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Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Automatisierung von Arbeitsabläufen (Teil 1 von 3)

Dokumentenmanagement-System AMAGNO – Thematik Automatisierung von Arbeitsabläufen (Teil 1 von 3)

AMAGNO-DMS (Teil 1 von 3)

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) automatisieren den Prozess der Verwaltung von Dokumenten von der Erstellung über die Speicherung bis hin zur Verteilung im gesamten Unternehmen, wodurch die Effizienz erhöht und die Kosten und die Unordnung bei der Verwaltung von Papieraufzeichnungen reduziert werden. Dokumentenmanagement-Anwendungen bieten Lösungen für eine Vielzahl von Dokumentanforderungen, von Dokumenten mit geringer Spezifität und hohem Umfang, wie Standardformularen bis hin zu fachspezifischen Artikeln mit geringem Umfang, wie zum Beispiel Eins-zu-eins-Korrespondenz. DMS-Software ist mit Digital-IT-Asset-Management-Software und Wissensmanagement-Software verbunden.

Wir zeigen Ihnen in drei Teilen auf, wie Sie mit AMAGNO Kosten sparen können: 70% aller Fehler im Unternehmen haben ihre Ursache in Prozessen der Administration, nur 30% in der Produktion. 63% ist der Verbrauch an Papier in den letzten 10 Jahren gestiegen. Jeder Anwender druckt und kopiert pro Tag 35–50 Seiten.

Übersicht

Vom Pferd zum Auto: Lassen Sie sich durch die digitale Revolution nicht abhängen. War während der industriellen Revolution der Wechsel vom Pferd zum Automobil eine der grossen Herausforderungen, ist es nun der Sprung von der Papierablage und dem Dateichaos hin zum digitalen Arbeitsplatz. Mit einer Enterprise Content Management Lösung verschafft sich Ihr Unternehmen wieder Ressourcen und nimmt rasant an Fahrt auf.

Effizienter Zugriff auf Dokumente: Jeden Tag werden enorme Arbeitszeiten bei der Suche nach den benötigten Dateien und Dokumenten aufgewendet. Dabei muss das benötigte Dokument für Sie sofort verfügbar sein, ohne Suche in den Tiefen eines Dateisystems oder wilden Strukturen von Netzlaufwerken. Das finden, was gesucht wird und nicht das suchen, was man finden möchte.

Geringere Kosten: Vom Zeitfaktor abgesehen bietet Ihnen eine moderne Dokumentenmanagementlösung einen deutlichen Kostenvorteil. Verzichten Sie zukünftig auf grosse Aktenschränke und Archive. Auch bei der benötigten IT-Infrastruktur sind deutliche Kosteneinsparungen möglich, denn durch ein effizienteres Arbeiten und mit einem geringen Datenbestand ist auch Ihre IT-Infrastruktur weniger gefordert.

Standortunabhängiges Arbeiten: Mit AMAGNO können Sie vollkommen zeit- und ortsunabhängig auf ihre Dateien und Dokumente zugreifen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie an einem anderen Standort, von Zuhause oder unterwegs arbeiten. Der digitale Arbeitsplatz ist immer dort, wo Sie sich befinden. Durch die internen Kommunikations- und Workflowlösungen sind Sie vollständig eingebunden.

Bei AMAGNO steht die vollständige Ablösung toter Dokumente im Fokus. Mit AMAGNO surfen Sie durch interaktive Dokumente, Belege etc. Das Antippen eines beliebigen Begriffes führt Sie zu allen korrespondierenden Dokumenten. Die umfassende Dateivorschau zeigt Ihnen alle Dokumente grossflächig und zentralisiert, lässt Sie Anmerkungen aufbringen und digitale Stempel platzieren, um die elektronischen Dokumente durch einen intelligenten Workflow zu führen.

Bei AMAGNO stehen die Dokumente in der dokumenten zentrischen Vorschau im Fokus.

Übersichtlich und interaktiv: Bei der Entwicklung von AMAGNO wird sehr viel Wert auf eine klare und intuitive Benutzeroberfläche gelegt. Der AMAGNO Client kommt mit wenigen Schaltflächen aus und überzeugt in der Bedienung durch eine hohe Effizienz. Dokumente werden interaktiv und ein Klick auf z.b. eine Rechnungsnummer zeigt alle weiteren relevanten Dokumente an. Die Vorschau springt dabei direkt zur entsprechenden Fundstelle und hebt diese hervor.

Dokumente im Fokus der Vorschau: Mit AMAGNO stehen die Dokumente im Fokus und werden zentral und grossflächig angezeigt. Mehrseitige Dokumente lassen sich durchblättern und Sie erfassen die Inhalte direkt und ohne das Dokument öffnen zu müssen. Nicht benötigte Bedienelemente blenden sich automatisch aus, so dass noch mehr Platz für die Dokumente bleibt. Ohne harten Bruch erfahren Anwender schnell die Vorzüge ihres digitalen Arbeitsplatzes.

Branchenunabhängige Lösung: Unternehmen, die sich für AMAGNO entscheiden, erhalten eine komplette und in sich stimmige Enterprise-Lösung. Alle Funktionen und Möglichkeiten in einer Software. Dabei presst AMAGNO Unternehmen nicht in vorgefertigte Konzepte, sondern lässt sich individuell für das jeweilige Unternehmen innerhalb kürzester Zeit konfigurieren. Keine Herstellerabhängigkeit AMAGNO ist mit einem sehr hohen Anspruch an Funktionalität und Usability entwickelt worden. Sollten Sie Ihre Daten ausserhalb von AMAGNO benötigen, exportieren Sie jederzeit eigenständig alle Daten und Dokumente ohne Kostenaufwand.

