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Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Rechtssicherheit und Versionierung (Teil 3 von 3)

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Rechtssicherheit und Versionierung (Teil 3 von 3)

AMAGNO-DMS (Teil 3 von 3)

In dem dritten und letzten Teil gehen wir auf die Rechtssicherheit und Versionierung von AMAGNO ein. Sowie die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten dank Cloud- oder On-Premise Installation. Auch das einfache Preismodell werden wir Ihnen erläutern.

Rechtssicherheit und Versionierung

Rechtssichere Versionierung und Archivierung: Die Nachvollziehbarkeit der Historie von Dokumenten, die dauerhafte elektronische Archivierung und der Schutz vor Manipulationen ist für Unternehmen ein sehr wichtiger Aspekt beim täglichen Dokumentenmanagement. Laut Gesetzgeber sind Firmen dazu verpflichtet genau nachzuweisen, wie ein Dokument ins Unternehmen gekommen ist, und auch wie ein Dokument die Firma verlassen hat. Änderungen müssen durch eine Versionierung vollständig belegt werden können. AMAGNO 5 führt eine automatische Versionierung durch und zeigt inhaltliche Versionsunterschiede direkt an. Automatische Versionierung: Schützen Sie Dokumente vor simultanen Änderungen durch weitere Personen, in dem Sie Dokumente in Bearbeitung nehmen. Die automatische Versionierung speichert von über 100 Dateiformaten unterschiedliche Bearbeitungsstände. So weiss jeder, wann und wie ein Dokument von wem geändert wurde. Dies erfüllt rechtliche Normen (z.B. ISO, DIN) und sichert die Revisionssicherheit. Elektronische Archivierung AMAGNO ermöglicht eine manuelle und automatische Archivierung von Dokumenten. Der gewünschte Archivierungszeitraum kann frei gewählt werden. Auch eine benötigte Rundung zum Jahresende ist möglich. Während des Aufbewahrungszeitraums ist es nicht möglich, das Dokument zu löschen oder zu verändern. Damit sind gewollte oder ungewollte Manipulationen ausgeschlossen. Versionen direkt vergleichen: In über 100 Dateiformaten werden im Versionsvergleich die Textunterschiede farblich hervorgehoben. So ist der direkte Vergleich von verschiedenen Versionen möglich, ohne dass das Dokument geöffnet werden muss. Es ist direkt ersichtlich, welche Änderungen vorgenommen worden sind. Sicher Inhalte (extern) teilen statt Daten per eMail zu versenden können diese via sicherem Weblink geteilt werden. Die Datei bleibt dabei auf Ihrem Server und der Empfänger sieht stets die aktuelle Version (z.B. einer Preisliste, AGB’s etc.) oder eine ausgewählte Version. Bei Bedarf können Links mit Passwörtern oder Ablaufdatum versehen werden. Sie behalten die Kontrolle selbst über extern geteilte Daten und dessen Aktualität.

Sicherheit

Höchste Sicherheit für Ihre Daten und Dokumente: Wissen ist Macht. Das bezieht sich im digitalen Zeitalter besonders auf die Hoheit über die Daten in einem Unternehmen. Sie müssen sicher sein, dass Ihre Daten auf Ihrem Server oder in der Cloud gut und sicher verwahrt sind. Bei AMAGNO findet die Kommunikation zwischen Client und Server automatisch nur verschlüsselt statt. Auch die Daten selbst werden durch eine Verschlüsselung auf höchstem Standard abgelegt.

Berechtigungen

Steuern Sie explizite Rechte und kontrollieren Sie den lesenden Zugriff auf Inhalte: Datensicherheit auf höchstem Niveau AMAGNO erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen. Binärdaten werden verschlüsselt und mit bestimmten Schlüsselelementen in verschiedene Ablagesysteme verteilt. Das Lesen von sensiblen Dokumenten, Verträgen und Rezepturen, ausserhalb von AMAGNO ist nicht möglich. AMAGNO erzeugt für seine Daten interne Echtheitszertifikate, um Datenkonsistenz zu prüfen und Manipulationen aufzudecken.

Umfassendes Rechtekonzept: Benutzer in AMAGNO dürfen natürlich nur Dateien sehen und bearbeiten, zu denen sie die Berechtigungen besitzen. Dabei erfolgt die Vergabe von Berechtigungen für Anwender auf Basis eines umfassendes Rechte-Konzeptes. Selbst Administratoren können aus besonders vertraulichen Bereichen wie Personalwesen oder sensiblen Projekten ausgeschlossen werden.

AD/LDAP & Single Sign On: Durch die Anbindung an ein Active Directory- oder LDAP-System gibt es eine synchrone Anmeldung für die Benutzer. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, ist automatisch der Zugang zu AMAGNO gesperrt. Natürlich können Mitarbeiter auch Anmeldedaten explizit für AMAGNO erhalten.

Verschlüsselte Kommunikation: Die gesamte Kommunikation zwischen AMAGNO Client und AMAGNO Server ist per Standard verschlüsselt. Durch die flexible Definition einer Kennwortrichtlinie erhöhen Sie die Sicherheit bei der Anmeldung der Benutzer. Der mobile Zugriff via Browser erfolgt empfohlenerweise via SSL.

Cloud oder On-Premise

On Premise oder in der Schweizer AMAGNO Business Cloud: AMAGNO setzt auf die modernsten Technologien und auf bewährte Microsoft Server und Client Systeme. Die Umstellung auf AMAGNO und damit auf eine ausgereifte Dokumentenmanagementlösung findet ohne monatelange Consulting Aufwände und innerhalb kürzester Zeit statt. Vorhandene Strukturen können auf Wunsch für eine Übergangszeit übernommen werden, um die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu gewährleisten.

Egal wann und wo Sie arbeiten: Mit dem AMAGNO Client im Büro oder von unterwegs mit jedem modernen Browser. Inhouse oder im Rechenzentrum: Sie haben die Möglichkeit einen eigenen AMAGNO Server im Unternehmen Inhouse zu betreiben. Hierfür benötigen Sie eigene Hardware mit den entsprechenden Microsoft Windows Server- und SQL Server-Lizenzen. Auch der Betrieb eines gehosteten Servers im Rechenzentrum Ihrer Wahl ist selbstverständlich möglich. Hier profitieren Sie besonders von den Ausfallsicherheiten eines grossen Rechenzentrums.

AMAGNO Business Cloud: Die AMAGNO Business Cloud wird bei der Arcade Solution AG in Luzern gehostet und bietet den Anwendern alle Möglichkeiten eines digitalen Arbeitsplatzes. Durch die Shared Cloud fallen die Kosten für Anschaffung und Betrieb eigener Hardware weg. Das bietet besonders kleineren Unternehmen die Möglichkeit einer preisbewussten Nutzung einer ganzheitlichen Dokumentenmanagementlösung und deren Vorteilen. Schnelle Implementierung: Wir unterstützen Sie auf Wunsch gerne schon in der Anfangsphase mit der Aufnahme von Anforderungen für ein genaues Bild der notwendigen technischen und fachlichen Vorrausetzungen. Sie erhalten schliesslich von uns eine digitale Lieferung unserer Softwarelösung, deren Installation und Inbetriebnahme innerhalb kürzester Zeit abgeschlossen ist.

