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Digitale Transformation reibungslos umsetzen

Digitale Transformation reibungslos umsetzen

Enterprise Content Management – für eine reibungslose digitale Transformation in ihrem KMU

Ein Enterprise Content Management System (ECM) kann die Effizienz in ihrem KMU deutlich verbessern, Kosten reduzieren und gleichzeitig die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden erhöhen. In fast allen Fachabteilungen kann eine ECM-Software eines Unternehmens relevante Mehrwerte bringen. In diesem Beitrag gehen wir ausführlich darauf ein, welche Abteilungen profitieren, und welche Vorteile der Einsatz  einer Enterprise Content Management Software mit sich bringt. Enterprise Content Management-Integratoren wie Leuenberger Solution helfen mit, Ihr Unternehmen bei der Einführung von digitalen Dokumenten über ein ECM-System zu unterstützen. Wir zeigen nachfolgend, was ein ECM ist und warum es für Unternehmen einen enormen Nutzen darstellt. Desweiteren geben wir Tipps für die erfolgreiche Einführung einer ECM-Lösung im KMU, Industrie, Verbände und NGOs. Die Integration eines ECM hilft dabei, die Dokumente und Informationen im Unternehmen wesentlich effektiver zu nutzen und gleichzeitig zu automatisieren über sogenannte Workflows. Es profitieren alle Beteiligten: Die Anwender im Betrieb erhalten rasch alle Informationen, die sie benötigen, die Kosten der Verwaltung von Dokumenten sinken, Daten werden besser geschützt, Informationen sind überall und jederzeit verfügbar.
05/02/2021 PLE

 

Themenüberblick:

Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

ECM und DMS – gleiches oder nicht?

Welches sind die Vorteile eines Enterprise Content Management?

Die Funktionen von Enterprise Content Management

Enterprise Content Management System einführen: Tipps für erfolgreiche ECM-Projekte

IST und Soll-Zustand von Enterprise Content Management (ECM)

Wie unterstützt Leuenberger Solution die Einführung einer Lösung?

Fazit

Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

Ein Enterprise Content Management (ECM) hat die Aufgabe, den Dokumentenfluss im Unternehmen zu digitalisieren und zu automatisieren. Dazu gehören Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Daten und Dokumenten, bis hin zur digitalen Signatur für Verträge. Dokumente sind überall verfügbar, die Sicherheit und Compliance sind gewahrt. Mobile Anwender haben Zugriff auf alle notwendigen Daten von unterwegs. Es können mehrere Mitarbeiter auf das gleiche Dokument parallel zugreifen und man sieht welche Anpassungen und Veränderungen durch welche Person gemacht wurden und können als versionisierte Dokumente abgelegt werden. 

Somit wird auch die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten auf diesem Weg digitalisiert, modernisiert und damit auch qualitativ verbessert werden. Im Zentrum eines ECM steht also das Digitalisieren der Dokumente. Ein ECM geht dabei aber noch wesentlich weiter: Neben der Archivierung kann das System auch alle Abläufe beim Bearbeiten von Dokumenten digitalisieren und damit auch automatisieren. Es findet nicht nur eine Speicherung und Archivierung statt – das Enterprise Content Management hilft auch bei der aktiven Verwaltung der Dokumente im laufenden Betrieb.

Ein ECM hilft dazu auch bei der Wiederauffindbarkeit von älteren Dokumenten. Durch Verschlagwortung und Volltextsuche werden Anwender im Unternehmen dabei unterstützt, Routineaufgaben schneller und einfacher durchzuführen. Viele Betriebe und KMUs nutzen das ECM System auch zur elektronischen Rechnungsstellung über eine zu Ihnen passenden Workflow. Zu den wesentlichen Vorteilen einer Enterprise Content Management Software gehören effektiveres Arbeiten, geringere Kosten und mehr Kontrolle über die Dokumente.

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ECM und DMS – gleiches oder nicht?

Gibt es einen Unterschied? Wer die Einführung eines ECMs oder Dokumentenmanagement-Systems plant, sollte sich mit den Unterschieden zwischen ECM und DMS auseinandersetzen. Denn in vielen Fällen ist der Einsatz einer Enterprise Content Management Software sinnvoller als die Einführung eines DMS. In jedem Fall sollten vor der Evaluation die Wahl klar sein. Hier spielt natürlich auch die Erwartungshaltung der Fachabteilungen im Betrieb eine grosse Rolle.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dient dazu, Dokumente digital zu archivieren, um einen schnellen Zugriff zu gewährleisten. Das ist der Grund, warum ein DMS nicht alleine eingesetzt werden, sondern ein Bestandteil von einem ECM-System ist. Auch wenn sich ECM und DMS in der Oberfläche ähneln, unterscheiden sie sich! Ein ECM bietet eine umfassende Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung von digitalen Dokumenten in Unternehmen durch Workflows (wir sprechen hier von Business Automation). Das DMS ist daher ein Teil eines ECM-Systems. Wer den kompletten Lebenszyklus (in englisch Livecycle) von Dokumenten von ihrer Erstellung und Bearbeitung bis hin zur Archivierung abdecken will, ist mit einer generellen ECM-Software richtig abgedeckt. Wollen Sie allerdings Dokumente nur archivieren, können Sie auch auf ein DMS setzen.

