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AMAGNO-DMS (Teil 2 von 3)

Im letzen Teil gingen wir auf die generellen Vorteile ein von AMAGNO und wie ein DMS wie AMAGNO für Sie eine Revolution bedeuten kann um Ihre Korrespondenz effizient zu bewältigen.

Wir zeigen Ihnen in drei Teilen auf, wie Sie mit AMAGNO Kosten sparen können: 70% aller Fehler im Unternehmen haben ihre Ursache in Prozessen der Administration, nur 30% in der Produktion. 63% ist der Verbrauch an Papier in den letzten 10 Jahren gestiegen. Jeder Anwender druckt und kopiert pro Tag 35–50 Seiten.

Unter der Haube

Ablage mit digitalen Magneten: Mit seinen digitalen Magneten ordnet AMAGNO jegliche Dokumente auf Basis der Dateiinhalte, inklusive OCR- und anderer Meta-Daten, automatisch ein. Der Ablageaufwand der Mitarbeiter reduziert sich damit erheblich und steigert die Qualität. Statt redundant ist dieselbe Datei automatisch an verschiedenen Magneten auffindbar. Belege digitalisieren und archivieren: Digitalisieren Sie Ihre Belege über Netzwerk- oder TWAIN Scanner. Moderne Scandienstleister unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Aktenbestände. Legen Sie Ausdrucke gleichzeitig digital ab. Importieren Sie über Hot-Folder (SFTP oder SMB) eintreffende Dokumente automatisch und verteilen diese in Workflows oder an Ihre Kollegen.

Import: Egal ob Speichern unter aus jeder Anwendung, das Senden an oder einfach via Drag & Drop: AMAGNO richtet sich beim Importieren von Dateien nach Ihrer persönlichen Vorliebe. Wichtige s können ohne technisch sensible Plugins, manuell oder automatisch importiert werden. Redundanzen & Duplikate verhindern: Mit AMAGNO gibt es jede Datei nur einmal. Bereits beim Import wird geprüft, ob es Dateien mit gleichem Inhalt gibt. Dabei wird nicht nur der Dateiname, sondern auch der Inhalt via Hashcode verglichen. So wird der Datenbestand Ihres Unternehmens um bis zu 30% verringert und überflüssige Datensilos werden aufgelöst.

Magnetisieren und klassifizieren: Die innovative Magnetisierung importierter Dokumente extrahiert relevante Daten und sorgt für die automatische Verarbeitung gleicher Dokumente, zum Beispiel eine Rechnung und seine Belegdaten. Die Belegdaten übergibt AMAGNO an ein Buchungssystem wie DATEV, Sage & Co. Die Magnetisierung und Wiedererkennung funktioniert in allen Bereichen, wie Buchhaltung, Personal- oder Vertragswesen und spart wertvolle Arbeitszeit.

Standortunabhängiges Arbeiten: Mit AMAGNO können Sie vollkommen zeit- und ortsunabhängig auf ihre Dateien und Dokumente zugreifen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie an einem anderen Standort, von Zuhause oder unterwegs arbeiten. Der digitale Arbeitsplatz ist immer dort, wo Sie sich befinden. Durch die internen Kommunikations- und Workflowlösungen sind Sie vollständig eingebunden.

Unabhängig vom Import:  In AMAGNO 5.x werden Dokumente automatisch klassifiziert. Automatische Klassifizierung Nach der Magnetisierung erkennt AMAGNO eintreffende gleiche Dokumente aus jeglichen Quellen wieder und extrahiert relevante Daten. Zum Beispiel Belegdaten einer Rechnung, um diese anschliessend automatisiert Projekten und Lieferanten zugeordnet, einem digitalen Rechnungsworkflow zugeführt und anschliessend an ein Buchungssystem übergeben zu werden. Auf dieser Basis erzeugt AMAGNO automatisch eine Recherchestruktur und verhindert manuelles Anlegen von Ordnern. Einfachstes anlernen Anlernen ohne Scripting: Durch einfaches Anklicken eines Wertes erfassen Sie diesen, erzeugen Merkmale und bestimmen die Wiedererkennung für Folgedokumente. AMAGNO erkennt gleichzeitig relative Positionen bei mehrseitigen Belegen und die Art des Merkmals, beispielsweise ein Datum. Das Anlernen erfolgt ohne Programmierung und steht grundsätzlich jedem Anwender in AMAGNO zur Verfügung und nicht nur Experten. Veränderte Layouts erkennt AMAGNO und bietet eine Verbesserung der Erkennung an.

Frei definierbare Dokumententypen: AMAGNO unterstützt über 100 Dateiformate und lässt Ihnen die freie Entscheidung, welche Dokumententypen erfasst und magnetisiert werden sollen, inklusive der für Sie relevanten Merkmale. AMAGNO passt sich so optimal und branchenunabhängig an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Qualitätsmerkmale und Eingabehilfen Bestimmen Sie die zulässige Qualität der Datenerkennung für eine hohe Sicherheit der Datenverarbeitung, beispielsweise bei Beträgen. Zu prüfende Dokumente zeigt AMAGNO in Aufgabenlisten, markiert die relevanten Merkmale und zeigt die OCR Bereiche im grossen Zoom an.

Hochintegrative und digitale Geschäftsprozesse: Arbeiten Sie automatisiert, aber ohne die Kontrolle über Daten und Prozesse abzugeben. Nutzen Sie die zahlreichen Import- und Exportschnittstellen für die schnelle Interaktion mit Ihren weiteren Unternehmensanwendungen. AMAGNO ist Bestandteil Ihrer IT Softwareinfrastruktur und wird mit Ihren Kundenverwaltungsystemen, Warenwirtschaften, Finanzbuchhaltungen und Fachanwendungen schnell verbunden.