Wettbewerbsfähiger durch eine digitale Ablage: Lassen Sie Ihren Arbeitsplatz nicht mehr von undurchsichtigen Papierbergen und aufwändigen Prozessen dominieren. Mit AMAGNO und seinen Magneten wird Ihre Ablage und Ihr Archiv komplett digitalisiert. Das spart nicht nur viel Platz, sondern auch enorm viel Zeit. Zukünftig können Sie sich wieder auf wichtigere Aufgaben fokussieren und geniessen alle Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes.

Im nächsten Teil (Teil 2) werden wir auf weitere Funktionen und Lösungen für Ihren Arbeitsplatz mit AMAGNO eingehen.

Business-Automatisierung

2 Teil weiter lesen...

AMAGNO Dokumentenmanagementlösung

Vereinslösung – aber einfach!

Vereinslösung – aber einfach!

 

Eine Vereinssoftware dient nicht nur der Übersicht von Adressen, Kontaktdaten und demografischen Daten, sondern ebenso der Aufschlüsselung der Finanzen und den kontrollierten Informationsfluss. Wichtig sind diese Informationen für die Kommunikation mit dem Finanzamt, Mitglieder oder Sponsoren. Eine einfache Übersicht für die Buchhaltung ist absolut notwendig. Es gibt Cloud Basierte Applikationen oder auch solche welche lokal auf dem PC/Mac installiert werden müssen. Eine Verwaltung von Daten ist teils mobil über das Internet möglich. Kostenlose Software aus dem Internet kann diese Funktionalität aber nicht immer erbringen, oder werden nicht kontinuierlich weiterentwickelt.

 

Eine Vereinssoftware vereinfacht den Alltag im Verein. Rechnungen oder auch Mahnungen können erfasst und als eMail, Messenger oder Brief verschickt werden. Mailings mit Vereins-Informationen sind ebenso gut zu verwalten, wie eben auch die Daten der Mitglieder, wenn Adressen oder Telefonnummern ändern. Oft will aber nicht nur eine Person ein Mailing verschicken oder eine Veranstaltung organisieren. Dies übernehmen mehrere Personen in einer Vereinsorganisation.

 Eine einfache Lösung, welche rasch funktioniert und nicht viel kostet.

 

 

 

Für welche Zwecke wird die Software sonst noch gebraucht?

Eine Vereinssoftware ersetzt die mühselige Arbeit mit Karteikarten oder Excel-Listen und vereinfacht den Überblick mithilfe einer Eingabemaske und flexiblen Datenausleitung. In dieser Software sind Daten für Überweisungen oder andere Finanzdaten sicher aufgehoben. Diese Software ist über ein Rechtemanagement gesteuert. Jede Benutzergruppe kann dann genau die Inhalte ansehen die nötig sind.  Im Front-End können die Anwender eine Übersicht über gewünschte Infos zu Events, Trainings, Sitzungen und Ähnliches finden. Eine Vereinswebseite ist ein zentraler Punkt für Mitglieder oder solche die es werden möchten um den Club Aktivitäten zu folgen.

 

Softwarelösung aus der Schweiz

Eine Vereinssoftware spart vor allem Zeit. Aus diesem Grund lohnt sich die Suche nach einer Software, die möglichst viele Features beinhaltet und intuitiv funktioniert. Eine Vereinsverwaltung kann sich mithilfe der Software natürlich auch nur auf die Vereinsbuchhaltung einschränken. Und doch verspricht es viel Freude, die Vereinssoftware auch für die Kommunikation zu verwenden. Wir sind immer bestrebt den grösstmöglichen Nutzen zu bieten.Für diese Art der Vereinsverwaltung gibt es Lösungen aus dem Aus- und Inland. Wir glauben allerdings dass für schweizer Vereine eine schweizer Software unabdingbar ist, da sie die hiesigen Reglen, Gesetzte und Veränderungen mit einbindet. Wie etwas die VEränderung vom ESR-Einzahlungsschein auf den QR-Code im Sommer 2020. Ab dem 30. Juni 2020 erleichtert die QR-Rechnung das Ausstellen und Bezahlen von Rechnungen. Das müssen Unternehmen und Vereine über die QR-Rechnung und die Umstellung z.B. wissen. Die QR-Rechnung ist die Basis für einen effizienten, automatisierten Zahlungsverkehr und wird schweizweit eingeführt. Sie enthält alle Zahlungsinformationen im QR-Code mit durchgängig verwendbaren Zahlungsreferenzen. Die QR-Rechnung wird den roten und den orangen Einzahlungsschein ersetzen. QR-Rechnungen können künftig selbst erstellt und auf weissem Papier ausgedruckt werden. Genau solche Anpassungen erfüllen regionale Lösungen wie etwas ClubDesk aus Basel.