Damit ein ECM seine Funktionen zur Verfügung stellen kann, sind modulare Software-Bestandteile wichtig. In Kombination ergibt das ein effektives Verwaltungssystem für Dokumente. Neben dem Archivierungs-System (DMS) spielen auch Export und Import von Daten an Drittsysteme wie u.A. ERP (Enterprise-Resource-Planning) und CRM (Customer-Relationship-Management) eine wichtige Rolle.

Welches sind die Vorteile eines Enterprise Content Management?

Ein ECM-System bietet für nahezu alle Fachabteilungen im KMU einen Mehrwert. Die Vorteile werden bei den unterschiedlichen Bereichen und in den einzelnen Abteilungen im Unternehmen auf verschiedene Weise sichtbar, haben aber eines gemeinsam: Digitale Dokumente verbessern und erleichtern die Arbeit und senken Kosten. Ausserdem kann ein ECM, einfach ausgedrückt, die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen (Compliance) durch das Unternehmen einfacher einhalten und für Sicherheit der Dokumente im Betrieb sorgen. Datensätze lassen sich wesentlich sicherer ablegen, als Papier. Die Integration in bestehende Prozesse im Betrieb ist damit gesichert. Die Herangehensweise an die Dokumente sind daher generell ähnlich. In den einzelnen Abteilungen ergeben sich aber weitere Möglichkeiten (gemeinsame Verrichtung von Tätigkeiten bzw. das Zusammenwirken von mehreren Beteiligten), von denen die Anwender, die Abteilung, und damit auch der komplette Betrieb profitieren – die sogenannten Synergien.

1. Digitale Dokumente sind in vielen Bereichen rechtssicher

Ein Enterprise Content Management reduziert Kosten, verbessert und vereinfacht Abläufe im Unternehmen. Denn gerade hier schlummert in vielen Betrieben enormes Optimierungspotential. Viele Nutzer von herkömmlichen Dokumenten und Verträgen gehen immer noch davon aus, dass ein Dokument nur dann rechtsverbindlich wird, wenn es eigenhändig unterschrieben wird. Das ist im digitalen Zeitalter nicht mehr richtig. Denn hier sind digital unterschriebene Unterlagen auch rechtsgültig. In jedem Fall ist es für Unternehmen sinnvoll zu prüfen, welche Verträge und andere Dokumente digital signiert gültig sind. Dazu bedarf es allerdings rechtssichere Abklärungen mit bewanderten Anwälten. Hier stecken Möglichkeiten, Geschäftsvorgänge zu beschleunigen und deutlich zu optimieren, auch vor Kanzleien und Enterprise Unternehmen. Vertragspartner schliessen schneller Geschäfte ab und werden beschleunigt, die Zeit wird optimal genutzt und nicht durch den Versand von Papierdokumenten verschwendet. Ein Workflow für das Vertragsmanagement erleichtert die Verwaltung und das Controlling wichtiger Verträge im ECM. Der Trend geht immer mehr in Richtung digitaler Signatur, schon allein aufgrund der immer weiter fortschreitenden Internationalisierung und Globalisierung von Transaktionen. Informationen müssen schnell sowie überall zugänglich und abrufbar sein. Schriftstücke müssen in kürzester Zeit von allen beteiligten Personen zugreifbar sein und unterschrieben werden können. Nur dadurch lassen sich die Herausforderungen an die Digitalisierung in Unternehmen meistern.

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2. Die Dokumenten-Abläufe werden durch ein ECM verbessert

Ein grosser Vorteil von elektronischen Dokumenten beim Einsatz eines ECM sind die deutlich geringeren Kosten im Vergleich zu Papierdokumenten. Zu den Einsparmöglichkeiten gehören etwa Ausgaben für Büromaterial und den Ablageplatz sowie die Arbeitszeit für den Umgang mit den Papierdokumenten. Druck- und Kopierkosten spielen hier genauso eine wichtige Rolle, wie der Lagerplatz und der Transport der Dokumente im Betrieb. Im Verkauf gibt es zum Beispiel häufig eine umfangreiche Korrespondenz zwischen Kunden und Verkäufer. Die Dokumente, die dabei anfallen, werden meistens von mehreren Mitarbeitern benötigt. Wenn diese Mitarbeiter noch in verschiedenen Abteilungen arbeiten, oder ein Telefonsupport Antworten zu Fragen für den Verkaufsvorgang geben muss, wird es mit Papierdokumenten äusserst kompliziert. Die Dokumente müssen jederzeit auffindbar und nutzbar sein. Hier spielen digitale Dokumente ihren Vorteil eindeutig aus. Ganz nebenbei wird noch die Reaktionszeit im Unternehmen verbessert, genauso wie der Informationsfluss. Das wiederum resultiert in einer wesentlich höheren Kundenzufriedenheit.