Systemvoraussetzungen: Für den Betrieb von AMAGNO wird mindestens ein Microsoft Windows Server 2016 oder aktueller mit Internet Information Server benötigt. Zusätzlich erwartet AMAGNO einen Microsoft SQL Server 2016 (Express oder höher) oder aktueller. Der AMAGNO Client für Windows benötigt mindestens Microsoft Vista oder aktueller. Für den mobilen Zugriff benötigen Sie einen aktuellen Browser mit aktivierten JavaScript und SSL Verschlüsselung.

Über AMAGNO: Über das Unternehmen AMAGNO: Bei AMAGNO wird seit über zehn Jahren konsequent das Ziel verfolgt, die nächste Generation Büro als digitalen Arbeitsplatz zu erschaffen. Der moderne digitale Arbeitsplatz ist jederzeit, überall und auf jedem Gerät verfügbar. Die Software ist aussergewöhnlich und geniesst damit eine hohe Aufmerksamkeit in den Fach- und Branchenmedien. AMAGNO ist führend im Bereich der Usability und User Experience und wurden dafür mehrfach ausgezeichnet. Die AMAGNO GmbH & Co. KG wurde 2010 als Herausforderung im Bereich Dokumentenmanagement von Jens Büscher in Oldenburg gegründet.

Zusammengefasst

Mit AMAGNO können die Prozesse effizienter gestaltet werden und die Zeitverschwendung für stundenlanges Suchen von Informationen jeder Art wird eliminiert. Verzichten Sie auf grosse Aktenschränke und Archive und lösen Sie sich von wilden Ordnerstrukturen. AMAGNO ist eine hochintegrierte Lösung ohne Module oder Mengen-Limitierungen. Als moderne und innovative Enterprise Content Management Lösung setzt sich AMAGNO deutlich ab. Mit einer Fokussierung auf Automatisierung, leichte Handhabung und flexible Strukturen überzeugt AMAGNO tausende Anwender in allen Branchen. Als Lösung für effizientes Dokumentenmanagement zeichnet sich AMAGNO als ein vollständiges Produkt ohne Module oder Mengenlimitierungen aus. Transparenz schafft Vertrauen und Übersicht!

Sie ermöglicht es Benutzern, Dokumente aller Formate zu durchsuchen, Dateien über einfache oder erweiterte Stichwortsuchen schnell zu finden, und Dateien als kleine Symbole, Miniaturansichten oder grosse ganzseitige Voransichten anzuzeigen. Darüber hinaus bietet AMAGNO verschiedene Möglichkeiten, einzelne oder mehrere Dateitypen (z.B. PDF, XML, TXT, CSV usw.) zu importieren und zu exportieren.

Zu den weiteren Hauptmerkmalen von AMAGNO gehören Funktionen für die sichere Zusammenarbeit mit vollständiger Versionsverwaltung für ISO-Konformität, Drag-and-Drop-Schnittstelle, Dokumentautomatisierung, Lesezeichen, serverseitiger Dateiimport mit und ohne Metadaten, granulare Benutzer-Berechtigungsgruppen, Scanner- und Druckertreiber, automatische Metadatenerkennung, digitales Workflow-Management, Anmerkungen, digitale Stempel, Handschrift und die Möglichkeit, E-Mails automatisch zu importieren. Unternehmen implementieren AMAGNO, um Duplikate, Überschreiben und unbefugtes Bearbeiten oder Löschen zu verhindern. AMAGNO enthält auch einen integrierten Chat, in dem Benutzer an Dokumenten zusammenarbeiten können, indem sie Kommentare abgeben, Dokumente gemeinsam nutzen und vieles mehr. AMAGNO bietet eine Tag-Struktur zum schnellen Auffinden von Dateien und Ordnern, eine integrierte SQL-Datenbankverbindung zum Übertragen von Daten und ein Versionsverwaltungstool zur Gewährleistung der GeBüV, GDPR-, ISO- und GoBD-Konformität in digitalen Workflows. Die Integration ist mit anderen Anwendungen wie SAP, Salesforce, Sage, eGecko, Navision, Microsoft Dynamics, DATEV und anderen verfügbar.

Einfaches Preismodell

Wer die Lösung für mehrere Anwender bzw. für seinen gesamten Datenbestand einsetzen möchte, profitiert von einem transparenten Preismodell in der Schweizer Cloud mit gestaffelten Tarifen. In den Pauschalpreisen pro User und Monat sind sämtliche Funktionalitäten sowie 3 GB Speicherkapazität pro User inbegriffen. Egal, ob die Lizenz für nur einen User oder für 40 User gelöst wird: Es steht immer für alle Anwender der gesamte Leistungsumfang des ECM zur Verfügung. Beratung und Hosting in der Schweiz.

Angebot

Ab sofort profitieren Schweizer Interessenten von unbefristeten Gratis-Accounts mit 300 MB Speicherkapazität.

 

Wir bieten Ihnen ein gratis Demo und Beratung von 2 Std. bei Ihnen vor Ort!

Nun lohnt sich erst recht einzusteigen. Gerne erklären wir Ihnen wie das System im Detail funktioniert und machen Ihnen gerne eine Demo nach Vereinbarung. Wenn Sie das System nicht selber einführen wollen oder können, unterstützen wir sie mit unserem Wissen rings um Projekt-Management, Analyse, Organisation und Installation bei Ihnen vor Ort. Ein Anruf, Mail oder im Terminkalender gleich Datum auswählen genügt! Wir sind offizieller, zertifizierter AMAGNO-Partner.

Nächstes Webinar für Interressierte: 09.07.2020 – 10:00 – amagno.ch/webinar

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Teil 1 und 2 verpasst?

AMAGNO Dokumentenmanagementlösung

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Magnetisierung und Dateien (Teil 2 von 3)

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Magnetisierung und Dateien (Teil 2 von 3)

AMAGNO-DMS (Teil 2 von 3)

Im letzen Teil gingen wir auf die generellen Vorteile ein von AMAGNO und wie ein DMS wie AMAGNO für Sie eine Revolution bedeuten kann um Ihre Korrespondenz effizient zu bewältigen.

Wir zeigen Ihnen in drei Teilen auf, wie Sie mit AMAGNO Kosten sparen können: 70% aller Fehler im Unternehmen haben ihre Ursache in Prozessen der Administration, nur 30% in der Produktion. 63% ist der Verbrauch an Papier in den letzten 10 Jahren gestiegen. Jeder Anwender druckt und kopiert pro Tag 35–50 Seiten.