 

Vereinssoftware muss nicht teuer sein

Eine Vereinsverwaltung online zu verwenden ist die einfachste Lösung der Welt – ein Browser reicht und los gehts! Wie bei Raiffeisen oder der Post wird auch bei ClubDesk Fairness und Kundennähe gross geschrieben. So bietet ClubDesk für kleine Vereine eine völlig kostenlose Version an. Die beiden Profi Versionen für 180.- respektive 380.- Franken pro Jahr kann sich jeder Verein problemlos leisten. Vereine, die eine Geschäftsbeziehung zu einer Raiffeisenbank oder der Post besitzen, erhalten die Version Pro für 135.- statt 180.- Franken, die Version XL für 285.- statt 380.- Franken. Auch beim Support sind wir nahe beim Kunden. Für Fragen stellt ClubDesk ein Supportteam zur Verfügung, welches nicht nur per E-Mail erreichbar ist, sondern auch persönlich angerufen werden kann. Wir als ClubDesk-Partner bieten Ihnen nicht nur Antworten auf Ihre Fragen, sondern wir können Ihnen auch die Finanzbuchhaltung initial einrichten und Sie dabei weiter begleiten und die Abschlüsse prüfen. Zusammen mit unserem kompetenten Partner Simpline sind wir auf jede Frage vorbereitet.

 

Webseite

Wir empfehlen für Ihren Club oder Verein eine Webseite einzurichten. Das geht entweder via Standardeditor über das ClubDesk-Webseiten Modul wo wirklich jede und jeder eine funktionierende Webseite erstellen kann. Oder wir bieten für etwas mehr Funktionalität und Features auch eine eigenständige Webseite auf WordPress Basis mit automatisierter Ausleitung aus ClubDesk zu WordPress. 

 

 

 

Definition und Vereinsrecht

In der Rechtswissenschaft der Schweiz bezeichnet Vereinsrecht ein Rechtsgebiet, das sich mit Gründung und Organisation von Vereinen beschäftigt. Vereine (fr. Associations, it. Associazioni) stellen in der Schweiz die weitaus häufigste Gesellschaftsform dar. Die gesetzlichen Vorschriften, welche die Vereine betreffen, finden sich im Zivilgesetzbuch (ZGB) (Art. 60 ff). Das Vereinswesen entstand in der Schweiz im 18. Jahrhundert und erlebte im folgenden Jahrhundert einen ersten grossen Aufschwung, obwohl die Vereinigungsfreiheit von der Obrigkeit noch nicht gewährleistet war. Im 19. Jahrhundert wurden neben Arbeiter-, Frauen- und Ausländer Vereinen auch die ersten Eidgenössischen Verbände gegründet, die als Organisatoren der seither regelmässig abgehaltenen Eidgenössischen Feste auftraten. Trotz des heutigen Medienzeitalters haben die Vereine ihre politische und gesellschaftlich integrierende Bedeutung beibehalten können. Rund die Hälfte der Einwohner über vierzehn Jahre sind Mitglieder in mindestens einem der achtzig- bis hunderttausend Vereine. Die grosse Verbreitung der Vereinsform verdankt sie der in der Verfassung garantierten Vereinsfreiheit und der Vereinsautonomie, die es den Mitgliedern erlaubt, sich ohne behördliche Zustimmung eigene Statuten zu geben. Wenn Menschen in der Schweiz sich regelmässig treffen und gleichberechtigt ein gemeinsames, ideelles Ziel anstreben, schliessen sie sich einem Verein zusammen, um dies der Öffentlichkeit kundzutun. Die Hälfte aller Vereine sind Sportvereine, daneben gibt es Vereine im kulturellen, sozialen, politischen und wirtschaftlichen Bereich. Mehr zum Schweizer Vereinsrecht finden sie unter Vereinsrecht Schweizer Eidgenossenschaft.

 

Mehr Zeit für Vereinsaktivitäten, dank ClubDesk.

 

Verwendung und Wartung

Eine Software benötigt keine Wartung, schon garnicht wenn diese in der Cloud läuft. Sie erhalten natürlich Updates, damit sie sicher bleibt und neue Funktionen erhalten. Darüber hinaus müssen die Daten in der Schweiz gehalten werden, sofern rechtliche Fragen auftauchen würden können Sie sich auf das Schweizer Datenschutzgesetz beziehen.

 

Verein – aber einfach!

Vereins Lösungen wie ClubDesk ist sicher eine Hilfe um sich wirklich um die wichtigen Dinge im Verein zu kümmern und das Vereinsleben auch geniessen zu können. Wir sind von ClubDesk total überzeugt und die 6000 Vereine welche schon damit arbeiten täuschen nicht darüber hinweg. Zusammen mit unserer Unterstützung können wir einige Verbesserungen und Vereinfachunge bieten. Rufen Sie uns an – wir beantworten gerne Ihre Fragen oder beraten Sie gern weiter. 

Im Anhang finden Sie den aktuellen ClubDesk-Flyer zum Download.

Wir machen Ihnen ein attraktives Vereins-Paket-Angebot mit einem Rabatt von 20% beim Kauf von einer ClubDesk-Pro oder -XL-Lizenz.

Beim Vorweisen des Kaufbelegs von ClubDesk gewähren wir Ihnen einen Rabatt auf das Paket “Webseite und Buchhaltung”. Webseite nach Bedürfnis inkl. Basis-Installation Ihrer Vereinsbuchhaltung in ClubDesk!

Unsere Aktion ist noch gültig bis:

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Unsere Partner:

Project-Management-Tools im Vergleich

Project-Management-Tools im Vergleich

In schnelllebigen, digitalen Zeitalter nutzt der durchschnittliche Projektmanager wahrscheinlich mehrere verschiedener Projektmanagement-Anwendungen, um auf dieser stets im Wandel begriffenen To-Do-Liste auf dem Laufenden zu bleiben. Dieser Artikel hilft dir, die Möglichkeiten zur Auswahl der richtigen PM-Software einzugrenzen, indem du einige häufige Fragen beantwortet bekommst und einen Vergleich der Projektmanagement-Tools zusammen mit den Kriterien für deren Bewertung erhältst.