Nicht nur die Rechtsabteilung profitiert vom schnellen Durchlauf digitaler Dokumente. Durch die Verwendung eines ECM werden auch Genehmigungsprozesse deutlich verkürzt und sind vor allem transparenter für alle Beteiligten. Innerhalb des ECM wird protokolliert, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat. Auch das ist hilfreich für die Rechtsabteilung und allen übrigen am Prozess beteiligten Personen. Natürlich lassen sich auch Änderungen an Dokumenten genau protokollieren, inklusive des Zeitpunkts, dem Ort und den durchgeführten Änderungen.

3. Schnellere Vermittlung von qualifizierten Arbeitskräften

Ein ECM hilft dabei, die Flut an Bewerbungen zu bewältigen. Einstellungsprozesse neuer Mitarbeiter werden in HR-Abteilungen schneller abgewickelt, da sich auch Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträge digitalisieren lassen. Zusätzlich wird dadurch auch die Aussenwirkung des Unternehmens verbessert, da Bewerber erkennen, dass ein Unternehmen moderne Systeme einsetzt, und sich dadurch auch im Vergleich zu den Mitbewerbern besser positionieren kann.

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Die Funktionen von Enterprise Content Management

Ein ECM-System besteht aus mehreren Funktionslösungen, mit denen die verschiedenen Stufen der Verwaltung von Dokumenten abgewickelt werden. Die wesentlichen Bestandteile eines ECM sind:

  • Erfassung und Import
  • Verwaltung
  • Speicherung
  • Bewahrung
  • Ausgabe

Bei der Verwaltung spielen wiederum mehrere Systeme eine Rolle. Neben einer Dokumentenverwaltung ist auch Kollaboration wichtig. In diesem Zusammenhang wird ein ECM zum Beispiel mit dem Groupware- und E-Mail-System verbunden. Ein Beispiel für eine solche Integration ist die Anbindung an Microsoft Exchange Office 365 und Google Workplace. Auch ein Web Content Management fällt unter die Verwaltung, genauso wie das Records Management, also die Verwaltung von Schriftgut und Ablage. Das Workflow-Management stellt die Vorgangsverwaltung dar. ECM-Systeme wie amagno oder box werden in vielen Fällen über verschiedene einzelne Programmmodule und Komponenten bereitgestellt. Je nach Anbieter sind alle Funktions-Module als Basis verfügbar oder können modular zusammengestellt werden.

Enterprise Content Management System einführen: Tipps für erfolgreiche ECM-Projekte

Im Fokus eines ECM steht also das Digitalisieren der Dokumenten-Archive, so wie bei einem Dokumentenmanagement-System. Ein ECM geht dabei aber noch wesentlich weiter: Neben der Archivierung kann das System auch alle Abläufe beim Bearbeiten von Dokumenten digitalisieren und damit auch automatisieren. Es findet nicht nur eine Speicherung und Archivierung statt – das Enterprise Content Management hilft auch bei der aktiven Verwaltung der Dokumente im Betrieb. Ein ECM hilft dazu auch bei der Wiederauffindbarkeit von Dokumenten. Durch Verschlagwortung oder virtuellen Stempel oder Volltextsuche werden Anwender im Unternehmen dabei unterstützt, Routineaufgaben schneller und einfacher durchzuführen. Viele Betriebe nutzen ein ECM System auch zur elektronischen Rechnungsstellung. Zu den wesentlichen Vorteilen einer Enterprise Content Management Software gehören effektiveres Arbeiten, geringere Kosten und mehr Kontrolle über die Dokumente.

5 Tipps für erfolgreiche ECM-Projekte

“Die folgenden Punkte werden Sie dabei unterstützen”

IST- und SOLL Zustand von Enterprise Content Management (ECM)

Rund 30 Prozent aller schweizer mittelständischen Unternehmen wollen in naher Zukunft in eine integrierte ECM-Software investieren. Schon jetzt verwaltet fast jedes zweite Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (47 Prozent) seine Dokumente digital – in 2017 waren es erst 33 Prozent. Dies sind zwei Ergebnisse der repräsentativen Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“, die von Bitkom Research im Auftrag des Digital Verbands Bitkom (DE) durchgeführt wurde. Vor allem Effizienzsteigerungen motivieren zu den Investitionen.

91 Prozent der Unternehmen betonen den schnelleren Zugriff auf Informationen, 88 Prozent die Tatsache, dass so Aufwand und Kosten gesenkt werden. Für ebenfalls 88 Prozent ist eine bessere Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust zentral, für 80 Prozent eine bessere Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien.

