+41 032 533 24 05 info@leuenbergersolution.ch
E-Mail-Archivierung – Daten zuverlässig aufbewahren

E-Mail-Archivierung – Daten zuverlässig aufbewahren

Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte E-Mail-Nutzung führt dazu, dass, auch bei einer strukturierten Ablage, ein Informationschaos entsteht. Mail-Server stossen an ihre Grenzen und verlieren somit an Performance. Auch die Lizenz- und Speicher-Kosten steigen. Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass E-Mails gesetzeskonform archiviert werden müssen.

Ohne Zweifel hat E-Mail in den letzten 15 Jahren die Geschäftswelt und auch das private Kommunikationsverhalten fundamental verändert. Die Geschäftskorrespondenz oder die private Mitteilung erfolgt heute meist per E-Mail, da dieser elektronische Informationsaustausch einfach, schnell und kostengünstig ist. Das Postfach eines Mitarbeiters im oberen Management einer informationsverarbeitenden Unternehmung locker um 4000 neue E-Mails pro Monat wachsen. Der Aufwand für das Bearbeiten der E-Mails liegt heute bei einer Mehrzahl der Mitarbeiter bei zwei Stunden pro Arbeitstag. Gleichzeitig zeigen Studien, dass ein Mitarbeiter 1 Stunde pro Tag mit Suchen nach Informationen, v.a. auch im E-Mail, beschäftigt ist. Mit der immer stärker werdenden Bedeutung der E-Mails in der Geschäftswelt stellt sich auch die Frage nach einem effizienten und effektiven Management von E-Mails. Allein auf Amazon gibt es mehr als 200 Bücher zum Thema „E-Mail Management“. Ein Teilaspekt des E-Mail-Management ist auch die E-Mail-Archivierung oder Journalisierung. Wobei es eben nicht nur um die Aufbewahrung der elektronischen Nachrichten geht, sondern auch um das Wiederauffinden der E-Mails im Bedarfsfall. Die unveränderliche und sichere Aufbewahrung ist ohne Nutzen, wenn die Nachrichten bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt nicht wiedergefunden werden, darstellbar und lesbar sind. Das wichtigste gleich vorweg. Mit den seit dem 1.1.2013 geltenden Aufbewahrungsvorschriften des schweizerischen Handelsrechts gibt es in der Schweiz keine rechtlichen Anforderungen mehr für die generelle Aufbewahrung der Geschäftskorrespondenz! Die Geschäftskorrespondenz ist also aus dem Aufbewahrungskatalog verschwunden. Damit entfällt auch die generelle gesetzliche Pflicht der E-Mail-Archivierung, sofern es sich um Geschäftskorrespondenz ohne Erkenntniswert für die Buchführung und Rechnungslegung handelt. Neben den Aufbewahrungsvorschriften des schweizerischen Handelsrechts kann es jedoch noch weitere branchenspezifische Regeln geben, welche die Archivierung von E-Mails notwendig machen können. Zudem können auch geschäftspolitische Überlegungen dazu führen, dass ohne gesetzliche Verpflichtungen E-Mails archiviert werden.

Solche Gründe können sehr vielfältig sein, wie zum Beispiel:

  • die Überprüfung der Corporate Compliance,
  • die Unterstützung von Geschäftsprozessen,
  • die Nachvollziehbarkeit von Verhandlungen,
  • die Absicherung von Absprachen,
  • die Sicherstellung des unternehmensweiten Informations Kapitals.

Der Segen der E-Mail-Vorzüge kann auch sehr schnell zum Fluch werden. E-Mail wird immer mehr zum alleinigen Träger von Inhalt und nicht nur als Kommunikationsmittel. Mittels E-Mail werden mittlerweile ganze Geschäftsprozesse abgewickelt. Sie können unter Umständen auch Belege zur Buchführung und Rechnungslegung beinhalten, welche nur noch in der E-Mail zu finden sind. Solche Belege finden sich dann später nur noch in der E-Mail und nicht mehr im dafür vorgesehenen Archiv.