Projektmanagement ist eine breite Branche – in unserer Review zu den Projektmanagement-Tools haben wir die Plattformen ausgewählt, die am besten für Agentur Umgebungen geeignet sind. Natürlich können sich einige davon an unterschiedliche Umgebungen (IT, Gesundheitswesen, Architektur) anpassen, doch wir konzentrieren uns auf die Art und Weise, wie sie für digitale Teams in Agenturen funktionieren. Dazu gehört:

  • Software-Entwicklungsprojekte
  • Webagenturen
  • Kreativagenturen
  • Digitale Marketing Agenturen

Es kommt auf deinen Workflow an und welche spezifischen Funktionen du brauchst, um diese Funktion zu verbessern. Informiere dich, nutze die kostenlosen Testversionen, um wirklich das beste der beiden Tools zu finden.

Kriterien an eine Projektmanagement-Software

Eine gute ProjektmanagementSoftware, die Sie in Ihrem Tagesgeschäft gewinnbringend unterstützt, zeichnet sich vor allem durch folgende Faktoren aus:

  • Intuitive Nutzerführung: Eine einfache Bedienbarkeit ermöglicht einen schnellen Projektstart und erspart das zeitfressende Lesen von Software-Handbüchern.
  • Datensicherheit und Datenschutz: Der Schutz von personenbezogenen Daten sowie des Firmenwissens stellt eine unabdingbare Voraussetzung dar.
  • Kundenservice: Ein persönlicher und punktgenauer Kunden-Service unterstützt das Projektteam bei Anwendungsfragen und entlastet den unternehmenseigenen Anwender-Support.
  • Praxis-Orientierung: Ein Tool mit starker Praxisorientierung unterstützt optimal beim Tagesgeschäft und bietet genau die Funktionen, die für agile Teams wirklich notwendig sind. Nicht mehr und nicht weniger!


Wrike-Projekt-Management-Lösung
Wrike-Projekt-Management-Lösung

Die PM-Software Wrike besticht durch einen sehr grossen Funktionsumfang und bietet zudem diverse Integrationen an (z.B. zu Google Drive, Box und iCal). Besonders hervorzuheben ist das Marketing-Modul mit ausgefeilten Workflows inkl. Briefing-, Prüfungs- und Freigabe-Funktionalitäten.

Erfordert viel Einarbeitungszeit

Der grosse Funktionsumfang hat seinen Preis: Wrike wirkt zunächst clean im Design und übersichtlich in der Struktur. Schnell bemerkt ein Neueinsteiger jedoch die „Hürden“ dieses Tools: Der Funktionsumfang geht mit einer umfassenden Auseinandersetzung, Einarbeitung und ggf. Schulungen einher.

Datenschutz-konform

Der europäische Server-Standort des kalifornischen Anbieters befindet sich in Amsterdam. Wrike ist DSGVO-konform und hostet die Nutzerdaten im europäischen Wirtschaftsraum.

Begrenzte Kontaktmöglichkeiten

Kundenservice ist möglich, aber lediglich per Kontaktformular (Ticket einreichen). Dort kann man auch seine Telefonnummer angeben und um Rückruf bitten. Videos (nur sehr wenige in deutscher Sprache) und Tutorials können natürlich weiterhelfen, aber sind im Vergleich zu greifbaren Ansprechpartnern oft zeitaufwändiger. Auch eine Hilfe-Seite oder ein Support-Chat werden angeboten.

Preise und Features

Die Preise variieren ja nach Anzahl Nutzer und Funktionalität. Basic-Funktionen wie einfach, gemeinsame Aufgabenlisten erstellen ist bis zu 5 Personen gratis. Wenns dann etwas mehr sein soll mit vollständiger Projektplanung und Zusammenarbeit ab  10 Euro pro Nutzer und Monat. Aktuell wird ein 6-Monatiger gratis Account angeboten. Für umfangreichere Teams schlagen sich dann 25 Euro zu Buche pro Nutzer und Monat. Speziell ist, dass Wrike auch spezial Versionen für Marketing-Teams und Dienstleistungs-Teams anbietet, welche dann optimiert sind mit zusätzlichen Modulen wie Wrike Proof und Wrike Publish. Proof ist ein Freigabeprozess für digitale Assets. Das Publish-Tool ist optimiert um sämtliche Benutzerdefinierte Felder in ein DAM-System mit zu übergeben und zu Versionieren.

Spezial Aktion – 1 Monat gratis!