Bitcom ECM-DMS

Zu den Vorteilen einer ECM-Lösung gehören die Digitalisierung von Rechnungen, die elektronische Archivierung von Akten und die Möglichkeit, dass Teams gemeinsam an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten aus zusammenarbeiten können. Bei der Organisation geht es heute nicht mehr nur um klassische Office- oder PDF-Dateien, die jeweils bei 92 Prozent und damit bei so gut wie allen Unternehmen im Mittelstand digital vorliegen. Sondern etwa auch um Bilder (57 Prozent), Audio-Dateien (25 Prozent) oder Videos (18 Prozent).

Die Cloud ist inzwischen im Mittelstand angekommen und löst den On-Premises-Betrieb zunehmend ab. Mehr als jedes zweite Unternehmen (58 Prozent) verwaltet seine digitalen Dokumente heute in der Private Cloud bzw. Public Cloud, das sind 9 Prozentpunkte mehr als im Jahr 2017. Vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen bietet die Dokumentenverwaltung und -Organisation aus der Cloud ein grosses Potenzial, da IT-Ressourcen hier besonders knapp sind und niedrigere IT-Kosten gewünscht sind. Die Zahl der Unternehmen, die ihre ECM-Software im eigenen Unternehmen betreiben, ging im gleichen Zeitraum von 59 Prozent auf 44 Prozent zurück.

Wie unterstützt Leuenberger Solution Sie bei der Einführung einer ECM-Software?

Damit die Arbeit mit einem digitalen System für das Enterprise Content Management (ECM) tatsächlich wie angestrebt die täglichen Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt, hat sich eine klar strukturierte Vorgehensweise bei der Einführung bewährt. Leuenberger Solution empfiehlt hier sechs Schritte – wobei eine vorbereitende Phase für die nötige Akzeptanz der Belegschaft werben und sie für die Mitarbeit im Einführungsprojekt motivieren soll.

Denn bevor überhaupt mit der Planung zur Auswahl und Einführung des ECM-Systems begonnen wird, sollten Management und IT-Team sich mit allen involvierten Fachabteilungen gut beraten. Denn wie jede Veränderung sorgt auch die Digitalisierung des Dokumenten-Managements für Verunsicherungen, die ernst genommen und aus dem Weg geräumt werden sollten. Erst wenn die Belegschaft wirklich von der Arbeit mit einer ECM-Lösung überzeugt ist, kann die eigentliche Planung des ECM-Projektes in sechs Schritten starten:

1. Schritt: Vorstudie und Orientierung (Analyse Workshop)

Als Basis für die Planung dient die Ermittlung des Ist-Zustandes der Dokumentenverarbeitung im Unternehmen und all derjenigen Abteilungen, die zukünftig mit dem ECM-System arbeiten sollen. Hierbei ist im Gespräch mit den Mitarbeitern der konkrete Handlungsbedarf zu ermitteln – in Form von Must-Haves und Nice-to-Haves. Hierbei gilt: Je mehr Papier während der täglichen Arbeit anfällt, desto grösser das Potenzial für Zeit- und Kosteneinsparungen durch die Umstellung.

2. Schritt: Die Lösungspräsentation des Anbieters

Auf Grundlage dieser Zielformulierung erarbeitet Leuenberger Solution erste Lösungsvorschläge und präsentiert diese kostenfrei. Alle für das Projekt wichtigen Mitarbeiter sollten an dieser Präsentation teilnehmen, so dass anschliessend alle Beteiligten gemeinsam entscheiden können, ob die präsentierte Lösung passt oder nicht. Schliesslich sollen am Ende alle mit der neuen Lösung wirklich zufrieden sein.

3. Schritt: Workshops zur neuen Lösung im Vorfeld

Mit dem ausgewählten Anbieter sollte vor Projektbeginn ein Lösungs Workshop vereinbart werden, um auf dieser Basis ein individuelles Angebot zu erstellen, dass den Projektzielen möglichst nahekommt. Hier wird auch der Umgang mit dem Dokumenten-Altbestand geklärt: Soll das Einscannen oder Importieren ein Teil der Dienstleistung oder eine Eigenleistung sein?

4. Schritt: Angebot und On Premise oder Cloud

Als nächster Schritt bei der Einführung eines ECM-Systems folgt ein konkretes Angebot inklusive verbindlicher Preise. Ist eine klassische On-Premises-Lösung geplant, muss das Angebot in jedem Fall Preisangaben für Software, zusätzliche Hardware und alle Dienstleistungen enthalten. Bei einer Cloud-Lösung sind nicht nur Laufzeit und Mietpreis wichtig, sondern auch Kündigungsmodalitäten, Sicherheit Zusagen oder Performance- und Skalierbarkeit Optionen. Wer sich momentan noch nicht für den Einsatz eines Cloud-Systems entscheiden kann, sollte auf jeden Fall darauf achten, dass bei Bedarf der Wechsel zu einer Cloud-Lösung so einfach wie möglich ist.