Die Gründe für eine Archivierung von E-Mails können also trotz dem Wegfall der rechtlichen Anforderung vielfältig sein. Jedoch müssen diese Gründe explizit gegenüber den daraus entstehenden Pflichten abgewogen werden. Die Kosten und Risiken für den Unterhalt und Pflege eines E-Mail-Archivs mit den daraus entstehenden aktuellen und auch zukünftigen Verpflichtungen sind heute enorm gestiegen. Dabei sind nicht nur die Kosten für den technischen Unterhalt der E-Mail-Archivierung wie Speicher, Lizenz und Wartung massiv tiefer als noch vor Jahren. So auch dass die Lösungen heute als reine Cloud-Lösungen angeboten werden. Darum stellen wir Ihnen folgende Lösung vor.

Securepoint UMA as a Service:

  • Multimandantenfähige UMA aus der Cloud
  • Für bis zu 50 Kunden
  • Für bis zu 500 Postfächer
  • Optimiert für Office 365
  • Archivierung aus der Cloud
  • Bereitstellung, Backup, Updates uvm.
  • Optimiert für Office 365
  • Vertrauenswürdige Zertifikate

Was wir für Sie tun:

  • Komplette Bereitstellung
  • Journal-E-Mail-Postfächer
  • Backup
  • Überwachung
  • Updates und Support

Gesetzliche Grundlagen für die eMail-Aufbewahrung in der Schweiz (Whitepaper) – hier lesen!

Securepoint UMA-Informationsblatt

Wir bieten Ihnen exklusiv und gratis eine 30 Minütige Sicherheitsanalyse an: IT-Sicherheit ist ein komplexes Thema für Unternehmen. Darum machen wir für Sie ein 30 Minütigen Sicherheitscheck mit Überblick über den Sicherheitszustand Ihres Unternehmens und fassen die aktuell wichtigen Themen im Bereich IT-Security klar und verständlich zusammen. Gleichzeitig erhalten Sie einen Projektleitfaden, um Ihr Unternehmen optimal zu schützen und rechtssicher aufzustellen.

Rufen Sie uns an und wir machen Ihnen ein Angebot worauf Sie kaum Nein sagen können!

IT – aber einfach!

Homeoffice – Sinn oder Unsinn

Homeoffice – Sinn oder Unsinn

In einem Land mit grosser Liebe zur Pünktlichkeit wie die Schweiz, wäre mehr Heimarbeit mal was Neues. Mehr Arbeitszeit im Büro bedeutet nicht unbedingt mehr Leistung oder Flexibilität. Aktualität erhält das ganze durch den Coronavirus (COVID-19).

Doch hierzulande ist Arbeiten ohne Zeitvorgabe noch immer eine gewagte Überlegung. Wissenschaftler haben jedoch errechnet, dass Heimarbeit bei 40% aller Jobs möglich ist. Heute sind wir bei 13%. Schweden, Belgien und die Niederlande sind bei doppelt bis dreimal so viel. Vor 25 Jahren sagte mein erster Vorgesetzter: “Ich erwarte von Ihnen gute Arbeit und schnelle Umsetzung. Wie lange Sie dafür brauchen, ist ausschliesslich Ihre Sache. Sie können gerne auch im Schwimmbad arbeiten und dabei in der Sonne liegen.” Ich hatte Glück und wurde glücklich mit dieser Arbeitsorganisation, bei dem das Wort Feierabend ein Fremdwort ist. Arbeit ist unser Ausdruck, in der Welt zu sein. Wir sind hier, um das zu tun, was wir wirklich lieben. Und im digitalen Zeitalter ist mein Büro immer dort, wo ich gerade bin.

Doch hierzulande ist Arbeiten ohne Zeitvorgabe noch immer eine gewagte Überlegung. Wissenschaftler haben jedoch errechnet, dass Heimarbeit bei 40% aller Jobs möglich ist. Heute sind wir bei 13%. Schweden, Belgien und die Niederlande sind bei doppelt bis dreimal so viel. Vor 25 Jahren sagte mein erster Vorgesetzter: “Ich erwarte von Ihnen gute Arbeit und schnelle Umsetzung. Wie lange Sie dafür brauchen, ist ausschliesslich Ihre Sache. Sie können gerne auch im Schwimmbad arbeiten und dabei in der Sonne liegen.” Ich hatte Glück und wurde glücklich mit dieser Arbeitsorganisation bei dem das Wort Feierabend ein Fremdwort war. Arbeit ist unser Ausdruck, in der Welt zu sein. Wir sind hier, um das zu tun, was wir wirklich lieben. Und im digitalen Zeitalter ist mein Büro immer dort, wo ich gerade bin.