awork-Workmanagement
awork-Workmanagement

Junges Tool mit erfrischender Optik

awork ist ein relativ neues, junges Tool mit einer frischen Optik. Die Oberfläche ist schlank und die Bedienung leicht, in der Tiefe ist der Funktionsumfang dafür aber noch nicht an jeder Stelle ausgebaut. Dafür bietet das Tool Integrationen mit u.a. Slack und Zapier, weitere Integrationen können per API vorgenommen werden. awork ist automatisches Projektmanagement für Teams. Es bündelt To-Dos in Listen, gruppierten Kanban-Boards und Gantt-Charts. awork hält dein Team mit smarten Benachrichtigungen auf dem Laufenden, sogar komplett automatisiert im Autopilot. Dank der integrierten Zeiterfassung kannst du erfasste Zeiten auswerten und auch direkt weiterberechnen. Als erste DSGVO-konforme Alternative aus Deutschland hält awork nicht nur mit Anbietern aus dem Silicon Valley Schritt, sondern setzt neue Benchmarks. Die Aufgaben lassen sich entweder in Listen- oder in Board-Ansicht anzeigen und man kann unproblematisch zwischen Listen und Boards wechseln. awork kommt mit einer integrierten Zeiterfassung. Man kann also für jede Aufgabe aus dem Projekt einen Timer starten und die Zeit stoppen. Ohne Zeiterfassungen neigen wir häufig dazu, den Zeitaufwand zu unterschätzen. Du bist jetzt vielleicht noch Einzelunternehmer, das muss aber nicht für immer so bleiben! Mit der Zeit wirst du anfangen, immer mehr Aufgaben abzugeben. Da ist es sehr praktisch zu wissen, wie viel Zeit man ungefähr pro Aufgabe braucht und du kannst deine Kosten für Freelancer etc. besser kalkulieren kannst.

awork-Workmanagement
awork-Workmanagement

Faire Preise

Aktuell gibt es awork in zwei kostenpflichtigen Tarifen (Premium & Enterprise), allerdings nicht in einer kostenfreien Version. awork kann 14 Tage getestet werden, eine kostenlose Nutzung im Anschluss ist jedoch nicht möglich. Du kannst deine Projekte und Aufgaben natürlich auch von Unterwegs im Auge behalten. Dazu gibt’s die passende awork-App fürs iPhone oder für Android.

Cloud-Lösung mit deutschen Servern

Anders als Andere ist awork ein reines Cloud-Tool als Software Mietlösung. Das Unternehmen setzt auf einen deutschen Server-Standort und ist daher DSGVO-konform. Bei Fragen kann der Support per Telefon, Chat oder E-Mail kontaktiert werden.

Autopilot für Projekte

Starten wir direkt mit dem Star des neuen Updates: dem Autopilot! Sobald dieses Feature einmal genutzt wird, werden Sie es nicht mehr missen wollen. Der Autopilot unterstützt dich dabei deine Projekte zu managen. Er behält den Fortschritt deiner Projekte im Blick und informiert Projektteilnehmer und Projektleiter per E-Mail pro-aktiv über ihre To-Dos und den Fortschritt des Projekts – und das ganz automatisch. Dieses Feature hebt sich definitiv vom Rest ab.

Alle wichtigen Infos zu diesem coolen Feature in einem Blogartikel zusammengefasst.

Praktisch: Du kannst den Autopilot jederzeit für einzelne Projekte an- und ausschalten.

Für alle Premium-Accounts gilt unsere uneingeschränkte 30-Tage-Geld-zurück-Garantie – jetzt loslegen!

E-Mail-Archivierung – Daten zuverlässig aufbewahren

E-Mail-Archivierung – Daten zuverlässig aufbewahren

Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte E-Mail-Nutzung führt dazu, dass, auch bei einer strukturierten Ablage, ein Informationschaos entsteht. Mail-Server stossen an ihre Grenzen und verlieren somit an Performance. Auch die Lizenz- und Speicher-Kosten steigen. Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass E-Mails gesetzeskonform archiviert werden müssen.

Ohne Zweifel hat E-Mail in den letzten 15 Jahren die Geschäftswelt und auch das private Kommunikationsverhalten fundamental verändert. Die Geschäftskorrespondenz oder die private Mitteilung erfolgt heute meist per E-Mail, da dieser elektronische Informationsaustausch einfach, schnell und kostengünstig ist. Das Postfach eines Mitarbeiters im oberen Management einer informationsverarbeitenden Unternehmung locker um 4000 neue E-Mails pro Monat wachsen. Der Aufwand für das Bearbeiten der E-Mails liegt heute bei einer Mehrzahl der Mitarbeiter bei zwei Stunden pro Arbeitstag. Gleichzeitig zeigen Studien, dass ein Mitarbeiter 1 Stunde pro Tag mit Suchen nach Informationen, v.a. auch im E-Mail, beschäftigt ist. Mit der immer stärker werdenden Bedeutung der E-Mails in der Geschäftswelt stellt sich auch die Frage nach einem effizienten und effektiven Management von E-Mails. Allein auf Amazon gibt es mehr als 200 Bücher zum Thema „E-Mail Management“. Ein Teilaspekt des E-Mail-Management ist auch die E-Mail-Archivierung oder Journalisierung. Wobei es eben nicht nur um die Aufbewahrung der elektronischen Nachrichten geht, sondern auch um das Wiederauffinden der E-Mails im Bedarfsfall. Die unveränderliche und sichere Aufbewahrung ist ohne Nutzen, wenn die Nachrichten bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt nicht wiedergefunden werden, darstellbar und lesbar sind. Das wichtigste gleich vorweg. Mit den seit dem 1.1.2013 geltenden Aufbewahrungsvorschriften des schweizerischen Handelsrechts gibt es in der Schweiz keine rechtlichen Anforderungen mehr für die generelle Aufbewahrung der Geschäftskorrespondenz! Die Geschäftskorrespondenz ist also aus dem Aufbewahrungskatalog verschwunden. Damit entfällt auch die generelle gesetzliche Pflicht der E-Mail-Archivierung, sofern es sich um Geschäftskorrespondenz ohne Erkenntniswert für die Buchführung und Rechnungslegung handelt. Neben den Aufbewahrungsvorschriften des schweizerischen Handelsrechts kann es jedoch noch weitere branchenspezifische Regeln geben, welche die Archivierung von E-Mails notwendig machen können. Zudem können auch geschäftspolitische Überlegungen dazu führen, dass ohne gesetzliche Verpflichtungen E-Mails archiviert werden.