5. Schritt: ECM-Einrichtung und Training

Wir installieren zusammen mit dem SuperUser/Administrator die Lösung. Anschliessende Basic- und Advanced-Schulungen werden direkt mit den Fachabteilungen vereinbart und durchgeführt.

6. Schritt: Review Workshop

Läuft das ECM-System schliesslich, empfiehlt Leuenberger Solution als letzten Schritt des Einführungsprojektes den Review-Workshop. Zirka sechs bis zwölf Wochen nach der Inbetriebnahme kommt der Anbieter dazu nochmal ins Haus, begutachtet den Betrieb und begleitet die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit. So kann er unmittelbar konkrete Tipps geben, die den Anwendern die Arbeit mit dem ECM-System weiter erleichtern.

Fazit

Eine gute Vorbereitung und Planung zusammen mit dem Lieferanten und den Fachabteilungen ist schon die halbe Miete. Projekte in einer Grössenordnung von 2-50 Mitarbeiter sind meist in mehrere Meilensteine gegliedert, so dass mal ein Workflow eingeführt und umgesetzt wird, so dass sich die Mitarbeiter damit auseinandersetzen und gewöhnen können. Danach können dann weitere Workflows eingführt werden. Die Einführungszeiträume gehen von ca. 1 – 4 Wochen. Dazu begleiten wir Sie professionell und versuchen Sie an der Hand zu nehmen, so dass jede Transformation ein Erfolg wird!

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“2021 das Jahr der digitalen Transformation starten…”

AMAGNO.CONNECT Keynote – Neuigkeiten rund um Enterprise-Content-Management

AMAGNO.CONNECT Keynote – Neuigkeiten rund um Enterprise-Content-Management

Was gibt es Neues (AMAGNO.CONNECT Keynote)?

Am 20.10.2020 fand die AMAGNO.CONNECT Keynote statt und alle waren dazu eingeladen. Der Event fand online statt wegen der anhaltenden Corona-Pandemie. Jens Büscher (CEO, Amagno) hat sich über die Vergangenheit, die Gegenwart und über die Zukunft von Dokumentenmanagement und generell über Digitalisierung in der DACH-Region und im internationalen Vergleich geäussert. Noch nie mussten wir uns so schnell den aktuellen Gegebenheiten anpassen. Zitat “Nicht die Klügsten oder die Reichsten überleben, sondern die Anpassungsfähigsten”, so Wladimir Klitschkos Zitat auf der Digital X Konferenz.

 

Einführung

Nach fast zehn Jahren kann AMAGNO auf grosse Erfolge zurückblicken. Was das Unternehmen erreicht hat in dieser Zeit: 584 Kunden mit On-Premise- und Cloud-Lösungen. 28 Lösungspartner, welche Schnittstellen und Projekte umsetzten. Die Kunden-Weiterempfehlungsquote von 83% spricht für sich. Um so ein Produkt auf den Markt zu bringen in dieser Komplexität, ist für alle eine hohe Herausforderung. Aber das zeigt doch, wie zufrieden die Anwender aktuell damit sind. Stand August 2020 haben sich 70% aller Neukunden für eine Cloudlösung entschieden und das nicht ohne Grund. Zurzeit arbeiten 25’000 Anwender mit AMAGNO, und es sind bis Ende 2019 so viele Dokumente dazugekommen wie insgesamt in den Jahren zuvor. Das heisst, die Dokumentenzahlen multiplizieren sich momentan in einer erheblichen Art und Weise, sodass ein dringender Handlungsbedarf besteht, die Cloud-Lösungen weiterzuentwickeln. AMAGNO hat von 2018 auf 2019 ein Umsatzplus von 27% erreicht. Der Grossteil der Schweizer Unternehmen ist 2018 in die Cloud gewandert. Die heutigen Geschäftsführer entscheiden sich nicht für ein Produkt, welches initial 100’000.- SFr. kostet, sondern entscheiden sich für die kostentransparente Mietvariante, welche sie mit 1’000.- SFr. pro Monat genau berechnen können. Die deutsche Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat AMAGNO im Jahr 2018 als eines der schnellst wachsenden digitalen Unternehmen Deutschlands eingestuft. Heutzutage muss sich ein Entscheider regelmässig Gedanken über die Entwicklung seines Unternehmens machen.