Unter der Haube

Ablage mit digitalen Magneten: Mit seinen digitalen Magneten ordnet AMAGNO jegliche Dokumente auf Basis der Dateiinhalte, inklusive OCR- und anderer Meta-Daten, automatisch ein. Der Ablageaufwand der Mitarbeiter reduziert sich damit erheblich und steigert die Qualität. Statt redundant ist dieselbe Datei automatisch an verschiedenen Magneten auffindbar. Belege digitalisieren und archivieren: Digitalisieren Sie Ihre Belege über Netzwerk- oder TWAIN Scanner. Moderne Scandienstleister unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Aktenbestände. Legen Sie Ausdrucke gleichzeitig digital ab. Importieren Sie über Hot-Folder (SFTP oder SMB) eintreffende Dokumente automatisch und verteilen diese in Workflows oder an Ihre Kollegen.

Import: Egal ob Speichern unter aus jeder Anwendung, das Senden an oder einfach via Drag & Drop: AMAGNO richtet sich beim Importieren von Dateien nach Ihrer persönlichen Vorliebe. Wichtige s können ohne technisch sensible Plugins, manuell oder automatisch importiert werden. Redundanzen & Duplikate verhindern: Mit AMAGNO gibt es jede Datei nur einmal. Bereits beim Import wird geprüft, ob es Dateien mit gleichem Inhalt gibt. Dabei wird nicht nur der Dateiname, sondern auch der Inhalt via Hashcode verglichen. So wird der Datenbestand Ihres Unternehmens um bis zu 30% verringert und überflüssige Datensilos werden aufgelöst.

Magnetisieren und klassifizieren: Die innovative Magnetisierung importierter Dokumente extrahiert relevante Daten und sorgt für die automatische Verarbeitung gleicher Dokumente, zum Beispiel eine Rechnung und seine Belegdaten. Die Belegdaten übergibt AMAGNO an ein Buchungssystem wie DATEV, Sage & Co. Die Magnetisierung und Wiedererkennung funktioniert in allen Bereichen, wie Buchhaltung, Personal- oder Vertragswesen und spart wertvolle Arbeitszeit.

Standortunabhängiges Arbeiten: Mit AMAGNO können Sie vollkommen zeit- und ortsunabhängig auf ihre Dateien und Dokumente zugreifen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie an einem anderen Standort, von Zuhause oder unterwegs arbeiten. Der digitale Arbeitsplatz ist immer dort, wo Sie sich befinden. Durch die internen Kommunikations- und Workflowlösungen sind Sie vollständig eingebunden.

Unabhängig vom Import:  In AMAGNO 5.x werden Dokumente automatisch klassifiziert. Automatische Klassifizierung Nach der Magnetisierung erkennt AMAGNO eintreffende gleiche Dokumente aus jeglichen Quellen wieder und extrahiert relevante Daten. Zum Beispiel Belegdaten einer Rechnung, um diese anschliessend automatisiert Projekten und Lieferanten zugeordnet, einem digitalen Rechnungsworkflow zugeführt und anschliessend an ein Buchungssystem übergeben zu werden. Auf dieser Basis erzeugt AMAGNO automatisch eine Recherchestruktur und verhindert manuelles Anlegen von Ordnern. Einfachstes anlernen Anlernen ohne Scripting: Durch einfaches Anklicken eines Wertes erfassen Sie diesen, erzeugen Merkmale und bestimmen die Wiedererkennung für Folgedokumente. AMAGNO erkennt gleichzeitig relative Positionen bei mehrseitigen Belegen und die Art des Merkmals, beispielsweise ein Datum. Das Anlernen erfolgt ohne Programmierung und steht grundsätzlich jedem Anwender in AMAGNO zur Verfügung und nicht nur Experten. Veränderte Layouts erkennt AMAGNO und bietet eine Verbesserung der Erkennung an.

Frei definierbare Dokumententypen: AMAGNO unterstützt über 100 Dateiformate und lässt Ihnen die freie Entscheidung, welche Dokumententypen erfasst und magnetisiert werden sollen, inklusive der für Sie relevanten Merkmale. AMAGNO passt sich so optimal und branchenunabhängig an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Qualitätsmerkmale und Eingabehilfen Bestimmen Sie die zulässige Qualität der Datenerkennung für eine hohe Sicherheit der Datenverarbeitung, beispielsweise bei Beträgen. Zu prüfende Dokumente zeigt AMAGNO in Aufgabenlisten, markiert die relevanten Merkmale und zeigt die OCR Bereiche im grossen Zoom an.

Hochintegrative und digitale Geschäftsprozesse: Arbeiten Sie automatisiert, aber ohne die Kontrolle über Daten und Prozesse abzugeben. Nutzen Sie die zahlreichen Import- und Exportschnittstellen für die schnelle Interaktion mit Ihren weiteren Unternehmensanwendungen. AMAGNO ist Bestandteil Ihrer IT Softwareinfrastruktur und wird mit Ihren Kundenverwaltungsystemen, Warenwirtschaften, Finanzbuchhaltungen und Fachanwendungen schnell verbunden.

Beispiel eines digitalen Geschäftsprozesse: Ein Rechnungsworkflow mit digitalen Stempeln und Anmerkungen. Datenübergabe via DATEV, Sage & Co.: Übergeben Sie Daten via XML, TXT oder CSV Dateien an externe Dienstleister bzw. weitere Anwendungen. Exportieren Sie Ihre Daten dazu auf Ihren PC oder Ihren Server und leiten sie von dort weiter. Importieren Sie die Daten beispielsweise als Buchungssätze in Ihre DATEV Rechnungswesen PRO Finanzbuchhaltung oder als Auswertungsgrundlage in Ihre Business Intelligenz (BI) Anwendung. Workflow-gesteuerte Aktionen Aktivieren Sie über den Workflow externe Webservices / URLs und übergeben Sie Daten, um externe Applikationen zu steuern. Mit AMAGNO wird automatisch das Rückgabeergebnis ausgewertet, um in AMAGNO Ergebnisse aus einer XML Rückgabe wieder zu verwerten, z.Bb. für die Workflowsteuerung oder spezielle Validierungen. Export und Import Möglichkeiten: Ob einzelne Dateien oder den kompletten Dateibestand: AMAGNO exportiert oder importiert Dateien wann und wie Sie es wünschen. Bei Bedarf können Sie auch mit der modernen REST/JSON Schnittstelle eigene spezielle Anbindungen oder Applikationen auf Basis der AMAGNO Technologie entwickeln. Wiedervorlagen und Fristen einhalten. Mit AMAGNO schaffen Sie die perfekte Grundlage, um in Unternehmen gesetzliche Vorschriften und Normen wie z.Bb. GüBüV, GoBD, ISO, DSGVO oder ähnliche einzuhalten. AMAGNO überwacht automatisch Wiedervorlagen, Aufbewahrungs- oder Löschfristen und erleichtert so das Personalwesen, Vertragswesen, Qualitätsmanagement und Rechnungsprüfungen.