Solche Gründe können sehr vielfältig sein, wie zum Beispiel:

  • die Überprüfung der Corporate Compliance,
  • die Unterstützung von Geschäftsprozessen,
  • die Nachvollziehbarkeit von Verhandlungen,
  • die Absicherung von Absprachen,
  • die Sicherstellung des unternehmensweiten Informations Kapitals.

Der Segen der E-Mail-Vorzüge kann auch sehr schnell zum Fluch werden. E-Mail wird immer mehr zum alleinigen Träger von Inhalt und nicht nur als Kommunikationsmittel. Mittels E-Mail werden mittlerweile ganze Geschäftsprozesse abgewickelt. Sie können unter Umständen auch Belege zur Buchführung und Rechnungslegung beinhalten, welche nur noch in der E-Mail zu finden sind. Solche Belege finden sich dann später nur noch in der E-Mail und nicht mehr im dafür vorgesehenen Archiv.

Die Gründe für eine Archivierung von E-Mails können also trotz dem Wegfall der rechtlichen Anforderung vielfältig sein. Jedoch müssen diese Gründe explizit gegenüber den daraus entstehenden Pflichten abgewogen werden. Die Kosten und Risiken für den Unterhalt und Pflege eines E-Mail-Archivs mit den daraus entstehenden aktuellen und auch zukünftigen Verpflichtungen sind heute enorm gestiegen. Dabei sind nicht nur die Kosten für den technischen Unterhalt der E-Mail-Archivierung wie Speicher, Lizenz und Wartung massiv tiefer als noch vor Jahren. So auch dass die Lösungen heute als reine Cloud-Lösungen angeboten werden. Darum stellen wir Ihnen folgende Lösung vor.

Securepoint UMA as a Service:

  • Multimandantenfähige UMA aus der Cloud
  • Für bis zu 50 Kunden
  • Für bis zu 500 Postfächer
  • Optimiert für Office 365
  • Archivierung aus der Cloud
  • Bereitstellung, Backup, Updates uvm.
  • Optimiert für Office 365
  • Vertrauenswürdige Zertifikate

Was wir für Sie tun:

  • Komplette Bereitstellung
  • Journal-E-Mail-Postfächer
  • Backup
  • Überwachung
  • Updates und Support

Gesetzliche Grundlagen für die eMail-Aufbewahrung in der Schweiz (Whitepaper) – hier lesen!

Securepoint UMA-Informationsblatt

Wir bieten Ihnen exklusiv und gratis eine 30 Minütige Sicherheitsanalyse an: IT-Sicherheit ist ein komplexes Thema für Unternehmen. Darum machen wir für Sie ein 30 Minütigen Sicherheitscheck mit Überblick über den Sicherheitszustand Ihres Unternehmens und fassen die aktuell wichtigen Themen im Bereich IT-Security klar und verständlich zusammen. Gleichzeitig erhalten Sie einen Projektleitfaden, um Ihr Unternehmen optimal zu schützen und rechtssicher aufzustellen.

Rufen Sie uns an und wir machen Ihnen ein Angebot worauf Sie kaum Nein sagen können!

IT – aber einfach!

Homeoffice – Sinn oder Unsinn

Homeoffice – Sinn oder Unsinn

In einem Land mit grosser Liebe zur Pünktlichkeit wie die Schweiz, wäre mehr Heimarbeit mal was Neues. Mehr Arbeitszeit im Büro bedeutet nicht unbedingt mehr Leistung oder Flexibilität. Aktualität erhält das ganze durch den Coronavirus (COVID-19).

Doch hierzulande ist Arbeiten ohne Zeitvorgabe noch immer eine gewagte Überlegung. Wissenschaftler haben jedoch errechnet, dass Heimarbeit bei 40% aller Jobs möglich ist. Heute sind wir bei 13%. Schweden, Belgien und die Niederlande sind bei doppelt bis dreimal so viel. Vor 25 Jahren sagte mein erster Vorgesetzter: “Ich erwarte von Ihnen gute Arbeit und schnelle Umsetzung. Wie lange Sie dafür brauchen, ist ausschliesslich Ihre Sache. Sie können gerne auch im Schwimmbad arbeiten und dabei in der Sonne liegen.” Ich hatte Glück und wurde glücklich mit dieser Arbeitsorganisation, bei dem das Wort Feierabend ein Fremdwort ist. Arbeit ist unser Ausdruck, in der Welt zu sein. Wir sind hier, um das zu tun, was wir wirklich lieben. Und im digitalen Zeitalter ist mein Büro immer dort, wo ich gerade bin.

Doch hierzulande ist Arbeiten ohne Zeitvorgabe noch immer eine gewagte Überlegung. Wissenschaftler haben jedoch errechnet, dass Heimarbeit bei 40% aller Jobs möglich ist. Heute sind wir bei 13%. Schweden, Belgien und die Niederlande sind bei doppelt bis dreimal so viel. Vor 25 Jahren sagte mein erster Vorgesetzter: “Ich erwarte von Ihnen gute Arbeit und schnelle Umsetzung. Wie lange Sie dafür brauchen, ist ausschliesslich Ihre Sache. Sie können gerne auch im Schwimmbad arbeiten und dabei in der Sonne liegen.” Ich hatte Glück und wurde glücklich mit dieser Arbeitsorganisation bei dem das Wort Feierabend ein Fremdwort war. Arbeit ist unser Ausdruck, in der Welt zu sein. Wir sind hier, um das zu tun, was wir wirklich lieben. Und im digitalen Zeitalter ist mein Büro immer dort, wo ich gerade bin.