 

AMAGNO-Erfolge

Manchmal werden wir durch Naturereignisse, die wir nicht beeinflussen können, wie wir es aktuell mit der Corona-Pandemie erleben, überrascht. Das zeigt sich aktuell sehr durch neue Bedürfnisse der Kunden, um z.B. unabhängig von Zuhause aus alle Geschäftsabläufe ausführen zu können. Auf das Dokument bezogen, heisst dies, es werden Prozesse benötigt, die die Geschäftsabläufe mit physischen Dokumenten ablösen können. Im Laufe der nächsten Jahre wird das Papier oder die Briefpost massiv an Bedeutung verlieren. Anstelle vom Papierdokument werden beispielsweise die Rechnungen durch XML-Dateien abgelöst. Wir sehen das heute schon anhand von eBill und QR-Codes-Rechnungen. Heutzutage kann und wird schon ein Teil der Papierpost nicht mehr im Unternehmen verarbeitet, sondern von externen Dienstleistern wie etwa Dropscan, Arcplace, Peax, DuMo, etc. Umrahmt wird dies von den nötigen rechtlichen Rahmenbedingungen, welche das Thema digitalisierte Papierpost in eine neue Rolle bringen: rechtssicher, revisionssicher, archivierbar und ohne Aktenschränke. Dasselbe gilt für die heute schon sehr verbreiteten digitalen Rechnungen, wie wir sie von Banken, Versicherungen, SBB etc. kennen (Abholung im jeweiligen Portal). Leider jedoch ist jedes Dokument in der jeweiligen Ablage des Rechnungsstellers abgelegt, und man ist verpflichtet das Dokument sich dort anzusehen, auszudrucken oder herunterzuladen. Es gibt vereinzelte Dienstleister, (Invoicefetcher) welche die Rechnungen automatisch herunterladen und über Konnektoren an AMAGNO automatisiert weitergeben.

 

 

 

 

 

 

Kurz gesagt: der Fokus ist darauf gerichtet, rasch ein System zu implementieren, meist sogar ohne grosse Unterstützung durch eine interne IT. Dank Cloud-Lösung kann AMAGNO schnell und einfach in Betrieb genommen werden und braucht kaum noch IT-Administration, dafür aber das Knowhow der spezifischen Fachabteilungen. Die Verknüpfungen mit externen Dienstleistern zur Digitalisierung Ihrer Aktenbestände werden direkt als Plugin oder Schnittstelle ins System integriert. Das funktioniert fast so einfach wie das Installieren einer App auf dem Smartphone. Das ist heute schon die Zukunft.

 

Was wird es Neues geben zur Version 6?

Die Strategie für den heutigen Markt wird angepasst und rückt den Workflow ins Zentrum. Zukünftig werden für Neuinstallationen fertige Workflow-Lösungen per Mausklick integrierbar sein. Ohne Konfiguration und Anpassungen können so Abläufe minutenschnell eingefügt werden. «No Code» ist die Devise – kein Scripten und keine Entwicklungsarbeiten von seiten der Kunden sind schon heute Realität, um komplexe Workflowabläufe umzusetzen.

AMAGNO-Strategie

 

Für die Plattform ist ein weiterer und wichtiger Stützpfeiler die Anbindung über die Restful-API. Die API wird weiter ausgebaut in eine neue v3. Damit ist es heute schon möglich, Daten und Informationen aus AMAGNO beispielsweise in einem x-beliebigen CRM (Customer-Relationship-Management) abzubilden. 

Des weiteren ist die Plattform frei skalierbar, egal wann sie benötigt wird. Wir reden hier sowohl von On-Premise-Installationen sowie auch von den Cloud-Lösungen von AMAGNO. Weiter wird an einer Multiplattform-App gearbeitet, die es ermöglichen wird, egal von welchem Eingabegerät aus, AMAGNO zu verwenden (Smartphone, Tablet, Browser, Client, etc.) und das absolut unabhängig vom verwendeten Betriebssystem. Das heisst: weg vom Stationären-Client hin zur Multiplattform-App. Das Geschäftsmodell wird in Zukunft auf eine reine Subscription-basierte Lösung angepasst.

 

 

Ab sofort lassen sich Dokumente direkt im AMAGNO rechtsgültig signieren. Die Integration von TrackLean ermöglicht die sogenannte «fortgeschrittene elektronische Signatur». Die innovative Lösung «smartSign» mit dem integrierten Service von TrackLean erlaubt es dem Nutzer, Unterschriften für Dokumente direkt in der Anwendung einzuholen, ohne AMAGNO verlassen zu müssen. Die Anwender werden per E-Mail oder SMS aufgefordert, die Dokumente elektronisch zu signieren. Die Unterschrift kann auf dem Handy oder über einen PIN-Code erfolgen. Der gesamte Service läuft im Hintergrund ab. Die unterzeichneten Dokumente werden sowohl im AMAGNO wie auch bei TrackLean gespeichert. Insgesamt können pro Vorgang bis zu 10 Personen auf einem Dokument unterschreiben. Zudem ist es möglich, einen TrackLean-Account mit den gleichen Konditionen zu eröffnen, um auch Dokumente ausserhalb von AMAGNO zu unterzeichnen. «smartSign» – die sinnvolle Ergänzung zu bestehenden Features. Die Funktion der digitalen Signatur ist eine wertvolle Erweiterung des umfassenden Dokumentenmanagements. Selbstverständlich lassen sich die signierten Belege beliebig im AMAGNO ablegen und archivieren oder in definierte Prozesse einsteuern.