Suchfunktion mit extremer Performance: Es ist unerheblich, wie eine Datei benannt ist. Wichtig ist, was in der Datei steht. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht länger in endlosen Tiefen des Dateisystems die jeweils aktuelle Version einer Datei suchen. Mit AMAGNO nutzen Sie eine Suchfunktion mit extremer Performance aus jeder Anwendung heraus. Oder einfach durch das Anklicken des Suchbegriffs direkt in einem beliebigen Dokument. Durch die Volltextsuche finden Sie den gewünschten Inhalt in Sekunden. Mit der dokumenten zentrischen Vorschau lassen sich Inhalte optisch schnell erfassen.

Der Dateiname wird irrelevant. AMAGNO sucht im gesamten Text und hebt Fundstellen farblich hervor. Volltextsuche in 100 Dateiformaten: In über 100 Dateiformaten finden Sie durch die intelligente Volltextsuche den gewünschten Inhalt. Schon bei der Aufnahme in den Datenbestand analysiert AMAGNO viele Dateien durch eine Texterkennung. Eine manuelle Verschlagwortung oder genaue Dateibenennung ist kaum mehr notwendig. Durch den modernen Webclient funktioniert die Volltextsuche auch in allen mobilen Endgeräten und über jeden aktuellen Browser. Suchbegriff direkt im Dokument: Klicken Sie auf einen beliebigen Suchbegriff in einem Dokument und lassen Sie sich direkt alle korrespondierenden Dateien anzeigen. Zum Beispiel in einer Rechnung eine Projektnummer. AMAGNO zeigt direkt alle relevanten Dokumente zum Projekt an und springt in den gefundenen Dokumenten sofort zum Suchbegriff. Nie war es einfacher relevante Dokumente zu finden. Aus jeder Anwendung heraus: Starten Sie Ihre Suchanfrage aus jeder beliebigen Anwendung heraus. Dazu markieren Sie lediglich den gewünschten Begriff (z.bB. Kundennummer) in Ihrer externen Anwendung. Durch eine frei bestimmbare Tastenkombination ( Hot Key ) startet AMAGNO Ihre Suche. Es ist kein Plugin notwendig und sofort in jeder Anwendung verfügbar. Natürlich sind auch erweiterte Suchanfragen möglich. Innerhalb von Sekunden: Die Suche von AMAGNO ist extrem leistungsfähig. In Millionen von Dateien finden Sie innerhalb weniger Sekunden die gewünschten Dateien und Dokumente. Im Rahmen Ihrer Rechte finden Sie Inhalte zu jeder Zeit und an jedem Ort wieder. Vergessen Sie die Suche in Ihrem alten Dateisystem. Mit AMAGNO wenden Sie für Suchanfragen nur noch einen Bruchteil Ihrer bisherigen Arbeitszeit auf.

Angebot

Ab sofort profitieren Schweizer Interessenten von unbefristeten Gratis-Accounts mit 300 MB Speicherkapazität. Nun lohnt sich testen erst recht einzusteigen. Gerne erklären wir Ihnen wie das System im Detail funktioniert und machen Ihnen gerne eine Demo nach Vereinbarung. Wenn Sie das System nicht selber einführen wollen oder können, unterstützen wir sie mit unserem Wissen rings um Projekt-Management, Analyse, Organisation und Installation bei Ihnen vor Ort. Ein Anruf, Mail oder im Terminkalender gleich Datum auswählen genügt! Wir sind offizieller, zertifizierter AMAGNO-Partner.

Nächstes Webinar für Interressierte: 11.06.2020 – 10:00 – amagno.ch/webinar

AMAGNO im Web: amagno.ch

Teil 1 von 3 verpasst?

AMAGNO Dokumentenmanagementlösung

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Automatisierung von Arbeitsabläufen (Teil 1 von 3)

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Automatisierung von Arbeitsabläufen (Teil 1 von 3)

AMAGNO-DMS (Teil 1 von 3)

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) automatisieren den Prozess der Verwaltung von Dokumenten von der Erstellung über die Speicherung bis hin zur Verteilung im gesamten Unternehmen, wodurch die Effizienz erhöht und die Kosten und die Unordnung bei der Verwaltung von Papieraufzeichnungen reduziert werden. Dokumentenmanagement-Anwendungen bieten Lösungen für eine Vielzahl von Dokumentanforderungen, von Dokumenten mit geringer Spezifität und hohem Umfang, wie Standardformularen bis hin zu fachspezifischen Artikeln mit geringem Umfang, wie zum Beispiel Eins-zu-eins-Korrespondenz. DMS-Software ist mit Digital-IT-Asset-Management-Software und Wissensmanagement-Software verbunden.

Wir zeigen Ihnen in drei Teilen auf, wie Sie mit AMAGNO Kosten sparen können: 70% aller Fehler im Unternehmen haben ihre Ursache in Prozessen der Administration, nur 30% in der Produktion. 63% ist der Verbrauch an Papier in den letzten 10 Jahren gestiegen. Jeder Anwender druckt und kopiert pro Tag 35–50 Seiten.

Übersicht

Vom Pferd zum Auto: Lassen Sie sich durch die digitale Revolution nicht abhängen. War während der industriellen Revolution der Wechsel vom Pferd zum Automobil eine der grossen Herausforderungen, ist es nun der Sprung von der Papierablage und dem Dateichaos hin zum digitalen Arbeitsplatz. Mit einer Enterprise Content Management Lösung verschafft sich Ihr Unternehmen wieder Ressourcen und nimmt rasant an Fahrt auf.

Effizienter Zugriff auf Dokumente: Jeden Tag werden enorme Arbeitszeiten bei der Suche nach den benötigten Dateien und Dokumenten aufgewendet. Dabei muss das benötigte Dokument für Sie sofort verfügbar sein, ohne Suche in den Tiefen eines Dateisystems oder wilden Strukturen von Netzlaufwerken. Das finden, was gesucht wird und nicht das suchen, was man finden möchte.

Geringere Kosten: Vom Zeitfaktor abgesehen bietet Ihnen eine moderne Dokumentenmanagementlösung einen deutlichen Kostenvorteil. Verzichten Sie zukünftig auf grosse Aktenschränke und Archive. Auch bei der benötigten IT-Infrastruktur sind deutliche Kosteneinsparungen möglich, denn durch ein effizienteres Arbeiten und mit einem geringen Datenbestand ist auch Ihre IT-Infrastruktur weniger gefordert.

Standortunabhängiges Arbeiten: Mit AMAGNO können Sie vollkommen zeit- und ortsunabhängig auf ihre Dateien und Dokumente zugreifen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie an einem anderen Standort, von Zuhause oder unterwegs arbeiten. Der digitale Arbeitsplatz ist immer dort, wo Sie sich befinden. Durch die internen Kommunikations- und Workflowlösungen sind Sie vollständig eingebunden.