Homeoffice scheiterte in der Schweiz an fehlender Technik und an Effizienz und am Vertrauen der Chefs in ihre MitarbeiterInnen. Entgegen dazu: der niederländische Arbeitsforscher Rutger Bregman sagt gar voraus: Wir werden mittelfristig noch 15 Stunden pro Woche arbeiten und dabei besser leben. So lasse sich auch die Digitalisierung mit weniger Arbeitszeit ohne Massenarbeitslosigkeit gestalten. Der Markt habe viele überflüssige “Bullshit-Bürojobs” geschaffen. Es gehe aber darum, weniger zu arbeiten um mehr zu tun.

Weniger arbeiten – mehr tun

Wir werden in den nächsten Jahren die Arbeit neu überdenken. Später kommen, früher gehen, mehr Zeit für Kinder und mehr Rücksicht auf die Arbeitszeiten des Partners oder der Partnerin? Aber ja, in der schwedischen Stadt Göteborg wurde dieser Traum bereits Realität. In einem Arbeitszeit Experiment wurde der Sechs-Stunden-Arbeitstag erprobt. Ergebnis: Die ArbeitnehmerInnen sind leistungsfähiger, zufriedener und seltener krank.

Und was macht die Digitalisierung mit unseren Jobs?

Wie viel Arbeit übernehmen künftig die Maschinen? Fabriken ohne Arbeiter? Kaufhäuser ohne VerkäuferInnen? Supermärkte ohne Kassiererinnen? Busse, Bahnen und Taxen ohne Fahrer? Wollen wir das auch? Mehr oder weniger Jobs durch Digitalisierung? Bei jeder Transformation entstehen auch neue Jobs. Roboter müssen entwickelt, gebaut und gewartet werden? Wer organisiert die Software? Wer bezahlt die Umschulung? Niemand kennt bisher die Antwort. Wir wissen allerdings vom Übergang in die erste industrielle Revolution, dass die grössten Chancen auf Jobs hat, wer beim Übergang in die neue Berufswelt flexibel ist und willig zur Ausbildung.

Der Arbeitsmarkt ändert sich rasant, gewisse merken das nur (noch) nicht – allein durch die nicht aufzuhaltende Digitalisierung und Roboterisierung. Die Digitalisierung durchdringt die gesamte Arbeitswelt. Es begann bei Reisebüros und Buchhandlungen, bei Banken und Medien, es folgten Einzelhandel, Maschinenbau und die Autoindustrie.

Aber aktuell bekräftigt eine Veränderung der Arbeitsprozesse und der Flexibilität noch was anderes: 

Der Coronavirus! Viele Firmen müssen ihre Angestellten schützen oder führen Kurzarbeit vorübergehend ein. Was aber, wenn die nötigen Werkzeuge fehlen um das Büro zuhause zu managen? Sie benötigen Ihre Businessapplikationen auch zu Hause? Da gibt es heute einige Lösungen die so einfach wie effektiv sind und nicht mal viel kosten müssen. Zum Teil genügen VPN-Lösungen um sich in Ihr Unternehmen einzuklinken. Oder Ihre Business Applikationen laufen schon in der Cloud und ortsunabhängiger Zugriff ist damit möglich. Meist geht es um Details, wie Telefonie oder Drucken sowie Meetings und Collaborationstools die fehlen. Deshalb müssen digitale Kompetenzen fester Bestandteil Ihres Unternehmens sein, vor allem in Zeiten wie diesen.

Google und Microsoft beispielsweise, stellt die Tage ihre Collaborationstool gratis zur Verfügung!

Dennoch oder gerade deshalb ergeben sich Fragen: wir haben Antworten und können Sie rasch in ein Office-Space transformieren und für die nötige Sicherheitslösungen anbieten in den Themen: sichere Standortvernetzung, VPN-Server und Client, VPN-Gateway, sicheres Surfen und generell Unified Security (UMA) mit den Produkten von Securepoint! Rufen Sie uns an oder vereinbaren Sie einen Onlinetermin!