Homeoffice scheiterte in der Schweiz an fehlender Technik und an Effizienz und am Vertrauen der Chefs in ihre MitarbeiterInnen. Entgegen dazu: der niederländische Arbeitsforscher Rutger Bregman sagt gar voraus: Wir werden mittelfristig noch 15 Stunden pro Woche arbeiten und dabei besser leben. So lasse sich auch die Digitalisierung mit weniger Arbeitszeit ohne Massenarbeitslosigkeit gestalten. Der Markt habe viele überflüssige “Bullshit-Bürojobs” geschaffen. Es gehe aber darum, weniger zu arbeiten um mehr zu tun.

Weniger arbeiten – mehr tun

Wir werden in den nächsten Jahren die Arbeit neu überdenken. Später kommen, früher gehen, mehr Zeit für Kinder und mehr Rücksicht auf die Arbeitszeiten des Partners oder der Partnerin? Aber ja, in der schwedischen Stadt Göteborg wurde dieser Traum bereits Realität. In einem Arbeitszeit Experiment wurde der Sechs-Stunden-Arbeitstag erprobt. Ergebnis: Die ArbeitnehmerInnen sind leistungsfähiger, zufriedener und seltener krank.

Und was macht die Digitalisierung mit unseren Jobs?

Wie viel Arbeit übernehmen künftig die Maschinen? Fabriken ohne Arbeiter? Kaufhäuser ohne VerkäuferInnen? Supermärkte ohne Kassiererinnen? Busse, Bahnen und Taxen ohne Fahrer? Wollen wir das auch? Mehr oder weniger Jobs durch Digitalisierung? Bei jeder Transformation entstehen auch neue Jobs. Roboter müssen entwickelt, gebaut und gewartet werden? Wer organisiert die Software? Wer bezahlt die Umschulung? Niemand kennt bisher die Antwort. Wir wissen allerdings vom Übergang in die erste industrielle Revolution, dass die grössten Chancen auf Jobs hat, wer beim Übergang in die neue Berufswelt flexibel ist und willig zur Ausbildung.

Der Arbeitsmarkt ändert sich rasant, gewisse merken das nur (noch) nicht – allein durch die nicht aufzuhaltende Digitalisierung und Roboterisierung. Die Digitalisierung durchdringt die gesamte Arbeitswelt. Es begann bei Reisebüros und Buchhandlungen, bei Banken und Medien, es folgten Einzelhandel, Maschinenbau und die Autoindustrie.

Aber aktuell bekräftigt eine Veränderung der Arbeitsprozesse und der Flexibilität noch was anderes: 

Der Coronavirus! Viele Firmen müssen ihre Angestellten schützen oder führen Kurzarbeit vorübergehend ein. Was aber, wenn die nötigen Werkzeuge fehlen um das Büro zuhause zu managen? Sie benötigen Ihre Businessapplikationen auch zu Hause? Da gibt es heute einige Lösungen die so einfach wie effektiv sind und nicht mal viel kosten müssen. Zum Teil genügen VPN-Lösungen um sich in Ihr Unternehmen einzuklinken. Oder Ihre Business Applikationen laufen schon in der Cloud und ortsunabhängiger Zugriff ist damit möglich. Meist geht es um Details, wie Telefonie oder Drucken sowie Meetings und Collaborationstools die fehlen. Deshalb müssen digitale Kompetenzen fester Bestandteil Ihres Unternehmens sein, vor allem in Zeiten wie diesen.

Google und Microsoft beispielsweise, stellt die Tage ihre Collaborationstool gratis zur Verfügung!

Dennoch oder gerade deshalb ergeben sich Fragen: wir haben Antworten und können Sie rasch in ein Office-Space transformieren und für die nötige Sicherheitslösungen anbieten in den Themen: sichere Standortvernetzung, VPN-Server und Client, VPN-Gateway, sicheres Surfen und generell Unified Security (UMA) mit den Produkten von Securepoint! Rufen Sie uns an oder vereinbaren Sie einen Onlinetermin!

Gründer zu sein heisst auch sich weiter zu entwickeln

Gründer zu sein heisst auch sich weiter zu entwickeln

Eine eigene Firma oder ein «Startup» zu gründen ist populär wie nie. Gerade im Umfeld der Informatik ist die Schweiz ein Startup-Land. Für Gründungsinteressierte gibt es eine Vielzahl von Anlaufstellen und Angebote. Dies aber meistens für Tech-Startups, welche neue Apps, Lösungen und Software entwickeln. Wie sieht es also aus mit Startups wo Dienstleistung im Vordergrund stehen? Bei mir war die Frage nie was entwickle ich neu, sondern, welche Kunden möchte ich bedienen oder welches Segment hat Bedürfnisse und sind Nischen? Genau in diesen Nischen wollte ich mich positionieren. Am Anfang hat man Ideen und aus einer Idee entsteht noch eine Idee und um diese zu selektieren und zu reduzieren braucht es Hilfe, damit es kein Tante-Emma-Laden geben soll und für potenzielle Kunden unklar ist was genau man anbietet und somit eher Kunden verliert als gewinnt!