Bei AMAGNO steht die vollständige Ablösung toter Dokumente im Fokus. Mit AMAGNO surfen Sie durch interaktive Dokumente, Belege etc. Das Antippen eines beliebigen Begriffes führt Sie zu allen korrespondierenden Dokumenten. Die umfassende Dateivorschau zeigt Ihnen alle Dokumente grossflächig und zentralisiert, lässt Sie Anmerkungen aufbringen und digitale Stempel platzieren, um die elektronischen Dokumente durch einen intelligenten Workflow zu führen.

Bei AMAGNO stehen die Dokumente in der dokumenten zentrischen Vorschau im Fokus.

Übersichtlich und interaktiv: Bei der Entwicklung von AMAGNO wird sehr viel Wert auf eine klare und intuitive Benutzeroberfläche gelegt. Der AMAGNO Client kommt mit wenigen Schaltflächen aus und überzeugt in der Bedienung durch eine hohe Effizienz. Dokumente werden interaktiv und ein Klick auf z.b. eine Rechnungsnummer zeigt alle weiteren relevanten Dokumente an. Die Vorschau springt dabei direkt zur entsprechenden Fundstelle und hebt diese hervor.

Dokumente im Fokus der Vorschau: Mit AMAGNO stehen die Dokumente im Fokus und werden zentral und grossflächig angezeigt. Mehrseitige Dokumente lassen sich durchblättern und Sie erfassen die Inhalte direkt und ohne das Dokument öffnen zu müssen. Nicht benötigte Bedienelemente blenden sich automatisch aus, so dass noch mehr Platz für die Dokumente bleibt. Ohne harten Bruch erfahren Anwender schnell die Vorzüge ihres digitalen Arbeitsplatzes.

Branchenunabhängige Lösung: Unternehmen, die sich für AMAGNO entscheiden, erhalten eine komplette und in sich stimmige Enterprise-Lösung. Alle Funktionen und Möglichkeiten in einer Software. Dabei presst AMAGNO Unternehmen nicht in vorgefertigte Konzepte, sondern lässt sich individuell für das jeweilige Unternehmen innerhalb kürzester Zeit konfigurieren. Keine Herstellerabhängigkeit AMAGNO ist mit einem sehr hohen Anspruch an Funktionalität und Usability entwickelt worden. Sollten Sie Ihre Daten ausserhalb von AMAGNO benötigen, exportieren Sie jederzeit eigenständig alle Daten und Dokumente ohne Kostenaufwand.

Wettbewerbsfähiger durch eine digitale Ablage: Lassen Sie Ihren Arbeitsplatz nicht mehr von undurchsichtigen Papierbergen und aufwändigen Prozessen dominieren. Mit AMAGNO und seinen Magneten wird Ihre Ablage und Ihr Archiv komplett digitalisiert. Das spart nicht nur viel Platz, sondern auch enorm viel Zeit. Zukünftig können Sie sich wieder auf wichtigere Aufgaben fokussieren und geniessen alle Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes.

Im nächsten Teil (Teil 2) werden wir auf weitere Funktionen und Lösungen für Ihren Arbeitsplatz mit AMAGNO eingehen.

Angebot

Ab sofort profitieren Schweizer Interessenten von unbefristeten Gratis-Accounts mit 300 MB Speicherkapazität. Nun lohnt sich testen erst recht einzusteigen. Gerne erklären wir Ihnen wie das System im Detail funktioniert und machen Ihnen gerne eine Demo nach Vereinbarung. Wenn Sie das System nicht selber einführen wollen oder können, unterstützen wir sie mit unserem Wissen rings um Projekt-Management, Analyse, Organisation und Installation bei Ihnen vor Ort. Ein Anruf, Mail oder im Terminkalender gleich Datum auswählen genügt! Wir sind offizieller, zertifizierter AMAGNO-Partner.

Nächstes Webinar für Interressierte: 28.05.2020 – 10:00 – amagno.ch/webinar

AMAGNO im Web: amagno.ch

2 Teil weiter lesen...

AMAGNO Dokumentenmanagementlösung

Vereinslösung – aber einfach!

Vereinslösung – aber einfach!

 

Eine Vereinssoftware dient nicht nur der Übersicht von Adressen, Kontaktdaten und demografischen Daten, sondern ebenso der Aufschlüsselung der Finanzen und den kontrollierten Informationsfluss. Wichtig sind diese Informationen für die Kommunikation mit dem Finanzamt, Mitglieder oder Sponsoren. Eine einfache Übersicht für die Buchhaltung ist absolut notwendig. Es gibt Cloud Basierte Applikationen oder auch solche welche lokal auf dem PC/Mac installiert werden müssen. Eine Verwaltung von Daten ist teils mobil über das Internet möglich. Kostenlose Software aus dem Internet kann diese Funktionalität aber nicht immer erbringen, oder werden nicht kontinuierlich weiterentwickelt.

 

Eine Vereinssoftware vereinfacht den Alltag im Verein. Rechnungen oder auch Mahnungen können erfasst und als eMail, Messenger oder Brief verschickt werden. Mailings mit Vereins-Informationen sind ebenso gut zu verwalten, wie eben auch die Daten der Mitglieder, wenn Adressen oder Telefonnummern ändern. Oft will aber nicht nur eine Person ein Mailing verschicken oder eine Veranstaltung organisieren. Dies übernehmen mehrere Personen in einer Vereinsorganisation.

 Eine einfache Lösung, welche rasch funktioniert und nicht viel kostet.

 

 

 

Für welche Zwecke wird die Software sonst noch gebraucht?

Eine Vereinssoftware ersetzt die mühselige Arbeit mit Karteikarten oder Excel-Listen und vereinfacht den Überblick mithilfe einer Eingabemaske und flexiblen Datenausleitung. In dieser Software sind Daten für Überweisungen oder andere Finanzdaten sicher aufgehoben. Diese Software ist über ein Rechtemanagement gesteuert. Jede Benutzergruppe kann dann genau die Inhalte ansehen die nötig sind.  Im Front-End können die Anwender eine Übersicht über gewünschte Infos zu Events, Trainings, Sitzungen und Ähnliches finden. Eine Vereinswebseite ist ein zentraler Punkt für Mitglieder oder solche die es werden möchten um den Club Aktivitäten zu folgen.