SWOT-Analyse-KMU

SWOT-Analyse-KMU

Die SWOT-Analyse ist eine Methode der strategischen Planung. Mit der SWOT-Analyse wird der erste Schritt der Unternehmensplanung oder (Teil-)Strategieplanung formalisiert, denn das Ergebnis der Analyse gibt vor, was bei der Bestandsaufnahme und Zustandsbeschreibung betrachtet werden soll. Bei der Unternehmensanalyse (interne Analyse) werden jene Merkmale des Unternehmens benannt, die besondere Stärken oder Schwächen sein können. Bei der Marktanalyse und Umfeldanalyse (externe Analyse) werden jene Merkmale benannt, die für das Unternehmen Chancen oder Risiken sein können.

Die SWOT-Analyse soll dazu beitragen, die Strategie für das Unternehmen festzulegen, die Ressourcen und Budgets richtig einzusetzen, Projekte anzustossen und Massnahmen zu ergreifen. 

 

Beispiele für die SWOT-Kategorien generell

Stärken (Strength)

Stärken sind solche Merkmale des Unternehmens und Faktoren, die im Wettbewerb ein Vorteil sind oder die das Unternehmen besser beherrscht als die Konkurrenz. Zum Beispiel: Innovative Produkte, qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, technologisches Know-how, guter Standort, niedrige Fixkosten.

Schwächen (Weaknesses)

Schwächen sind alle Faktoren und Merkmale, die für das Unternehmen im Wettbewerb ein Nachteil sind. Zum Beispiel: geringe Finanzkraft, Abhängigkeit von Partnern, fehlendes Know-how.

Chancen (Opportunities)

Chancen sind Faktoren und Entwicklungen im Umfeld oder Markt, die für das Unternehmen ein Vorteil sein können oder aus denen Potenziale erwachsen können. Zum Beispiel: Trends in der Gesellschaft, Veränderung im Kundenverhalten, technologische Entwicklungen, aus denen für das Unternehmen neue Produkte, Produktverbesserungen, mehr Absatz oder mehr Umsatz abgeleitet werden können.

Risiken (Threats)

Risiken sind solche Faktoren und Entwicklungen im Umfeld oder im Marktgeschehen eines Unternehmens, aus denen Nachteile oder Gefahren entstehen können, die das Unternehmen schwächen oder die zu Verlusten führen können. Zum Beispiel: gesetzliche Änderungen, Veränderungen der technologischen Voraussetzungen, Einstieg neuer Konkurrenten.

 

 

Vorgehensweise bei der SWOT-Analyse

Informationsrecherche

Für die SWOT-Analyse werden Informationen recherchiert, die das Geschehen im Umfeld des Unternehmens und im Markt beschreiben. Hierzu gehören: Kundenanforderungen, technologische Entwicklungen, wirtschaftliche Entwicklung und gesetzliche Rahmenbedingungen. Ausserdem werden Informationen recherchiert, die den Zustand im Unternehmen beschreiben: Kernkompetenzen, Know-how, Kundenbeziehungen, Produkte, Serviceleistungen, Abläufe, finanzielle Ausstattung.

Stärken (Strengths)

  • Was lief gut in der Vergangenheit?
  • Welche Ursachen waren entscheidend für bisherige Erfolge?
  • Worauf kann das Unternehmen stolz sein?
  • Was kann das Unternehmen besser als seine Wettbewerber?

Schwächen (Weaknesses)

  • Wo ist das Unternehmen schwach?
  • Was fiel bislang schwer?
  • Was fehlt?
  • Warum gehen Aufträge an den Wettbewerber verloren?

Chancen (Opportunities)

  • Welche Möglichkeiten bieten sich?
  • Welche Zukunftschancen sind absehbar?
  • Welche Trends sind günstig?
  • Welche Veränderungen im Umfeld können vorteilhaft sein?

Risiken (Threats)

  • Wo lauern Gefahren für das bisherige Geschäftsmodell?
  • Welche Umfeldentwicklungen könnten sich ungünstig auf die Geschäftsentwicklung oder die Wettbewerbsfähigkeit auswirken?
  • Welche Aktivitäten der Wettbewerber sind zu erwarten?

 

Darstellung in der SWOT-Matrix

Die recherchierten Informationen werden in der SWOT-Matrix zusammengeführt. So werden die wichtigsten positiven und negativen Einflusskräfte aus der Unternehmensanalyse und der Umfeldanalyse sichtbar.