Beispiel eines digitalen Geschäftsprozesse: Ein Rechnungsworkflow mit digitalen Stempeln und Anmerkungen. Datenübergabe via DATEV, Sage & Co.: Übergeben Sie Daten via XML, TXT oder CSV Dateien an externe Dienstleister bzw. weitere Anwendungen. Exportieren Sie Ihre Daten dazu auf Ihren PC oder Ihren Server und leiten sie von dort weiter. Importieren Sie die Daten beispielsweise als Buchungssätze in Ihre DATEV Rechnungswesen PRO Finanzbuchhaltung oder als Auswertungsgrundlage in Ihre Business Intelligenz (BI) Anwendung. Workflow-gesteuerte Aktionen Aktivieren Sie über den Workflow externe Webservices / URLs und übergeben Sie Daten, um externe Applikationen zu steuern. Mit AMAGNO wird automatisch das Rückgabeergebnis ausgewertet, um in AMAGNO Ergebnisse aus einer XML Rückgabe wieder zu verwerten, z.Bb. für die Workflowsteuerung oder spezielle Validierungen. Export und Import Möglichkeiten: Ob einzelne Dateien oder den kompletten Dateibestand: AMAGNO exportiert oder importiert Dateien wann und wie Sie es wünschen. Bei Bedarf können Sie auch mit der modernen REST/JSON Schnittstelle eigene spezielle Anbindungen oder Applikationen auf Basis der AMAGNO Technologie entwickeln. Wiedervorlagen und Fristen einhalten. Mit AMAGNO schaffen Sie die perfekte Grundlage, um in Unternehmen gesetzliche Vorschriften und Normen wie z.Bb. GüBüV, GoBD, ISO, DSGVO oder ähnliche einzuhalten. AMAGNO überwacht automatisch Wiedervorlagen, Aufbewahrungs- oder Löschfristen und erleichtert so das Personalwesen, Vertragswesen, Qualitätsmanagement und Rechnungsprüfungen.

Suchfunktion mit extremer Performance: Es ist unerheblich, wie eine Datei benannt ist. Wichtig ist, was in der Datei steht. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht länger in endlosen Tiefen des Dateisystems die jeweils aktuelle Version einer Datei suchen. Mit AMAGNO nutzen Sie eine Suchfunktion mit extremer Performance aus jeder Anwendung heraus. Oder einfach durch das Anklicken des Suchbegriffs direkt in einem beliebigen Dokument. Durch die Volltextsuche finden Sie den gewünschten Inhalt in Sekunden. Mit der dokumenten zentrischen Vorschau lassen sich Inhalte optisch schnell erfassen.

Der Dateiname wird irrelevant. AMAGNO sucht im gesamten Text und hebt Fundstellen farblich hervor. Volltextsuche in 100 Dateiformaten: In über 100 Dateiformaten finden Sie durch die intelligente Volltextsuche den gewünschten Inhalt. Schon bei der Aufnahme in den Datenbestand analysiert AMAGNO viele Dateien durch eine Texterkennung. Eine manuelle Verschlagwortung oder genaue Dateibenennung ist kaum mehr notwendig. Durch den modernen Webclient funktioniert die Volltextsuche auch in allen mobilen Endgeräten und über jeden aktuellen Browser. Suchbegriff direkt im Dokument: Klicken Sie auf einen beliebigen Suchbegriff in einem Dokument und lassen Sie sich direkt alle korrespondierenden Dateien anzeigen. Zum Beispiel in einer Rechnung eine Projektnummer. AMAGNO zeigt direkt alle relevanten Dokumente zum Projekt an und springt in den gefundenen Dokumenten sofort zum Suchbegriff. Nie war es einfacher relevante Dokumente zu finden. Aus jeder Anwendung heraus: Starten Sie Ihre Suchanfrage aus jeder beliebigen Anwendung heraus. Dazu markieren Sie lediglich den gewünschten Begriff (z.bB. Kundennummer) in Ihrer externen Anwendung. Durch eine frei bestimmbare Tastenkombination ( Hot Key ) startet AMAGNO Ihre Suche. Es ist kein Plugin notwendig und sofort in jeder Anwendung verfügbar. Natürlich sind auch erweiterte Suchanfragen möglich. Innerhalb von Sekunden: Die Suche von AMAGNO ist extrem leistungsfähig. In Millionen von Dateien finden Sie innerhalb weniger Sekunden die gewünschten Dateien und Dokumente. Im Rahmen Ihrer Rechte finden Sie Inhalte zu jeder Zeit und an jedem Ort wieder. Vergessen Sie die Suche in Ihrem alten Dateisystem. Mit AMAGNO wenden Sie für Suchanfragen nur noch einen Bruchteil Ihrer bisherigen Arbeitszeit auf.

Angebot

Ab sofort profitieren Schweizer Interessenten von unbefristeten Gratis-Accounts mit 300 MB Speicherkapazität. Nun lohnt sich testen erst recht einzusteigen. Gerne erklären wir Ihnen wie das System im Detail funktioniert und machen Ihnen gerne eine Demo nach Vereinbarung. Wenn Sie das System nicht selber einführen wollen oder können, unterstützen wir sie mit unserem Wissen rings um Projekt-Management, Analyse, Organisation und Installation bei Ihnen vor Ort. Ein Anruf, Mail oder im Terminkalender gleich Datum auswählen genügt! Wir sind offizieller, zertifizierter AMAGNO-Partner.

Nächstes Webinar für Interressierte: 11.06.2020 – 10:00 – amagno.ch/webinar

AMAGNO im Web: amagno.ch

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