 

Softwarelösung aus der Schweiz

Eine Vereinssoftware spart vor allem Zeit. Aus diesem Grund lohnt sich die Suche nach einer Software, die möglichst viele Features beinhaltet und intuitiv funktioniert. Eine Vereinsverwaltung kann sich mithilfe der Software natürlich auch nur auf die Vereinsbuchhaltung einschränken. Und doch verspricht es viel Freude, die Vereinssoftware auch für die Kommunikation zu verwenden. Wir sind immer bestrebt den grösstmöglichen Nutzen zu bieten.Für diese Art der Vereinsverwaltung gibt es Lösungen aus dem Aus- und Inland. Wir glauben allerdings dass für schweizer Vereine eine schweizer Software unabdingbar ist, da sie die hiesigen Reglen, Gesetzte und Veränderungen mit einbindet. Wie etwas die VEränderung vom ESR-Einzahlungsschein auf den QR-Code im Sommer 2020. Ab dem 30. Juni 2020 erleichtert die QR-Rechnung das Ausstellen und Bezahlen von Rechnungen. Das müssen Unternehmen und Vereine über die QR-Rechnung und die Umstellung z.B. wissen. Die QR-Rechnung ist die Basis für einen effizienten, automatisierten Zahlungsverkehr und wird schweizweit eingeführt. Sie enthält alle Zahlungsinformationen im QR-Code mit durchgängig verwendbaren Zahlungsreferenzen. Die QR-Rechnung wird den roten und den orangen Einzahlungsschein ersetzen. QR-Rechnungen können künftig selbst erstellt und auf weissem Papier ausgedruckt werden. Genau solche Anpassungen erfüllen regionale Lösungen wie etwas ClubDesk aus Basel.

 

Vereinssoftware muss nicht teuer sein

Eine Vereinsverwaltung online zu verwenden ist die einfachste Lösung der Welt – ein Browser reicht und los gehts! Wie bei Raiffeisen oder der Post wird auch bei ClubDesk Fairness und Kundennähe gross geschrieben. So bietet ClubDesk für kleine Vereine eine völlig kostenlose Version an. Die beiden Profi Versionen für 180.- respektive 380.- Franken pro Jahr kann sich jeder Verein problemlos leisten. Vereine, die eine Geschäftsbeziehung zu einer Raiffeisenbank oder der Post besitzen, erhalten die Version Pro für 135.- statt 180.- Franken, die Version XL für 285.- statt 380.- Franken. Auch beim Support sind wir nahe beim Kunden. Für Fragen stellt ClubDesk ein Supportteam zur Verfügung, welches nicht nur per E-Mail erreichbar ist, sondern auch persönlich angerufen werden kann. Wir als ClubDesk-Partner bieten Ihnen nicht nur Antworten auf Ihre Fragen, sondern wir können Ihnen auch die Finanzbuchhaltung initial einrichten und Sie dabei weiter begleiten und die Abschlüsse prüfen. Zusammen mit unserem kompetenten Partner Simpline sind wir auf jede Frage vorbereitet.

 

Webseite

Wir empfehlen für Ihren Club oder Verein eine Webseite einzurichten. Das geht entweder via Standardeditor über das ClubDesk-Webseiten Modul wo wirklich jede und jeder eine funktionierende Webseite erstellen kann. Oder wir bieten für etwas mehr Funktionalität und Features auch eine eigenständige Webseite auf WordPress Basis mit automatisierter Ausleitung aus ClubDesk zu WordPress. 

 

 

 

Definition und Vereinsrecht

In der Rechtswissenschaft der Schweiz bezeichnet Vereinsrecht ein Rechtsgebiet, das sich mit Gründung und Organisation von Vereinen beschäftigt. Vereine (fr. Associations, it. Associazioni) stellen in der Schweiz die weitaus häufigste Gesellschaftsform dar. Die gesetzlichen Vorschriften, welche die Vereine betreffen, finden sich im Zivilgesetzbuch (ZGB) (Art. 60 ff). Das Vereinswesen entstand in der Schweiz im 18. Jahrhundert und erlebte im folgenden Jahrhundert einen ersten grossen Aufschwung, obwohl die Vereinigungsfreiheit von der Obrigkeit noch nicht gewährleistet war. Im 19. Jahrhundert wurden neben Arbeiter-, Frauen- und Ausländer Vereinen auch die ersten Eidgenössischen Verbände gegründet, die als Organisatoren der seither regelmässig abgehaltenen Eidgenössischen Feste auftraten. Trotz des heutigen Medienzeitalters haben die Vereine ihre politische und gesellschaftlich integrierende Bedeutung beibehalten können. Rund die Hälfte der Einwohner über vierzehn Jahre sind Mitglieder in mindestens einem der achtzig- bis hunderttausend Vereine. Die grosse Verbreitung der Vereinsform verdankt sie der in der Verfassung garantierten Vereinsfreiheit und der Vereinsautonomie, die es den Mitgliedern erlaubt, sich ohne behördliche Zustimmung eigene Statuten zu geben. Wenn Menschen in der Schweiz sich regelmässig treffen und gleichberechtigt ein gemeinsames, ideelles Ziel anstreben, schliessen sie sich einem Verein zusammen, um dies der Öffentlichkeit kundzutun. Die Hälfte aller Vereine sind Sportvereine, daneben gibt es Vereine im kulturellen, sozialen, politischen und wirtschaftlichen Bereich. Mehr zum Schweizer Vereinsrecht finden sie unter Vereinsrecht Schweizer Eidgenossenschaft.

 

Mehr Zeit für Vereinsaktivitäten, dank ClubDesk.

 

Verwendung und Wartung

Eine Software benötigt keine Wartung, schon garnicht wenn diese in der Cloud läuft. Sie erhalten natürlich Updates, damit sie sicher bleibt und neue Funktionen erhalten. Darüber hinaus müssen die Daten in der Schweiz gehalten werden, sofern rechtliche Fragen auftauchen würden können Sie sich auf das Schweizer Datenschutzgesetz beziehen.

 

Verein – aber einfach!

Vereins Lösungen wie ClubDesk ist sicher eine Hilfe um sich wirklich um die wichtigen Dinge im Verein zu kümmern und das Vereinsleben auch geniessen zu können. Wir sind von ClubDesk total überzeugt und die 6000 Vereine welche schon damit arbeiten täuschen nicht darüber hinweg. Zusammen mit unserer Unterstützung können wir einige Verbesserungen und Vereinfachunge bieten. Rufen Sie uns an – wir beantworten gerne Ihre Fragen oder beraten Sie gern weiter. 

Im Anhang finden Sie den aktuellen ClubDesk-Flyer zum Download.

Wir machen Ihnen ein attraktives Vereins-Paket-Angebot mit einem Rabatt von 20% beim Kauf von einer ClubDesk-Pro oder -XL-Lizenz.

Beim Vorweisen des Kaufbelegs von ClubDesk gewähren wir Ihnen einen Rabatt auf das Paket “Webseite und Buchhaltung”. Webseite nach Bedürfnis inkl. Basis-Installation Ihrer Vereinsbuchhaltung in ClubDesk!