 

Analyse der Zusammenhänge

Mit der kombinierten SWOT-Matrix werden Zusammenhänge zwischen Stärken und Schwächen einerseits und zwischen Chancen und Risiken andererseits sichtbar. Je nachdem, welche Merkmale des Unternehmens mit ausgewählten Merkmalen des Umfelds in Verbindung gebracht werden, lassen sich für die Strategieplanung allgemeine Stossrichtungen ableiten und in den vier Feldern der Matrix darstellen.

Darstellung, um die Beziehung zwischen Stärken und Chancen bzw. Risiken sowie zwischen Schwächen und Chancen bzw. Risiken aufzuzeigen

Die folgenden Fragen helfen dabei, Zusammenhänge zwischen den Stärken und Schwächen des Unternehmens sowie Chancen und Risiken im Umfeld zu identifizieren. Dadurch ist eine Zuordnung der Merkmale und Einflussfaktoren zu den vier Strategiefeldern möglich.

Strategie «Ausbauen»

  • Welche Stärken passen zu welchen Chancen?
  • Wie können Stärken die Chancenrealisierung erhöhen?
  • Welche Geschäftsfelder oder Produktbereiche kann das Unternehmen erweitern?

Strategie «Aufholen»

  • Wo können aus Schwächen Chancen entstehen?
  • Wie können sich Schwächen zu Stärken entwickeln?
  • Welche Schwächen sollten verbessert werden?
  • In welchen Geschäftsfeldern oder Märkten muss das Unternehmen aufholen?

Strategie «Absichern»

  • Welchen Risiken kann das Unternehmen mit welchen Stärken begegnen?
  • Wie können Stärken den Eintritt bestimmter Risiken abwenden?
  • In welchen technischen oder organisatorischen Bereichen muss sich das Unternehmen absichern?

Strategie «Vermeiden»

  • Wo treffen Schwächen auf Risiken?
  • Welche Gefahren erwachsen dadurch dem Unternehmen?
  • Wie kann das Unternehmen dennoch vor Schaden geschützt werden?
  • Welche Aktivitäten sollte das Unternehmen vermeiden oder nicht mehr ausüben?

 

Beispiele für Strategien, die sich aus der SWOT-Analyse ableiten lassen

Nachdem die SWOT-Analyse erstellt wurde, kann die Strategie für das Unternehmen festgelegt und die erforderlichen Massnahmen abgeleitet werden. Wie das für ein einzelnes Unternehmen aussehen könnte, zeigen die folgenden Beispiele:

Stärke-Chance-Kombination «Ausbauen»

Die Lage: Die neuen flexiblen Technologien und Preise können Kosten transparent eingesetzt werden. Die Massnahmen: Weniger unklare Kosten, mehr Automation und weniger Aufwände. Kunden können informiert werden über diese Massnahme. Innovationsgeist motiviert den Kunden neune Wege zu gehen und mit dem Dienstleister zusammen zu arbeiten.

Schwäche-Risiko-Kombination «Vermeiden»

Die Lage: Die Qualität und Zuverlässigkeit der Produkte ist mangelhaft. Die Massnahmen: Die Produktion des Hauptprodukts wird automatisiert über Standardlösungen. Know-how wird auf das Core-Business gelenkt..

Schwäche-Chance-Kombination «Aufholen»

Die Lage: Die Produkte sind beliebt, aber die Produktion im eigenen Betrieb ist teuer. Die Konkurrenz ist günstiger. Die Massnahmen: Der gute Ruf wird genutzt, um in den Premium-Bereich vorzudringen. Die Produktion wird auf Spezialitäten und neuen Technologien aufgebaut. 

Stärke-Risiko-Kombination «Absichern»

Die Lage: Das Hauptprodukt ist ein Erfolg. Der Absatz steigt. Mit Partnern die Situation sichern. Synergien eingehen und optimieren. Dienstleitungen auslagern.

Dies bezieht sich auf alle Businessbereiche, also auch auf die Bereiche welche von der Digitalisierung betroffen sind. Darum Handeln, investieren und innovativ bleiben.

Gerne kommen wir auch zu Ihnen um eine Analyse durchzuführen rund um Ihre aktuellen Bedürfnisse. Vereinbaren Sie einen Termin mit uns!

LinkedIn
Share
Twitter
Visit Us
Follow Me
Tweet
Whatsapp
Messenger