Ein neues CI (Corporate Identity) von AMAGNO wird in der neuen v6 integriert. Mehr dazu finden Sie auf der AMAGNO-Webseite. Das Logo visualisiert das Ineinandergreifen verschiedener Applikationen.

 

 

 AMAGNO-Solution-Store

Der Store ist ein wesentlicher Schlüssel der neuen Version und erfüllt den Bedarf an schnell einsetzbaren Lösungen. Sie können beispielsweise direkt und kostenfrei Rechnungsworkflows oder Vertragsworkflows integrieren. So können sie sofort und ohne grosse Anpassungen Ihr Business mit AMAGNO betreiben. Die Partner von AMAGNO sind daran, diverse solche Lösungen fertig zu entwickeln und bald anzubieten. Verfügbar ab Q1/2021.

 

Knowhow

Dazu sind interaktive Online-Trainings heute schon verfügbar. Bei der Cloud-Lösung gibt es Lernweg-Videos, welche den Kunden begleiten. Es gibt ein Feature-Voting-Portal, wo jeder Kunde Funktionen wünschen kann und diese bei grösserer Nachfrage dann umgesetzt werden.

Infrastruktur

Neu ist, dass AMAGNO dieses Jahr auf Microsoft-Azure umgezogen ist, welches die Skalierung der Cloud-Systeme in hohem Masse ermöglicht, u.A. dank Container-Technologien (Kubernetes).

 

Angebot

Kombinieren Sie Pakete mit attraktiven Konditionen. Es können jederzeit weitere Pakete hinzugefügt werden. Verschlüsselte Datenspeicherung in der Schweiz. Sie möchten mehr wissen: ein Anruf, Mail oder im Terminkalender gleich Datum auswählen genügt. Wir sind offizieller, zertifizierter AMAGNO-Partner. 

Nächstes gratis Webinar für Interressierte:

07.1.2021/10:00h – amagno.ch/webinar

14.1.2021/10:00h – amagno.ch/webinar

 

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Webinar: Sicherheit Im Homeoffice

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Corona macht viele Ihrer Kunden zu Heimarbeitern. Ganz wichtig: Homeoffice und IT-Sicherheit. Wir bieten Ihnen ein Webinar, welches auf Ihre Bedürfnisse zusammengestellt wird im Bereich: Sicher im Homeoffice (Cyber Security Awareness). Richtiges Verhalten für mehr Unternehmenssicherheit und Homeoffice. Vorteile & rechtliche Voraussetzungen vom Fachanwalt für IT-Recht erklärt. Zielgruppe: Anwender, Geschäftsführer und Entscheider.

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Sicher im Homeoffice (Cyber Security Awareness)
Richtiges Verhalten für mehr Unternehmenssicherheit

Die Themen:

  • Diese Gefahren lauern im Homeoffice
  • Angriffsmethoden und Fallstricke
  • Psychologie und Tricks der Angreifer – besonders in Corona-Zeiten
  • Tipps zum Datenschutz im Homeoffice
  • etc.

Termin: Freitag, den 08.05.2020 – 14:00 – 15:00 Uhr
Preis: Gratis – Sie sind herzlichst eingeladen
Inkl. Teilnahmebestätigung zum Nachweis der vermittelten Inhalte

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Homeoffice – Sinn oder Unsinn

Homeoffice – Sinn oder Unsinn

In einem Land mit grosser Liebe zur Pünktlichkeit wie die Schweiz, wäre mehr Heimarbeit mal was Neues. Mehr Arbeitszeit im Büro bedeutet nicht unbedingt mehr Leistung oder Flexibilität. Aktualität erhält das ganze durch den Coronavirus (COVID-19).

Doch hierzulande ist Arbeiten ohne Zeitvorgabe noch immer eine gewagte Überlegung. Wissenschaftler haben jedoch errechnet, dass Heimarbeit bei 40% aller Jobs möglich ist. Heute sind wir bei 13%. Schweden, Belgien und die Niederlande sind bei doppelt bis dreimal so viel. Vor 25 Jahren sagte mein erster Vorgesetzter: “Ich erwarte von Ihnen gute Arbeit und schnelle Umsetzung. Wie lange Sie dafür brauchen, ist ausschliesslich Ihre Sache. Sie können gerne auch im Schwimmbad arbeiten und dabei in der Sonne liegen.” Ich hatte Glück und wurde glücklich mit dieser Arbeitsorganisation, bei dem das Wort Feierabend ein Fremdwort ist. Arbeit ist unser Ausdruck, in der Welt zu sein. Wir sind hier, um das zu tun, was wir wirklich lieben. Und im digitalen Zeitalter ist mein Büro immer dort, wo ich gerade bin.