Unsere Aktion ist noch gültig bis:

Day(s)

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Unsere Partner:

Project-Management-Tools im Vergleich

Project-Management-Tools im Vergleich

In schnelllebigen, digitalen Zeitalter nutzt der durchschnittliche Projektmanager wahrscheinlich mehrere verschiedener Projektmanagement-Anwendungen, um auf dieser stets im Wandel begriffenen To-Do-Liste auf dem Laufenden zu bleiben. Dieser Artikel hilft dir, die Möglichkeiten zur Auswahl der richtigen PM-Software einzugrenzen, indem du einige häufige Fragen beantwortet bekommst und einen Vergleich der Projektmanagement-Tools zusammen mit den Kriterien für deren Bewertung erhältst.

Projektmanagement ist eine breite Branche – in unserer Review zu den Projektmanagement-Tools haben wir die Plattformen ausgewählt, die am besten für Agentur Umgebungen geeignet sind. Natürlich können sich einige davon an unterschiedliche Umgebungen (IT, Gesundheitswesen, Architektur) anpassen, doch wir konzentrieren uns auf die Art und Weise, wie sie für digitale Teams in Agenturen funktionieren. Dazu gehört:

  • Software-Entwicklungsprojekte
  • Webagenturen
  • Kreativagenturen
  • Digitale Marketing Agenturen

Es kommt auf deinen Workflow an und welche spezifischen Funktionen du brauchst, um diese Funktion zu verbessern. Informiere dich, nutze die kostenlosen Testversionen, um wirklich das beste der beiden Tools zu finden.

Kriterien an eine Projektmanagement-Software

Eine gute ProjektmanagementSoftware, die Sie in Ihrem Tagesgeschäft gewinnbringend unterstützt, zeichnet sich vor allem durch folgende Faktoren aus:

  • Intuitive Nutzerführung: Eine einfache Bedienbarkeit ermöglicht einen schnellen Projektstart und erspart das zeitfressende Lesen von Software-Handbüchern.
  • Datensicherheit und Datenschutz: Der Schutz von personenbezogenen Daten sowie des Firmenwissens stellt eine unabdingbare Voraussetzung dar.
  • Kundenservice: Ein persönlicher und punktgenauer Kunden-Service unterstützt das Projektteam bei Anwendungsfragen und entlastet den unternehmenseigenen Anwender-Support.
  • Praxis-Orientierung: Ein Tool mit starker Praxisorientierung unterstützt optimal beim Tagesgeschäft und bietet genau die Funktionen, die für agile Teams wirklich notwendig sind. Nicht mehr und nicht weniger!


Wrike-Projekt-Management-Lösung
Wrike-Projekt-Management-Lösung

Die PM-Software Wrike besticht durch einen sehr grossen Funktionsumfang und bietet zudem diverse Integrationen an (z.B. zu Google Drive, Box und iCal). Besonders hervorzuheben ist das Marketing-Modul mit ausgefeilten Workflows inkl. Briefing-, Prüfungs- und Freigabe-Funktionalitäten.

Erfordert viel Einarbeitungszeit

Der grosse Funktionsumfang hat seinen Preis: Wrike wirkt zunächst clean im Design und übersichtlich in der Struktur. Schnell bemerkt ein Neueinsteiger jedoch die „Hürden“ dieses Tools: Der Funktionsumfang geht mit einer umfassenden Auseinandersetzung, Einarbeitung und ggf. Schulungen einher.

Datenschutz-konform

Der europäische Server-Standort des kalifornischen Anbieters befindet sich in Amsterdam. Wrike ist DSGVO-konform und hostet die Nutzerdaten im europäischen Wirtschaftsraum.

Begrenzte Kontaktmöglichkeiten

Kundenservice ist möglich, aber lediglich per Kontaktformular (Ticket einreichen). Dort kann man auch seine Telefonnummer angeben und um Rückruf bitten. Videos (nur sehr wenige in deutscher Sprache) und Tutorials können natürlich weiterhelfen, aber sind im Vergleich zu greifbaren Ansprechpartnern oft zeitaufwändiger. Auch eine Hilfe-Seite oder ein Support-Chat werden angeboten.

Preise und Features

Die Preise variieren ja nach Anzahl Nutzer und Funktionalität. Basic-Funktionen wie einfach, gemeinsame Aufgabenlisten erstellen ist bis zu 5 Personen gratis. Wenns dann etwas mehr sein soll mit vollständiger Projektplanung und Zusammenarbeit ab  10 Euro pro Nutzer und Monat. Aktuell wird ein 6-Monatiger gratis Account angeboten. Für umfangreichere Teams schlagen sich dann 25 Euro zu Buche pro Nutzer und Monat. Speziell ist, dass Wrike auch spezial Versionen für Marketing-Teams und Dienstleistungs-Teams anbietet, welche dann optimiert sind mit zusätzlichen Modulen wie Wrike Proof und Wrike Publish. Proof ist ein Freigabeprozess für digitale Assets. Das Publish-Tool ist optimiert um sämtliche Benutzerdefinierte Felder in ein DAM-System mit zu übergeben und zu Versionieren.

Spezial Aktion – 1 Monat gratis!


awork-Workmanagement
awork-Workmanagement

Junges Tool mit erfrischender Optik

awork ist ein relativ neues, junges Tool mit einer frischen Optik. Die Oberfläche ist schlank und die Bedienung leicht, in der Tiefe ist der Funktionsumfang dafür aber noch nicht an jeder Stelle ausgebaut. Dafür bietet das Tool Integrationen mit u.a. Slack und Zapier, weitere Integrationen können per API vorgenommen werden. awork ist automatisches Projektmanagement für Teams. Es bündelt To-Dos in Listen, gruppierten Kanban-Boards und Gantt-Charts. awork hält dein Team mit smarten Benachrichtigungen auf dem Laufenden, sogar komplett automatisiert im Autopilot. Dank der integrierten Zeiterfassung kannst du erfasste Zeiten auswerten und auch direkt weiterberechnen. Als erste DSGVO-konforme Alternative aus Deutschland hält awork nicht nur mit Anbietern aus dem Silicon Valley Schritt, sondern setzt neue Benchmarks. Die Aufgaben lassen sich entweder in Listen- oder in Board-Ansicht anzeigen und man kann unproblematisch zwischen Listen und Boards wechseln. awork kommt mit einer integrierten Zeiterfassung. Man kann also für jede Aufgabe aus dem Projekt einen Timer starten und die Zeit stoppen. Ohne Zeiterfassungen neigen wir häufig dazu, den Zeitaufwand zu unterschätzen. Du bist jetzt vielleicht noch Einzelunternehmer, das muss aber nicht für immer so bleiben! Mit der Zeit wirst du anfangen, immer mehr Aufgaben abzugeben. Da ist es sehr praktisch zu wissen, wie viel Zeit man ungefähr pro Aufgabe braucht und du kannst deine Kosten für Freelancer etc. besser kalkulieren kannst.

awork-Workmanagement
awork-Workmanagement

Faire Preise

Aktuell gibt es awork in zwei kostenpflichtigen Tarifen (Premium & Enterprise), allerdings nicht in einer kostenfreien Version. awork kann 14 Tage getestet werden, eine kostenlose Nutzung im Anschluss ist jedoch nicht möglich. Du kannst deine Projekte und Aufgaben natürlich auch von Unterwegs im Auge behalten. Dazu gibt’s die passende awork-App fürs iPhone oder für Android.