Dazu helfen Coaches, Berater und Institutionen. Für das Coaching und Training von Gründern gibt es generelle Angebote an den Hochschulen, Business Tools Kurse, CTI Entrepreneurship Kurse, Startup Weekends und Venture Programme oder die RAV. Informationskurse und Möglichkeiten zur Online-Gründung bieten das Institut für Jungunternehmer IFJ.ch, Startups.ch oder startbiz.ch. Also viele Anlaufstellen, um sich selbständig zu machen und auch um Investoren zu finden.

Bei mir war das anders, ich wollte nach meiner Pause von meinen 25 Jahren Anstellung verändern. Ich wollte die Verantwortung übernehmen, selbst was aufzubauen, um genau die Dinge anders anzugehen als ich es bis anhin angehen «musste».

Das ist eine Erlösung jetzt nach all den Jahren in den Enterprise-Unternehmungen. Da werden solche Visionen von anderen übernommen und man passt sich den Aufgaben an, welche einem vorgegeben werden. Auch wenn man selbst überzeugt ist, dass man mehr tun könnte und mehr bewegen möchte. Aber schlussendlich wird man ausgebremst. Und genau so verliert man eine Vision und somit auch Freude an der Arbeit. Das kann dazu führen, dass man derart frustriert ist, dass man von einem Tag in den nächsten lebt und keinen Sinn darin empfindet.

Darum war für mich ein individuelles Coaching die richtige Lösung. Da konnte ich erst einmal meine Ideen entleeren und eine Vision aufbauen. Wieder ein Ziel festmachen. Einen roten Faden ziehen. Im Grunde waren es drei verschiedenen Coachings. Ein Coaching ging auf meine persönliche Seite ein. Da wurden meine Ängste thematisiert und angegangen. Ich musst wieder lernen positiv in die Zukunft zu blicken. Beim zweiten Coaching gings um die Vision, was will ich mit meinem Leben anfangen und wie möchte ich es gestalten, privat und beruflich. Und drittens dann das Coaching rund um die Gründung und Ausrichtung meiner Unternehmung. Diese drei Komponente waren für mich existenziell und absolut notwendig. Veränderungen können so positiv wirken und wieder richtig Energie freisetzen. Dazu möchte ich mich nochmal bei allen beteiligten mich herzlichst bedanken, so bin ich heute in der Lage nochmal komplett neu anzufangen, ohne Angst und ohne Skepsis gegenüber meiner Vision. Gerne verlinke ich unten die angegeben Partner für Menschen, welche sich in einer ähnlichen Situation befinden und Hilfe annehmen möchten.

Meine neue Firma besteht zu Beginn aus 2 Personen. In so einem kleinen Team ist es keine Seltenheit, dass ich neben Informatik und neben der Produktentwicklung auch für die anderen Aufgaben im Unternehmen (Geschäftsleitung, Marketing und Kapitalsuche) zuständig bin. Andere starten schon während des Studiums mit einer eigenen Firma. Dank Internet ist es heute möglich, schnell Kunden zu erreichen. Doch bei mir brauchte es einige Zeit bis ich mir im Klaren war so zu arbeiten, wie ich mir das vorstellen konnte und weiterhin auf dem Laufenden bleiben zu können wie es in der IT immer sein wird und das mit 44 Jahren. Dazu braucht es ein individuelles Profil und Aufgaben die auf einem zugeschnitten sind.

Ein Startup bedeutet übersetzt «Anfahrt oder Inbetriebsetzung» und ist Sinnbild für die Neugründung einer Firma. Als Startup sind die Unternehmen zu kennzeichnen, die sich in ihrer ersten Business-Phase befinden, kreative, neue oder ungewöhnliche Ideen besitzen, welche sie erst im kleinen, später im grösseren Stil verwirklichen wollen. Das Wachstumspotential ist wichtig, aber nicht immer imminent, denn hat es die Firma erst einmal «geschafft», sich einen Kundenstamm aufzubauen ist es auch möglich zu expandieren oder neue Produkte oder Dienstleistungen zu starten und testen. Am wichtigsten allerdings ist es sich und seiner Vision treu zu bleiben und nicht in der Komfortzone zu bleiben, Netzwerke zu schaffen und offen zu sein für Neues. Ich habe in den letzten Wochen gemerkt wie schnell sich plötzlich Kooperationen, Ideen und Partnerschaften bilden können. Auch wenn diese direkt keinen Gewinn abwerfen, aber indirekt sich immer etwas Interessantes daraus ergeben kann. Aus diesem Grund unterstützen wir alle Gründer in ihrem neuen Business um die richtigen Informatik-Tools einzusetzen, um sich den Start zu erleichtern und um sich auf ihr Geschäftskern fokussieren zu können – «IT, aber einfach!» Das ist das Kredo um sich in der heutigen Zeit den Start zu vereinfachen und um professionell zu starten. Ausserdem ist der Slogan aus dem Jahre 1997 von Steve Jobs genau so gemeint und sollte für alle Gründer ein Leitbild sein «Think different» und viel Erfolg!

Mit grossem Dank an alle die mich auf meinem Weg begleitet haben oder es immer noch tun und welche sich für unser Jungunternehmen einsetzen und es noch werden!

Peter A. Leuenberger

Wenn Du dich dafür interessierst, wie du dich weiter entwickeln kannst oder/und Gründer bist oder sein wirst, dann kann ich dir folgende Dienstleistungen und Personen weiterempfehlen:

Perspektiven entwickeln: http://www.holistic-empowerment.ch/

Persönlichkeitsentwicklung: https://praxiskelava.ch/A-propos/

Gründerbegleitung und Newplacement: https://beweggrund.ch/de/daniel-mueller

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