Doch hierzulande ist Arbeiten ohne Zeitvorgabe noch immer eine gewagte Überlegung. Wissenschaftler haben jedoch errechnet, dass Heimarbeit bei 40% aller Jobs möglich ist. Heute sind wir bei 13%. Schweden, Belgien und die Niederlande sind bei doppelt bis dreimal so viel. Vor 25 Jahren sagte mein erster Vorgesetzter: “Ich erwarte von Ihnen gute Arbeit und schnelle Umsetzung. Wie lange Sie dafür brauchen, ist ausschliesslich Ihre Sache. Sie können gerne auch im Schwimmbad arbeiten und dabei in der Sonne liegen.” Ich hatte Glück und wurde glücklich mit dieser Arbeitsorganisation bei dem das Wort Feierabend ein Fremdwort war. Arbeit ist unser Ausdruck, in der Welt zu sein. Wir sind hier, um das zu tun, was wir wirklich lieben. Und im digitalen Zeitalter ist mein Büro immer dort, wo ich gerade bin.

Homeoffice scheiterte in der Schweiz an fehlender Technik und an Effizienz und am Vertrauen der Chefs in ihre MitarbeiterInnen. Entgegen dazu: der niederländische Arbeitsforscher Rutger Bregman sagt gar voraus: Wir werden mittelfristig noch 15 Stunden pro Woche arbeiten und dabei besser leben. So lasse sich auch die Digitalisierung mit weniger Arbeitszeit ohne Massenarbeitslosigkeit gestalten. Der Markt habe viele überflüssige “Bullshit-Bürojobs” geschaffen. Es gehe aber darum, weniger zu arbeiten um mehr zu tun.

Weniger arbeiten – mehr tun

Wir werden in den nächsten Jahren die Arbeit neu überdenken. Später kommen, früher gehen, mehr Zeit für Kinder und mehr Rücksicht auf die Arbeitszeiten des Partners oder der Partnerin? Aber ja, in der schwedischen Stadt Göteborg wurde dieser Traum bereits Realität. In einem Arbeitszeit Experiment wurde der Sechs-Stunden-Arbeitstag erprobt. Ergebnis: Die ArbeitnehmerInnen sind leistungsfähiger, zufriedener und seltener krank.

Und was macht die Digitalisierung mit unseren Jobs?

Wie viel Arbeit übernehmen künftig die Maschinen? Fabriken ohne Arbeiter? Kaufhäuser ohne VerkäuferInnen? Supermärkte ohne Kassiererinnen? Busse, Bahnen und Taxen ohne Fahrer? Wollen wir das auch? Mehr oder weniger Jobs durch Digitalisierung? Bei jeder Transformation entstehen auch neue Jobs. Roboter müssen entwickelt, gebaut und gewartet werden? Wer organisiert die Software? Wer bezahlt die Umschulung? Niemand kennt bisher die Antwort. Wir wissen allerdings vom Übergang in die erste industrielle Revolution, dass die grössten Chancen auf Jobs hat, wer beim Übergang in die neue Berufswelt flexibel ist und willig zur Ausbildung.

Der Arbeitsmarkt ändert sich rasant, gewisse merken das nur (noch) nicht – allein durch die nicht aufzuhaltende Digitalisierung und Roboterisierung. Die Digitalisierung durchdringt die gesamte Arbeitswelt. Es begann bei Reisebüros und Buchhandlungen, bei Banken und Medien, es folgten Einzelhandel, Maschinenbau und die Autoindustrie.

Aber aktuell bekräftigt eine Veränderung der Arbeitsprozesse und der Flexibilität noch was anderes: 

Der Coronavirus! Viele Firmen müssen ihre Angestellten schützen oder führen Kurzarbeit vorübergehend ein. Was aber, wenn die nötigen Werkzeuge fehlen um das Büro zuhause zu managen? Sie benötigen Ihre Businessapplikationen auch zu Hause? Da gibt es heute einige Lösungen die so einfach wie effektiv sind und nicht mal viel kosten müssen. Zum Teil genügen VPN-Lösungen um sich in Ihr Unternehmen einzuklinken. Oder Ihre Business Applikationen laufen schon in der Cloud und ortsunabhängiger Zugriff ist damit möglich. Meist geht es um Details, wie Telefonie oder Drucken sowie Meetings und Collaborationstools die fehlen. Deshalb müssen digitale Kompetenzen fester Bestandteil Ihres Unternehmens sein, vor allem in Zeiten wie diesen.

Google und Microsoft beispielsweise, stellt die Tage ihre Collaborationstool gratis zur Verfügung!

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