Cloud-Lösung mit deutschen Servern

Anders als Andere ist awork ein reines Cloud-Tool als Software Mietlösung. Das Unternehmen setzt auf einen deutschen Server-Standort und ist daher DSGVO-konform. Bei Fragen kann der Support per Telefon, Chat oder E-Mail kontaktiert werden.

Autopilot für Projekte

Starten wir direkt mit dem Star des neuen Updates: dem Autopilot! Sobald dieses Feature einmal genutzt wird, werden Sie es nicht mehr missen wollen. Der Autopilot unterstützt dich dabei deine Projekte zu managen. Er behält den Fortschritt deiner Projekte im Blick und informiert Projektteilnehmer und Projektleiter per E-Mail pro-aktiv über ihre To-Dos und den Fortschritt des Projekts – und das ganz automatisch. Dieses Feature hebt sich definitiv vom Rest ab.

Alle wichtigen Infos zu diesem coolen Feature in einem Blogartikel zusammengefasst.

Praktisch: Du kannst den Autopilot jederzeit für einzelne Projekte an- und ausschalten.

Für alle Premium-Accounts gilt unsere uneingeschränkte 30-Tage-Geld-zurück-Garantie – jetzt loslegen!

E-Mail-Archivierung – Daten zuverlässig aufbewahren

E-Mail-Archivierung – Daten zuverlässig aufbewahren

Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte E-Mail-Nutzung führt dazu, dass, auch bei einer strukturierten Ablage, ein Informationschaos entsteht. Mail-Server stossen an ihre Grenzen und verlieren somit an Performance. Auch die Lizenz- und Speicher-Kosten steigen. Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass E-Mails gesetzeskonform archiviert werden müssen.

Ohne Zweifel hat E-Mail in den letzten 15 Jahren die Geschäftswelt und auch das private Kommunikationsverhalten fundamental verändert. Die Geschäftskorrespondenz oder die private Mitteilung erfolgt heute meist per E-Mail, da dieser elektronische Informationsaustausch einfach, schnell und kostengünstig ist. Das Postfach eines Mitarbeiters im oberen Management einer informationsverarbeitenden Unternehmung locker um 4000 neue E-Mails pro Monat wachsen. Der Aufwand für das Bearbeiten der E-Mails liegt heute bei einer Mehrzahl der Mitarbeiter bei zwei Stunden pro Arbeitstag. Gleichzeitig zeigen Studien, dass ein Mitarbeiter 1 Stunde pro Tag mit Suchen nach Informationen, v.a. auch im E-Mail, beschäftigt ist. Mit der immer stärker werdenden Bedeutung der E-Mails in der Geschäftswelt stellt sich auch die Frage nach einem effizienten und effektiven Management von E-Mails. Allein auf Amazon gibt es mehr als 200 Bücher zum Thema „E-Mail Management“. Ein Teilaspekt des E-Mail-Management ist auch die E-Mail-Archivierung oder Journalisierung. Wobei es eben nicht nur um die Aufbewahrung der elektronischen Nachrichten geht, sondern auch um das Wiederauffinden der E-Mails im Bedarfsfall. Die unveränderliche und sichere Aufbewahrung ist ohne Nutzen, wenn die Nachrichten bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt nicht wiedergefunden werden, darstellbar und lesbar sind. Das wichtigste gleich vorweg. Mit den seit dem 1.1.2013 geltenden Aufbewahrungsvorschriften des schweizerischen Handelsrechts gibt es in der Schweiz keine rechtlichen Anforderungen mehr für die generelle Aufbewahrung der Geschäftskorrespondenz! Die Geschäftskorrespondenz ist also aus dem Aufbewahrungskatalog verschwunden. Damit entfällt auch die generelle gesetzliche Pflicht der E-Mail-Archivierung, sofern es sich um Geschäftskorrespondenz ohne Erkenntniswert für die Buchführung und Rechnungslegung handelt. Neben den Aufbewahrungsvorschriften des schweizerischen Handelsrechts kann es jedoch noch weitere branchenspezifische Regeln geben, welche die Archivierung von E-Mails notwendig machen können. Zudem können auch geschäftspolitische Überlegungen dazu führen, dass ohne gesetzliche Verpflichtungen E-Mails archiviert werden.

Solche Gründe können sehr vielfältig sein, wie zum Beispiel:

  • die Überprüfung der Corporate Compliance,
  • die Unterstützung von Geschäftsprozessen,
  • die Nachvollziehbarkeit von Verhandlungen,
  • die Absicherung von Absprachen,
  • die Sicherstellung des unternehmensweiten Informations Kapitals.

Der Segen der E-Mail-Vorzüge kann auch sehr schnell zum Fluch werden. E-Mail wird immer mehr zum alleinigen Träger von Inhalt und nicht nur als Kommunikationsmittel. Mittels E-Mail werden mittlerweile ganze Geschäftsprozesse abgewickelt. Sie können unter Umständen auch Belege zur Buchführung und Rechnungslegung beinhalten, welche nur noch in der E-Mail zu finden sind. Solche Belege finden sich dann später nur noch in der E-Mail und nicht mehr im dafür vorgesehenen Archiv.

Die Gründe für eine Archivierung von E-Mails können also trotz dem Wegfall der rechtlichen Anforderung vielfältig sein. Jedoch müssen diese Gründe explizit gegenüber den daraus entstehenden Pflichten abgewogen werden. Die Kosten und Risiken für den Unterhalt und Pflege eines E-Mail-Archivs mit den daraus entstehenden aktuellen und auch zukünftigen Verpflichtungen sind heute enorm gestiegen. Dabei sind nicht nur die Kosten für den technischen Unterhalt der E-Mail-Archivierung wie Speicher, Lizenz und Wartung massiv tiefer als noch vor Jahren. So auch dass die Lösungen heute als reine Cloud-Lösungen angeboten werden. Darum stellen wir Ihnen folgende Lösung vor.

Securepoint UMA as a Service:

  • Multimandantenfähige UMA aus der Cloud
  • Für bis zu 50 Kunden
  • Für bis zu 500 Postfächer
  • Optimiert für Office 365
  • Archivierung aus der Cloud
  • Bereitstellung, Backup, Updates uvm.
  • Optimiert für Office 365
  • Vertrauenswürdige Zertifikate

Was wir für Sie tun:

  • Komplette Bereitstellung
  • Journal-E-Mail-Postfächer
  • Backup
  • Überwachung
  • Updates und Support

Gesetzliche Grundlagen für die eMail-Aufbewahrung in der Schweiz (Whitepaper) – hier lesen!

Securepoint UMA-Informationsblatt

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