringem Umfang, wie zum Beispiel Eins-zu-eins-Korrespondenz. DMS-Software ist mit Digital-IT-Asset-Management-Software und Wissensmanagement-Software verbunden.

Wir zeigen Ihnen in drei Teilen auf, wie Sie mit AMAGNO Kosten sparen können: 70% aller Fehler im Unternehmen haben ihre Ursache in Prozessen der Administration, nur 30% in der Produktion. 63% ist der Verbrauch an Papier in den letzten 10 Jahren gestiegen. Jeder Anwender druckt und kopiert pro Tag 35–50 Seiten.

Übersicht

Vom Pferd zum Auto: Lassen Sie sich durch die digitale Revolution nicht abhängen. War während der industriellen Revolution der Wechsel vom Pferd zum Automobil eine der grossen Herausforderungen, ist es nun der Sprung von der Papierablage und dem Dateichaos hin zum digitalen Arbeitsplatz. Mit einer Enterprise Content Management Lösung verschafft sich Ihr Unternehmen wieder Ressourcen und nimmt rasant an Fahrt auf.

Effizienter Zugriff auf Dokumente: Jeden Tag werden enorme Arbeitszeiten bei der Suche nach den benötigten Dateien und Dokumenten aufgewendet. Dabei muss das benötigte Dokument für Sie sofort verfügbar sein, ohne Suche in den Tiefen eines Dateisystems oder wilden Strukturen von Netzlaufwerken. Das finden, was gesucht wird und nicht das suchen, was man finden möchte.

Geringere Kosten: Vom Zeitfaktor abgesehen bietet Ihnen eine moderne Dokumentenmanagementlösung einen deutlichen Kostenvorteil. Verzichten Sie zukünftig auf grosse Aktenschränke und Archive. Auch bei der benötigten IT-Infrastruktur sind deutliche Kosteneinsparungen möglich, denn durch ein effizienteres Arbeiten und mit einem geringen Datenbestand ist auch Ihre IT-Infrastruktur weniger gefordert.

Standortunabhängiges Arbeiten: Mit AMAGNO können Sie vollkommen zeit- und ortsunabhängig auf ihre Dateien und Dokumente zugreifen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie an einem anderen Standort, von Zuhause oder unterwegs arbeiten. Der digitale Arbeitsplatz ist immer dort, wo Sie sich befinden. Durch die internen Kommunikations- und Workflowlösungen sind Sie vollständig eingebunden.

Bei AMAGNO steht die vollständige Ablösung toter Dokumente im Fokus. Mit AMAGNO surfen Sie durch interaktive Dokumente, Belege etc. Das Antippen eines beliebigen Begriffes führt Sie zu allen korrespondierenden Dokumenten. Die umfassende Dateivorschau zeigt Ihnen alle Dokumente grossflächig und zentralisiert, lässt Sie Anmerkungen aufbringen und digitale Stempel platzieren, um die elektronischen Dokumente durch einen intelligenten Workflow zu führen.

Bei AMAGNO stehen die Dokumente in der dokumenten zentrischen Vorschau im Fokus.

Übersichtlich und interaktiv: Bei der Entwicklung von AMAGNO wird sehr viel Wert auf eine klare und intuitive Benutzeroberfläche gelegt. Der AMAGNO Client kommt mit wenigen Schaltflächen aus und überzeugt in der Bedienung durch eine hohe Effizienz. Dokumente werden interaktiv und ein Klick auf z.b. eine Rechnungsnummer zeigt alle weiteren relevanten Dokumente an. Die Vorschau springt dabei direkt zur entsprechenden Fundstelle und hebt diese hervor.

Dokumente im Fokus der Vorschau: Mit AMAGNO stehen die Dokumente im Fokus und werden zentral und grossflächig angezeigt. Mehrseitige Dokumente lassen sich durchblättern und Sie erfassen die Inhalte direkt und ohne das Dokument öffnen zu müssen. Nicht benötigte Bedienelemente blenden sich automatisch aus, so dass noch mehr Platz für die Dokumente bleibt. Ohne harten Bruch erfahren Anwender schnell die Vorzüge ihres digitalen Arbeitsplatzes.

Branchenunabhängige Lösung: Unternehmen, die sich für AMAGNO entscheiden, erhalten eine komplette und in sich stimmige Enterprise-Lösung. Alle Funktionen und Möglichkeiten in einer Software. Dabei presst AMAGNO Unternehmen nicht in vorgefertigte Konzepte, sondern lässt sich individuell für das jeweilige Unternehmen innerhalb kürzester Zeit konfigurieren. Keine Herstellerabhängigkeit AMAGNO ist mit einem sehr hohen Anspruch an Funktionalität und Usability entwickelt worden. Sollten Sie Ihre Daten ausserhalb von AMAGNO benötigen, exportieren Sie jederzeit eigenständig alle Daten und Dokumente ohne Kostenaufwand.

Wettbewerbsfähiger durch eine digitale Ablage: Lassen Sie Ihren Arbeitsplatz nicht mehr von undurchsichtigen Papierbergen und aufwändigen Prozessen dominieren. Mit AMAGNO und seinen Magneten wird Ihre Ablage und Ihr Archiv komplett digitalisiert. Das spart nicht nur viel Platz, sondern auch enorm viel Zeit. Zukünftig können Sie sich wieder auf wichtigere Aufgaben fokussieren und geniessen alle Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes.

Im nächsten Teil (Teil 2) werden wir auf weitere Funktionen und Lösungen für Ihren Arbeitsplatz mit AMAGNO eingehen.

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2 Teil weiter lesen...

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